L'approche "penser global, agir local" est souvent utilisée pour décrire la manière dont une organisation adapte la conception de ses produits ou sa stratégie commerciale pour répondre aux besoins d'un marché local tout en gardant le contrôle sur plusieurs sites. Avec une législation de conformité localisée, des lois locales, des langues multiples, des formats de date et de nombre, l'approche " penser global, agir local" s'applique également à la documentation d'une organisation internationale.
Les contrats, les accords de prêt, les documents juridiques et les autres documents essentiels à l'activité doivent être conformes aux meilleures pratiques d'une organisation, tout en contenant toutes les informations pertinentes pour la zone géographique visée. Cette tâche devient de plus en plus difficile à mesure que le volume et la complexité des documents augmentent, ce qui oblige les organisations à faire appel à un certain nombre de membres du personnel répartis sur plusieurs sites pour adapter les documents aux marchés locaux.
Avec autant d'éléments différents, assurer la cohérence d'un portefeuille de documents peut s'avérer extrêmement difficile. Avec HotDocs, il est possible d'obtenir des documents globaux précis qui répondent aux exigences locales en donnant aux auteurs des documents le contrôle et aux équipes locales la flexibilité nécessaire pour donner leur avis sur les critères locaux d'inclusion facultative, garantissant ainsi des documents conformes au niveau local et assurant la cohérence.
Documents mondiaux
Il s'agit là des étapes clés nécessaires pour produire efficacement une documentation mondiale :
- Identifier les auteurs du contenu
- Identifier les gestionnaires de documents locaux
- Identifier les éléments internationaux
- Identifier les éléments locaux
1. Identifier les auteurs du contenu
Les auteurs de contenu sont les personnes qui comprennent le mieux les documents spécifiques utilisés au sein d'une organisation. Les auteurs de contenu sont chargés de créer des modèles de documents et de collaborer avec les responsables locaux pour produire une documentation précise. Ces personnes peuvent être
- Équipe juridique interne
- Responsables des risques
- Propriétaires de produits
- Gestionnaires de connaissances
- Propriétaires de politiques
- Responsables de la conformité
2. Identifier les gestionnaires locaux de documents
Les gestionnaires locaux de documents sont des personnes qui travaillent sur les marchés locaux et les comprennent. Ils sont chargés de fournir un retour d'information sur la manière dont la documentation doit être améliorée ou modifiée pour répondre aux exigences d'un marché local.
3. Identifier les éléments internationaux
Les éléments internationaux sont les sections de la documentation d'une organisation qui doivent être cohérentes, quelle que soit la situation géographique. Ces éléments garantissent que tous les documents possèdent la même conception et le même formatage, afin que le client ait l'esprit tranquille et sache qu'il a affaire à une entité mondiale. Ces éléments comprennent des éléments tels que le message de l'entreprise, le formatage, la législation mondiale ou l'image de marque.
4. Identifier les éléments locaux
Les éléments locaux font référence à l'adaptation d'un document aux exigences du marché local. Les éléments locaux garantissent que les documents contiennent les informations pertinentes pour une zone géographique et que les ajustements nécessaires sont apportés au contenu, tels que la langue, les formats de date, les clauses juridiques, les lois spécifiques au pays ou la monnaie.
Échange de connaissances sur les documents mondiaux
Les étapes ci-dessus permettent d'établir un modèle d'échange de connaissances. Le modèle ci-dessous montre des exemples d'éléments locaux et internationaux et la manière dont les gestionnaires de documents locaux transmettent les informations aux auteurs de contenu qui, à leur tour, veillent à ce que les éléments internationaux soient inclus dans toute la documentation.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Ce modèle démontre l'échange d'informations entre les gestionnaires locaux et les auteurs de documents. La mise en œuvre de ce modèle entraînera un transfert de connaissances entre les gestionnaires locaux et les auteurs de documents, ce qui atténuera tout risque d'inexactitude ou de non-conformité lors du déploiement de documents sur les marchés étrangers ou dans tout environnement où les exigences en matière de documents varient.
De nombreux clients de HotDocs, grands et petits, utilisent notre technologie comme base d'une stratégie de documentation. L'entretien HotDocs (le questionnaire utilisé pour recueillir les données nécessaires à la création du document sur mesure) est puissant et flexible, avec des questions conditionnelles et une capacité de logique commerciale sophistiquée qui permet de personnaliser les documents globaux pour un public local, quelle que soit la complexité du document. Pour en savoir plus sur la façon dont HotDocs peut vous aider dans votre documentation globale, veuillez nous contacter ou planifier une démonstration dès aujourd'hui.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
