Si tienes una dirección de correo electrónico, es probable que hayas recibido un correo con esa frase inicial. ¿De verdad esa empresa cree que tu nombre es «nombre»? No (al menos no debería, mis disculpas a cualquiera que se llame «Nombre»). Esto solo significa que su base de datos no incluye ninguna información sobre tu nombre, y es un ejemplo de mala limpieza de datos.
La limpieza de los datos no solo afecta a las empresas que te envían correos electrónicos. Es un problema que afecta a todo el mundo, independientemente de si gestionas una base de datos de clientes o la información de tus empleados en un sistema de información de recursos humanos (HRIS). ¿Cómo se pueden mantener limpios los datos?
1. Mantener una lista de campos obligatorios.
¡Crear un nuevo registro es emocionante! Significa que has contratado a alguien nuevo, has conseguido un nuevo cliente o has alcanzado algún otro gran hito. Ahora bien, si tu sistema solo te pide el apellido y la dirección de correo electrónico, te arrepentirás en el futuro cuando necesites llamar a esa persona por su nombre de pila. Dedica tiempo a crear una lista de campos obligatorios que deben completarse sin falta al crear un nuevo registro.
Algunos ejemplos son:
- Nombre (la inicial no cuenta)
- Apellido
- Dirección de correo electrónico
- Dirección (¿quieres enviar tarjetas de agradecimiento o regalos promocionales? ¡La necesitarás!)
- Número de teléfono
- Título del puesto
- Cualquier otro que sea importante para su negocio.
2. Actualizar los registros según sea necesario.
¿Alguien ha sido ascendido? ¿Ha cambiado de trabajo? ¿Ha cambiado de nombre? Su registro está desactualizado. Actualizar su registro es tan importante como crearlo correctamente la primera vez que se añadió. Lo bueno es que no hay que empezar desde cero. Dedique unos minutos a cambiar los campos que sea necesario.
3. Integrarse con otras herramientas para ayudar a completar los datos.
Lo mejor de integrar otra herramienta es que, en ocasiones, ¡ella se encargará de introducir los datos por ti! Asigna uno de tus campos obligatorios a otra herramienta y asegúrate de que la comunicación sea bidireccional. De este modo, cualquier cambio que se realice en un sistema se reflejará en el otro.
*Una advertencia a la hora de implementar: asegúrese de que la otra herramienta utilice el mismo formato de datos que su sistema; de lo contrario, tendrá problemas de sincronización (por ejemplo, el país utiliza el nombre completo en lugar de abreviaturas).
4. Audite los campos con regularidad.
Al igual que mi foto escolar de segundo año, no todo envejece con dignidad. Los campos que considerabas importantes el año pasado pueden haber dejado de serlo. Dedica algo de tiempo una vez al año (como mínimo) a revisar tus campos y pregúntate si realmente los necesitas (o, como diría Marie Kondo, «¿te hacen feliz?»). Si no es así...
5. No tengas miedo de borrar
Ya sean campos antiguos, registros antiguos o calcetines viejos, no tengas miedo de eliminarlos. Por supuesto, primero debes hacer una copia de seguridad, pero una vez hecho esto, no hay razón para conservar registros de hace años... especialmente si tu base de datos tiene un límite de registros. (Advertencia: sin duda, existen algunos requisitos legales relativos a la conservación de datos para diversos sectores, así que asegúrate de cumplirlos).
Estas sugerencias deberían ayudarte a mantener tus registros limpios y a mantener a raya esos molestos «nombres de pila».
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
