Hinzufügen von Tools für das Vertragsmanagement: Eine Checkliste vor dem Kauf

Wie Sie bei der Erweiterung Ihrer Legal-Tech-Suite Lösungen für das Vertragsmanagement bewerten sollten.

Wussten Sie, dass Juristen im Durchschnitt nur 2,3 Stunden pro Tag mit abrechenbaren Aufgaben verbringen? Der Rest entfällt auf administrative Aufgaben wie das Sammeln von Daten, das Organisieren von Formularen und das Auffinden von Dokumenten, die in einem Meer von E-Mails verloren gegangen sind. Gleichzeitig kann ein eingeschränkter Einblick in den Vertragsstatus, den Fortschritt oder damit verbundene Angelegenheiten zu Prozessblockaden führen und Unternehmen einem Risiko aussetzen.

Eine Möglichkeit, wie Rechtsteams zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben reduzieren und Geschäftsentscheidungen beschleunigen können, ist die Integration von Lösungen für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM) in ihre Technologie-Suiten. Bei der Erwägung, Tools für die Vertragsverwaltung hinzuzufügen, wird die Zusammenarbeit als wichtigstes Bewertungskriterium angesehen. Aber so wie es viele Aspekte Ihrer Vertragsmanagement-Plattform gibt, die sich über verschiedene Abteilungen und Teams erstrecken, gibt es auch verschiedene Arten der Zusammenarbeit, nach denen Sie Ausschau halten sollten. Hier sind fünf Dinge, auf die Sie bei Ihrer Vertragsmanagementlösung achten sollten:

Ein Vertrag beginnt nicht unbedingt in Ihrem CLM-Tool, und er endet auch nicht dort. Er endet u. a. dann, wenn der Vertrag an Ihr Matter-Management-System angeschlossen wird. Das beste CLM vereinheitlicht die Überwachung aller Verträge von der Erstellung bis zur Überprüfung und Genehmigung in einem einzigen System. Durch die Zentralisierung des Vertragslebenszyklus in einem einzigen System wird die Zeit bis zur Einigung verkürzt und die Effizienz gesteigert. Diese Diese Effizienz wird optimiert, wenn sie in das Sachbearbeitungssystem eingebettet sind und mit diesem kommunizieren, So lassen sich Verträge, die mit einer Angelegenheit in Verbindung stehen, leicht abrufen. Ohne diese Integration würden Sie Ihre Verträge duplizieren, was zu Inkonsistenzen und Fehlern führen würde.

Erfolgreiche Vertragsmanagement-Tools sind funktionsübergreifend verfügbar, nicht nur für Ihre Rechtsabteilung. Es wird der Zeitpunkt kommen, an dem der Vertrieb, die Personalabteilung und sogar das Marketing an einem Vertrag mitarbeiten müssen. Das bedeutet, dass Ihre Vertragsverwaltungslösung nicht nur für die Mitglieder der Rechtsabteilung, die tagtäglich damit zu tun haben, einfach zu bedienen sein muss, sondern auch so, dass ein Außenstehender oder ein Neuling den Umgang damit ohne umfangreiche Schulung erlernen kann. Eine veraltete Benutzeroberfläche ist keine Option mehr. Eine saubere, benutzerfreundliche Oberfläche ist nicht nur ästhetisch ansprechend, sondern ein entscheidendes Kriterium, nach dem Sie Ihre Optionen bewerten sollten. Ihr CLM sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein:

• Austausch von Vertragsänderungen in Echtzeit über verschiedene geografische Standorte hinweg
• Einbindung der richtigen Benutzer zum richtigen Zeitpunkt im Vertragslebenszyklus und zentraler Einblick für sie 
• Bereitstellung unterschiedlicher Schnittstellenoptionen je nach Benutzerrechten, so dass Power-User komplexe Optionen haben, während diejenigen, die weniger Zeit mit dem CLM verbringen, nur das sehen, was sie brauchen
• Vereinheitlichung der Aufsicht in einem einzigen Zentrum für die Überwachung aller Vereinbarungen

Ihre Vertragsmanagement-Plattform muss die Sprache der Menschen sprechen, die sie nutzen. Und da Verträge abteilungsübergreifend sind - oft mit Teammitgliedern aus der Personalabteilung, dem Vertrieb und dem Marketing - muss Ihre CLM-Lösung in die Tools dieser Abteilungen integriert werden können.

Zumindestry mindestens, sollte es eine fertige Salesforce-Integration geben und eine einfache Möglichkeit, weitere benutzerdefinierte APIs durch Ihr Tool zu leiten. Eine Out-of-Box-Integration in Salesforce ist ein Muss, da viele (wenn nicht alle) Ihrer Verträge dort gespeichert und für Ihr Vertriebsteam zugänglich sein müssen. Aber auch die benutzerdefinierten Anwendungen Ihres Unternehmens sollten für eine robuste Vertragsverwaltungsplattform nicht zu groß sein. Achten Sie auf eine Lösung mit offenen REST-APIs, damit auch Plattformen von weniger verbreiteten Anbietern problemlos integriert werden können. Wenn Ihre CLM-Plattform viele Möglichkeiten zur Integration in Ihre Technologie-Suite bietet, eröffnen Sie Möglichkeiten, die Verträge funktionsübergreifend verfügbar zu machen.

Zu diesem Zeitpunkt sollte jedes Vertragsmanagement-Tool Business-Intelligence-Analysen bieten, die aufzeigen wie und warum Ihre Verträge abgewickelt werden. Es besteht jedoch ein großer Unterschied zwischen Daten, die beschreiben, und Daten, die zu besseren Entscheidungen führen.

Zum Beispiel sollte jedes BI-Tool aufzeichnen, wie lange es dauert, einen Vertrag auszuhandeln. Aber selbst wenn die Durchlaufzeit großartig erscheint, sagt das nicht unbedingt etwas darüber aus, wie zufrieden die verschiedenen Parteien mit dem Prozess sind. Wurde der Vertrag schnell, mit wenigen Änderungen und ohne Hin- und Hergeschiebe ausgehandelt? Oder musste er drei oder mehr Mal neu vorgelegt werden? An welcher Stelle des Prozesses hat Ihr Team die meiste Zeit verbracht? Ein exzellentes Business-Intelligence-Analysetool sagt Ihnen nicht nur, was funktioniert, sondern liefert auch den Kontext, um Ihnen zu zeigen, was noch verbessert werden muss.

Um den Erfolg Ihrer Implementierung und den fortlaufenden Service zu gewährleisten, sollten Sie nicht nur das Produkt, sondern auch Ihren Vertragsmanagementpartner prüfen. Eine erstklassige Plattform bietet zusätzliche Dienste und Lösungen, die sich in Ihre Vertragsmanagement-Tools integrieren lassen, so dass Sie, falls Sie Ihr Lösungspaket erweitern müssen, Ihre einzige Quelle der Wahrheit. Darüber hinaus bietet der richtige Partner nicht nur professionelle Dienstleistungen, sondern stellt Ihnen auch von Experten geprüfte Best Practices zur Verfügung. Ihr CLM kann nur dann aussagekräftige Analysen liefern und die Effizienz steigern, wenn es mit den richtigen KPIs im Hinterkopf eingerichtet wird, die nicht immer die offensichtlichsten sind. Die Zusammenarbeit mit führenden Experten nicht nur im technologischen, sondern auch im juristischen Bereich ist ein entscheidender Weg, um Ihre CLM-Implementierung zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Lösungspaket herausholen.

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