Prüfen Sie Ihre Bereitschaft für das Vertragslebenszyklusmanagement [Checkliste im Anhang].
Eine Roadmap für die nahtlose Implementierung und Übernahme des Vertragslebenszyklus für einen schnellen ROI
Von der anfänglichen Erstellung und Verhandlung bis hin zur Genehmigung und Verwaltung ist der Vertragsmanagementprozess besteht der Vertragsverwaltungsprozess aus vielen Phasen und Berührungspunkten. Die Durchführung dieser Schritte kann sehr zeitaufwändig sein und birgt das Risiko menschlicher Fehler, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt werden.
Eingabe Vertragslebenszyklus-Management (CLM) ein; eine automatisierte Lösung zur Rationalisierung der mit dem Vertragslebenszyklus verbundenen Schritte. Eine moderne Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement kann Ihrem Unternehmen helfen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern, die Zeit bis zur Wertschöpfung zu verkürzen, Risiken zu minimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu fördern und vieles mehr. Aber woher wissen Sie, wann Sie bereit sind, den Implementierungsprozess in Angriff zu nehmen, und wie können Sie sicherstellen, dass er erfolgreich sein wird?
Wie man erkennt, wann es Zeit für eine CLM-Lösung ist
Wenn Leiter von Rechtsabteilungen CLM in Anspruch nehmen, haben sie in der Regel einen der drei folgenden Gründe:
- Skalierbarkeit - Das Unternehmen ist über den Funktionsumfang seines derzeitigen CLM-Systems hinausgewachsen und sucht nach einer robusteren Plattform, die mit seinem Team wachsen kann.
- Konsolidierung - Im Zuge von Fusionen und Übernahmen beispielsweise führt die Notwendigkeit einheitlicher Prozesse dazu, dass zwei oder mehr Rechtsabteilungen in ein einheitliches System zusammengeführt werden.
- Innovation - Sie versuchen, ihr erstes CLM einzuführen
Vorbereitung auf den Einsatz
Wenn Sie Ihre CLM-Bereitschaft recherchieren, werden Sie feststellen, dass Sie drei Kategorien von Informationen verwalten. Dazu gehören:
- Konsolidierung des Wissens
- Auf der Suche nach Antworten auf das, was man nicht weiß
- Sie stoßen auf Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie nicht wissen (oder mit anderen Worten: Sie stellen fest, welche Fragen Sie noch nicht über Ihre Mitarbeiter und Prozesse gestellt haben).
Am besten beginnen Sie mit dem, was Sie wissen, und weiten Ihre Nachforschungen von dort aus, aber es ist ebenso wichtig, dass Sie die Antworten auf das finden, was Sie nicht wissen, und dass Sie das, was Sie nicht wissen, durch Nachforschungen oder mit Hilfe eines vertrauenswürdigen Partners in einen Teil Ihres Business Case verwandeln.
Wie können Sie Ihr Wissen und Ihre Vorbereitung am besten verbessern? Holen Sie die richtigen Leute in den Raum, und stellen Sie die richtigen Fragen. Um diese Gruppe von Interessenvertretern und interessierten Parteien zusammenzustellen, müssen Sie sich überlegen, wer zu Ihrem Team gehört - und da die Rechtsabteilung das Herzstück jeder Organisation ist, wird dies keine kleine Gruppe sein.
Sie werden Experten aus allen Bereichen Ihres Unternehmens hinzuziehen müssen, darunter:
- Rechtliches
- Finanzen
- Vertrieb
- IT
- Beschaffung
Die ultimative Contract Lifecycle Management (CLM) Bereitschafts-Checkliste
Das Sammeln dieser Informationen ist ein Prozess, und obwohl Ihre Interessenvertreter verstehen werden, dass ihre Aufgabe darin besteht, Ihnen dabei zu helfen, die beste Entscheidung für das Unternehmen zu treffen, werden Sie Punkte gewinnen und Probleme ausräumen, wenn Sie gut vorbereitet zu ihnen kommen. Dies bedeutet, dass Sie ein internes Audit durchführen müssen, um Ihre Ausgangssituation, den Implementierungsbedarf, den Implementierungsplan, unterstützende Materialien und vieles mehr zu verstehen. Zum Beispiel:
- Sind Ihre Verträge als Vorlagen verfügbar, und gibt es ein Verfahren zur Aktualisierung?
- Wo werden die Verträge nach der Unterzeichnung abgelegt, und wie handhabt Ihr Repository Aktualisierungen der Verträge und die Sicherheit beim Zugriff?
- Wie lauten die Geschäftsklauseln und Vorschriften für Ihr Unternehmen?
- Welche Systeme müssen (gegebenenfalls) integriert werden? (z.B. ERP, CRM, SRM, etc.)
Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Gemeinsam mit unserem Implementierungspartner Morae haben wir eine umfassende Checkliste erstellt, die Ihnen hilft, Ihre CLM-Bereitschaft einzuschätzen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele genau kennen. Sie steht hier zum Download bereit .
Wenn Sie Fragen zur CLM-Einführung haben, besuchen Sie bitte: moraeglobal.com.
Checkliste für das Management des Vertragslebenszyklus
Wie gut ist Ihr Unternehmen auf eine erfolgreiche CLM-Einführung vorbereitet?
Bewerten Sie Ihre CLM-Readiness mit unserer umfassenden Checkliste.
