Si vous avez une adresse e-mail, il y a de fortes chances que vous ayez reçu un e-mail commençant par cette phrase. Cette entreprise pense-t-elle vraiment que votre nom est « prénom » ? Non (du moins, elle ne devrait pas – toutes mes excuses à ceux qui s'appellent « Prénom »). Cela signifie simplement que leur base de données ne contient aucune information sur votre prénom, ce qui est un exemple de mauvaise qualité des données.
La propreté des données ne concerne pas uniquement les entreprises qui vous envoient des e-mails. Elle touche tout le monde, que vous gériez une base de données clients ou les informations de vos employés dans un SIRH. Comment maintenir la propreté des données ?
1. Tenir à jour une liste des champs obligatoires
Créer un nouvel enregistrement, c'est génial ! Ça veut dire que t'as embauché quelqu'un, trouvé un nouveau client ou franchi une autre étape importante. Si ton système te demande juste un nom et une adresse e-mail, tu vas t'en vouloir plus tard quand tu auras besoin du prénom de cette personne. Prends le temps de faire une liste des champs obligatoires à remplir quand tu crées un nouvel enregistrement.
En voici quelques exemples :
- Prénom (la première initiale ne compte pas)
- Nom de famille
- Adresse électronique
- Adresse (vous souhaitez envoyer des cartes de remerciement ou des cadeaux promotionnels ? Vous en aurez besoin !)
- Numéro de téléphone
- Intitulé du poste
- Tout autre élément important pour votre entreprise
2. Mettre à jour les dossiers si nécessaire
Quelqu'un a-t-il été promu ? A-t-il changé d'emploi ? A-t-il changé de nom ? Son dossier est obsolète. La mise à jour de son dossier est tout aussi importante que sa création initiale. La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas à repartir de zéro. Prenez quelques minutes pour modifier les champs qui le nécessitent.
3. Intégrer d'autres outils pour faciliter le remplissage des données
L'avantage de l'intégration avec un autre outil est qu'il peut parfois se charger de la saisie des données à votre place ! Associez l'un de vos champs obligatoires à un autre outil et assurez-vous que la communication est bidirectionnelle. Ainsi, toute modification apportée dans un système sera répercutée dans l'autre.
*Remarque importante lors de la mise en œuvre : assurez-vous que l'autre outil utilise le même format de données que votre système, sinon vous rencontrerez des problèmes de synchronisation (par exemple, si le pays utilise le nom complet au lieu des abréviations).
4. Vérifiez régulièrement les champs
Tout comme ma photo de classe de deuxième année, tout ne vieillit pas avec élégance. Les champs que vous jugiez importants l'année dernière ne le sont peut-être plus aujourd'hui. Prenez le temps, au moins une fois par an, de passer en revue vos champs et demandez-vous si vous en avez encore vraiment besoin (ou, comme dirait Marie Kondo, « est-ce que cela vous procure de la joie ? »). Si ce n'est pas le cas...
5. N'ayez pas peur de supprimer
Qu'il s'agisse d'anciens champs, d'anciens enregistrements ou d'anciennes chaussettes, n'hésitez pas à les supprimer. Vous devez bien sûr les sauvegarder au préalable, mais une fois cela fait, il n'y a aucune raison de conserver des enregistrements datant de plusieurs années... surtout si votre base de données a une limite d'enregistrement. (Avertissement : il existe certainement des exigences légales concernant la conservation des données pour divers secteurs, veillez à les respecter).
Ces suggestions devraient vous aider à conserver des dossiers propres et à éviter ces fichus « prénoms » !
Vous souhaitez obtenir des données plus pertinentes sur vos employés ?
Si vous voulez que votre entreprise réussisse sa transformation numérique, vous devez réfléchir à vos données.
Vous recherchez un moyen sûr et sécurisé de collecter des données sur le développement des talents ? Trakstar est là pour vous aider.
Trakstar a mené à bien son rapport SOC (System and Organizational Controls) 2® Type 2 sur les contrôles relatifs à la sécurité, la disponibilité, la confidentialité et la protection de la vie privée pour les services d'application SaaS de gestion des talents. Pour en savoir plus, cliquez ici.
N'oubliez pas que les meilleurs employés constituent une main-d'œuvre résiliente, et nous savons que la réussite des employés dépendra à l'avenir des méthodes numériques. Pour investir dans votre service RH, vos employés et votre organisation, cliquez ici pour planifier une démonstration de Trakstar.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
