Wenn Sie eine E-Mail-Adresse haben, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine E-Mail mit dieser Einleitung erhalten. Glaubt dieses Unternehmen wirklich, Ihr Name sei „Vorname“? Nein (zumindest sollte es das nicht – Entschuldigung an alle, deren Vorname „Vorname“ lautet). Das bedeutet lediglich, dass ihre Datenbank keine Informationen zu Ihrem Vornamen enthält, und ist ein Beispiel für mangelnde Datenqualität.
Die Datenqualität betrifft nicht nur Unternehmen, die Ihnen E-Mails senden. Sie betrifft jeden, unabhängig davon, ob Sie eine Kundendatenbank oder die Informationen Ihrer Mitarbeiter in einem HRIS verwalten. Wie können Sie für eine gute Datenqualität sorgen?
1. Führen Sie eine Liste der erforderlichen Felder.
Das Anlegen eines neuen Datensatzes ist spannend! Es bedeutet, dass Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt, einen neuen Kunden gewonnen oder einen anderen wichtigen Meilenstein erreicht haben. Wenn Ihr System nun nur nach dem Nachnamen und der E-Mail-Adresse fragt, werden Sie sich in Zukunft ärgern, wenn Sie vielleicht den Vornamen dieser Person benötigen. Nehmen Sie sich Zeit, um eine Liste der Pflichtfelder zu erstellen, die beim Anlegen eines neuen Datensatzes unbedingt ausgefüllt werden müssen.
Einige Beispiele sind:
- Vorname (der erste Buchstabe zählt nicht)
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Adresse (möchten Sie Dankeskarten oder Werbegeschenke verschicken? Dann brauchen Sie diese!)
- Telefonnummer
- Berufsbezeichnung
- Alle anderen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind
2. Datensätze nach Bedarf aktualisieren
Wurde jemand befördert? Hat jemand den Job gewechselt? Hat jemand seinen Namen geändert? Dann sind die Daten veraltet. Die Aktualisierung der Daten ist genauso wichtig wie die korrekte Erstellung beim ersten Hinzufügen. Das Gute daran ist, dass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und ändern Sie die Felder, die geändert werden müssen.
3. Integration mit anderen Tools zur Erfassung von Daten
Das Tolle an der Integration mit einem anderen Tool ist, dass manchmal die Dateneingabe für Sie übernommen wird! Ordnen Sie eines Ihrer Pflichtfelder einem anderen Tool zu und stellen Sie sicher, dass die Kommunikation in beide Richtungen funktioniert. Dann werden alle Änderungen in einem System auch im anderen System übernommen.
*Ein Hinweis zur Vorsicht bei der Implementierung: Stellen Sie sicher, dass das andere Tool dasselbe Datenformat wie Ihr System verwendet, da es sonst zu Problemen bei der Synchronisierung kommen kann (z. B. wenn „Land“ statt Abkürzungen den vollständigen Namen verwendet).
4. Felder regelmäßig prüfen
Genau wie mein Schulfoto aus dem zweiten Schuljahr altert nicht alles würdevoll. Felder, die Sie letztes Jahr für wichtig gehalten haben, sind es heute vielleicht nicht mehr. Nehmen Sie sich (mindestens) einmal im Jahr Zeit, um Ihre Felder zu überprüfen und sich zu fragen, ob Sie sie wirklich noch brauchen (oder wie Marie Kondo sagen würde: „Macht es Ihnen Freude?“). Wenn nicht ...
5. Scheuen Sie sich nicht, Daten zu löschen
Ob es sich nun um alte Felder, alte Datensätze oder alte Socken handelt, scheuen Sie sich nicht, diese zu löschen. Sie sollten auf jeden Fall zuerst ein Backup erstellen, aber sobald dies erledigt ist, gibt es keinen Grund, jahrelange Datensätze aufzubewahren... insbesondere, wenn Ihre Datenbank eine Begrenzung der Datensätze hat. (Vorbehalt: Es gibt sicherlich einige gesetzliche Anforderungen hinsichtlich der Datenaufbewahrung für verschiedene Branchen, bitte beachten Sie diese).
Diese Vorschläge sollen Ihnen dabei helfen, Ihre Unterlagen sauber zu halten und lästige „Vornamen“ in Schach zu halten!
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
