Wie Sie feststellen, ob Matter Management die richtige strategische Investition für Ihr Unternehmen ist
Wie wir während unseres CLOC 2022-Führungskräfte-Panel in diesem Monat erörtert haben, sind Roadmaps leistungsstarke Instrumente, um kohärente und strategische organisatorische Veränderungen voranzutreiben, aber sie entstehen nicht ex nihilo oder in voller Form. In den meisten Fällen beginnen sie damit, dass sich die Mitarbeiter fragen, ob etwas verbessert werden kann.
Wenn Sie einen Schmerzpunkt ernst nehmen, mit der Einstellung, dass es besser sein könntefindet man oft eine Konstellation von Verbesserungen - manche klein, manche enorm -, die alle miteinander verbunden sind. Dort, wo diese Schmerzpunkte miteinander interagieren und voneinander abhängen, bietet sich die Gelegenheit, einen kohärenten Fahrplan zu erstellen, der Ihre unzusammenhängenden Geschäftsziele in größere Ziele umwandelt, die zentralisiert und leistungsstark sind und den Wandel vorantreiben können.
Eine gute Möglichkeit, alle damit verbundenen Unternehmensaktivitäten strategisch zu planen und zu verwalten, ist die Integration eines SachbearbeitungssystemsAber woher wissen Sie, ob es für Ihr Team der richtige Zeitpunkt ist, eine neue Lösung einzuführen? Die bessere Frage wäre: Was sind die größten Probleme Ihres Teams, und haben Sie festgestellt, dass sie miteinander zusammenhängen? Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie entscheiden, ob Matter Management die nächste strategische Investition für Ihr Unternehmen sein sollte.
Eine kurze Zusammenfassung: Was ist Materiemanagement?
Die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten bietet eine durchgängige Kontrolle und Transparenz über alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der juristischen Praxis eines Unternehmens.
Rechtsteams in Unternehmen betreuen jedes Jahr Tausende von neuen Rechtsangelegenheiten. Die manuelle Erledigung von Aufgaben, die Erfassung von Daten und die Erstellung von Berichten sind zu zeitaufwändig und kostspielig geworden. Um einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten und die Produktivität zu steigern, wenden sich viele Teams einer automatisierten, zentralisierten Plattform zu, um Prozesse wie diese zu überwachen:
- Zentralisierung und Ausführung von Verträgen und Transaktionen
- Verwaltung externer Rechtsberater
- Zusammenarbeit bei Budget und Zeitnehmerpreisen
- Verwaltung der Kommission
- Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten
- Compliance & mehr!
Aber wie können Sie wissen, ob Materiemanagement in Ihrem Unternehmen notwendig ist? Überlegen Sie sich die folgenden Fragen, bevor Sie investieren.
Wandern Ihre Angelegenheiten umher?
Wenn Ihre Angelegenheiten an mehreren Orten aufbewahrt werden oder häufig zwischen verschiedenen Datenbanken "unterwegs" sind, sollten Sie die Alarmglocken läuten lassen. Dies ist ein großes Problem, das relativ kleine Rechtsabteilungsteams vielleicht nicht sofort als problematisch empfinden, das aber mit zunehmender Größe zu einem enormen Problem für die Einhaltung der Vorschriften und die Effizienz wird. Wenn Vorgänge doppelt vorhanden sind und an mehreren Orten existieren oder kein richtiges "Zuhause" haben, wird es für Ihre Mitarbeiter unweigerlich schwieriger, nach benötigten Dokumenten oder Daten zu suchen. Darüber hinaus birgt das Auffinden von Angelegenheiten an mehreren Orten die Gefahr von Unstimmigkeiten und Fehlern, was langfristig kostspielig sein kann.
Sind Ihre Ausgaben für Rechtsberatung außer Kontrolle geraten?
Die Verwaltung von Rechtsausgaben ist ohne ein Materieverwaltungssystem schwierig. Wenn Teams die Bewegung von Tausenden von Dollars manuell überwachen, treten zwei Probleme schnell in den Vordergrund: Fehler und Ineffizienz.
Ihr juristisches Team kann seine Zeit besser für die Bewältigung komplexerer Probleme nutzen, während Automatisierung und KI dafür sorgen, dass Sie Ihre Ausgaben im Griff und auf Kurs halten. Mit einem Plattformansatz gibt es weniger Möglichkeiten für Fehler: Bots können doppelt überprüfen, ob Ihre Rechtsausgaben unter dem Budget liegen, und der größere Rahmen der Materieverwaltungsplattform stellt sicher, dass es keine menschlichen Fehler durch doppelte Datensätze oder einfache Fehler gibt. Darüber hinaus kann intelligentes maschinelles Lernen Ihr Team automatisch warnen, wenn eine Budgetobergrenze in Sicht ist, was zu einer besseren zentralen Transparenz der Ausgaben Ihres Unternehmens beiträgt.
Befinden sich Ihre Teamkollegen auf verschiedenen Seiten oder in verschiedenen Zeitzonen?
Mit der Welle neuer Arbeitsstrukturen - Remote, On-Site, Hybrid usw. - wird es immer wahrscheinlicher, dass Ihre Kollegen nicht immer auf dem gleichen Stand sind. Ungefähr ¾ der Angestellten wünschen sich Flexibilität, wann und wo sie arbeitenund die Arbeitgeber müssen diesen Veränderungen Rechnung tragen, ohne dass die Effizienz oder die Fähigkeit zur abteilungs- und zeitzonenübergreifenden Zusammenarbeit verloren geht. Ohne ein zentralisiertes System für die Verwaltung von Angelegenheiten ist es ein Alptraum, Fernarbeit und flexible Arbeitszeiten unter einen Hut zu bringen: Tage gehen durch Zeitzonenwechsel verloren, und manche Dokumente landen möglicherweise nie dort, wo sie hingehören. Mit einem zentralisierten System zur Verwaltung von Vorgängen, das die Integrität der Unterlagen aufrechterhält und sie den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellt, wird dieses Problem zu einem Vorteil: Die Kollegen können problemlos über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten und wissen immer, wo sie die benötigten Vorgänge oder Analysen überprüfen können.
Beruht Ihre juristische Strategie auf Vermutungen?
Zu verstehen, wo Ihr Unternehmen erfolgreich ist und was verbessert werden sollte, ist ein schwieriges Unterfangen, wenn Sie keine Daten haben, die Ihre Erkenntnisse untermauern. Geben Sie bei bestimmten externen Rechtsberatern oder in bestimmten Rechtsbereichen immer wieder zu viel Geld aus? Gibt es Muster, die Sie verbessern können? Schlagen bestimmte Kanzleien regelmäßig über die Stränge? Mit dem Matter Management werden Analysen automatisch gesammelt und in Business Intelligence umgewandelt. Ohne dieses Verfahren werden diese Analysen (wenn sie überhaupt existieren) in Tabellenkalkulationen gespeichert, die unhandlich und fehleranfällig sind.
Wenn Sie beginnen, die Verbindung zwischen den Schmerzpunkten Ihres Unternehmens zu erkennen, wird Materiemanagement zu einer Strategie und Plattform, die die alltäglichen Frustrationen Ihres Rechtsabteilungsteams steuern, mildern und überwinden kann. Eine erstklassige Roadmap für Rechtstechnologie versteht, dass der "Nordstern" Ihrer Reise die Single-Source-of-Truth-Plattform ist. Solange Sie diesen Nordstern im Auge behalten, ist es praktisch und einfach, kleine Schritte zu unternehmen, um Ihr Team iterativ umzugestalten und einen stärkeren Rahmen aufzubauen.
