如果您有电子邮件地址，那么您就有可能收到过这样开头的电子邮件。那家公司真的认为你的名字是 "名 "吗？不（至少他们不应该这么想--在此向所有名字是 "First Name "的人道歉）。这只能说明他们的数据库中没有你名字的任何信息，这也是数据清洁度差的一个例子。
数据清洁不仅影响向您发送电子邮件的公司。无论您管理的是客户数据库还是人力资源信息系统中的员工信息，它都困扰着每个人。如何保持数据清洁？
1.保存必填字段列表
创建新记录是一件令人兴奋的事！这意味着你雇佣了一个新员工，带来了一位新客户，或其他一些重要的里程碑事件。现在，如果您的系统只要求填写姓氏和电子邮件地址，那么将来当您需要调用这个人的名字时，您就会自讨苦吃了。花时间创建一个必填字段列表，在创建新记录时必须填写这些字段。
例如
- 姓名（首字母缩写不算在内）
- 姓氏
- 电子邮件地址
- 地址（想邮寄感谢卡或礼品？ 您需要它！）。
- 电话号码
- 职位名称
- 其他对您的业务重要的信息
2.根据需要更新记录
有人升职了吗？换工作了？改名字了？他们的记录已经过时。更新他们的记录与第一次添加他们时正确创建记录一样重要。好在你不必从头开始。只需花几分钟时间更改需要更改的字段即可。
3.与其他工具整合，帮助填充数据
与其他工具整合的好处在于，有时他们会为你提供数据录入服务！将您的一个必填字段映射到另一个工具，并确保通信是双向的。这样，一个系统中的任何变化都会反映到另一个系统中。
*实施时需要注意的是，要确保其他工具使用的数据格式与你的系统相同，否则，你将会遇到来回同步的问题（例如，"国家 "使用的是全拼名称而不是缩写）。
4.定期审计字段
就像我高二时的学校照片一样，不是所有东西都能优雅地老去。去年你认为很重要的领域可能现在已经不再重要了。每年花一些时间（至少一次）审视一下你的领域，问问自己是否真的需要它们了（或者像近藤麻理惠说的那样，"它能激发快乐吗？）如果不需要
5.不要害怕删除
无论是旧字段、旧记录还是旧袜子，都不要害怕删除它们。你肯定应该先备份它们，但一旦备份完成，就没有理由再保留多年前的记录了......尤其是如果你的数据库有记录限制的话。(注意：各行各业肯定有一些关于数据保留的法律规定，请务必遵守）。
这些建议应能帮助您保持干净的记录，并将那些讨厌的 "名字 "拒之门外！
努力获取更智能的员工数据？
要想让公司在数字化转型中取得成功，就必须考虑到数据问题。
想要以安全可靠的方式收集人才发展数据？Trakstar 就在这里。
Trakstar 已成功完成其系统和组织控制 (SOC) 2® 类型 2 报告，该报告涉及人才管理 SaaS 应用服务的安全性、可用性、保密性和隐私性相关控制。点击此处查看更多信息。
请记住，优秀的员工才能打造出有韧性的员工队伍--我们知道，员工的成功在未来将取决于数字化方法。投资于您的人力资源部门、员工和组织、 单击此处安排 Trakstar 演示。
编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。
