Fortune 500 Einblicke in die Rechtsabteilung, Teil 1: Mit weniger mehr erreichen
In den Jahren 2018 und 2019 traf sich Brian McGovern von Mitratech mit über 100 Rechtsabteilungen und Leitern von Legal Ops in Fortune-500-Unternehmen. Deren Erfahrungen bei der Implementierung von Legal Ops-Funktionen bieten anderen Unternehmen Lektionen auf Platin-Niveau.
Brians eigener Hintergrund als ehemaliger Leiter der Rechtsabteilung ermöglichte ihm eigene Einblicke in die Herausforderungen, mit denen diese Unternehmen, die sich über fast alle Sektoren und LOBs erstreckten, umgehen mussten. Auf der Mitratech-Benutzerkonferenz Interact 2019 teilte Brian daher seine Erkenntnisse in Key Findings of the Fortune 500eine Keynote-Session, die bald als ebook erhältlich sein wird.
Einer der ersten Punkte, die er ansprach? Dass Führungskräfte in der Rechtsbranche mit der Bewältigung potenziell massiver Veränderungen ihrer Arbeitsweise konfrontiert sind und sich ihren eigenen "Tipping Points" im Bereich Legal Tech nähern, die ein aufregendes Potenzial bieten - aber auch beängstigend sind. Es besteht ein persönliches Risiko, denn eine falsche Empfehlung oder Entscheidung kann kostspielig sein, und es ist "eine Menge Nervosität" im Spiel, wie er es ausdrückte.
Viele der Unternehmen, mit denen er zusammentraf, standen bereits kurz davor oder hatten ihren eigenen "Tipping Point" überschritten. Ihre Erfahrungen können also anderen helfen, die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Enormer Spielraum für Verbesserungen
Was war die erste der drei wichtigsten Lektionen, die er in seinem Vortrag behandelte? Es war diejenige, die bei seinen Beratungen am häufigsten genannt wurde.
Die Rechtsabteilungen und die Mitarbeiter der Rechtsabteilung müssen lernen, wie man mehr mit weniger zu tun. Von ihnen wird erwartet, dass sie die Effizienz steigern und die Kosten senken, anstatt die Komplexität zu erhöhen und mehr finanzielle oder personelle Ressourcen zu verbrauchen, obwohl die Rechtsabteilungen mit mehr Arbeit denn je konfrontiert sind.
Aber für die Leiter der juristischen Abteilungen, die sich Sorgen machen, dass ihnen die Mittel fehlen, um all diese Aufgaben zu bewältigen, hatte er etwas Trost zu bieten, der sich auf das stützt, was ihm fast jeder sagte, den er traf:
- Keiner hat genug Leute
- Keiner hat genug Geld
- Keiner hat genug Zeit
Aber gibt es in der Rechtsabteilung wirklich so viel Ineffizienz zu beseitigen? Die meisten Mitarbeiter in den meisten Abteilungen, so erklärt er, halten sich (zu Recht) für "sehr fleißig". Aber harte Arbeit führt nicht automatisch zu Effizienz und Wert, wenn die Prozesse ihre Mitarbeiter im Stich lassen.
Seien Sie auf der Hut: Nach Brians Erkenntnissen weniger als 10% der in der Rechtsabteilung geleisteten Arbeit einen direkten Nutzen für den Kunden.
Konzentration auf die Wertschöpfung bei jedem Schritt
Um zu optimieren, wie gut eine Abteilung die ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen nutzt, ist eine Prüfung der bestehenden Prozesse erforderlich, beginnend mit den Prozessen mit hohem Volumen, um festzustellen, welche davon wirklich einen Wert darstellen. Es muss ermittelt werden, wie jeder Schritt eines Prozesses optimiert werden kann , um einen Mehrwert zu schaffen.
Prozesse, bei denen Genehmigungen, Nacharbeiten, E-Mails, Tastatureingaben, Papier und die erneute Eingabe von Daten vorherrschen, verschlingen enorme Mengen an Arbeit, während Fehler nur einen geringen oder gar keinen Mehrwert schaffen. Manch einer könnte sogar behaupten, dass sie den Wert mindern.
Erfolg bedeutet, dass ein Unternehmen Prozesse prüfen und auf das Feedback von Kunden/Klienten hören muss, den Wert der Prozesse bewerten und alles eliminieren muss, was keinen Mehrwert bringt, und sie automatisieren muss, um den Wert zu maximieren, indem bewährte Verfahren wie Selbstbedienungsformulare und Eingangsportale verwendet werden.
Erstklassige Lösungen zur Workflow-Automatisierung können "enorme Auswirkungen auf die täglichen Abläufe und den Stress, den Sie empfinden, haben", so Brian. Wert und Leistung können bei jedem Schritt eines digitalisierten Prozesses verbessert werden, insbesondere wenn Analysen angewendet werden.
Ein Legal Ops-Pionier wie das Team bei NetApp erlaubt sich selbst , mit einem Tool wie TAP Workflow Automation zu experimentieren. Sobald sie sich mit einigen wenigen Prozessen mit hohem Volumen vertraut gemacht haben, bei denen sie einen unmittelbaren ROI nachweisen können, erweitern sie die Implementierung auf immer mehr Prozesse - und werden zu Evangelisten für die Anwendung von Prozessautomatisierung und Best Practices außerhalb der Rechtsabteilung, wie in einem Diagramm von KP Labs unten dargestellt :
Ein Legal Ops-Problem in einen Vorteil verwandeln
Legal Ops-Pioniere zeigen die Bereitschaft, sich einem Problem zu stellen und es auf eine Weise zu lösen, die nicht nur das unmittelbare Problem überwindet, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil schafft.
In diesem Fall bedeutete "mit weniger mehr erreichen", neue Technologien zu finden, die einen Mehrwert, Einsparungen und einen schnellen ROI ermöglichen. Gleichzeitig wurde die Transformation über die Grenzen der Rechtsabteilung hinaus ausgeweitet.
In unserem nächsten Beitrag in dieser Reihe werden wir den zweiten Bereich untersuchen, in dem die Führungskräfte der Fortune-500-Unternehmen aus dem Bereich Recht Lehren ziehen konnten, nämlich wie wichtig es ist, die richtigen Daten an die richtigen Personen weiterzugeben.
