Ich saß an unserem Festtagstisch mit dem köstlichen Essen, umgeben von Freunden und Familie, und konnte nicht umhin, an all die Dinge zu denken, die wir tun mussten, um dies zu ermöglichen.
Meine Frau musste Onkel Joe vom betreuten Wohnen abholen, ich musste das Gästezimmer für meine Schwester herrichten, die von auswärts kam, mein Neffe musste vom College nach Hause fliegen, mein Sohn musste sich Klappstühle von den Nachbarn leihen, ganz zu schweigen von all den Rezepten, die wir befolgen mussten, damit das Essen essbar war!
Nennen Sie mich verrückt, aber die ganze Szene ließ mich an Compliance Management denken, ja, Compliance Management!
Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es darum, die Dinge zu tun, die man tun muss (oder will). Wie in der Familie gibt es auch bei den Compliance-Verpflichtungen oder -Zielen eine große Vielfalt: von Vorschriften, die es schon immer gab (wie bei Onkel Joe), über Lizenzen, die wir brauchen, um Geschäfte zu machen (wie Geschwister oder Cousins und Cousinen dazu beitragen, eine Familie zu bilden), bis hin zu Kundenverträgen, die wir einhalten müssen (wie Ehen, die uns mit Schwiegereltern belasten), und neuen Ideen wie der sozialen Verantwortung von Unternehmen oder internen Zielen Ihrer Organisation (wie der junge idealistische Neffe, der vom College zurückkommt, oder die Entscheidung, das Familienessen überhaupt erst zu veranstalten).
Die Parallelen zum Compliance Management
Denken Sie darüber nach: Die Herausforderungen, denen Sie sich bei der Erfüllung Ihrer Compliance-Verpflichtungen stellen müssen, sind nicht anders, als wenn Sie die Familie zum Festtagsessen versammeln... Sie müssen alle zusammenbringen, was bedeutet, dass Sie wissen müssen, woher sie kommen; Sie müssen das Essen so planen, dass die An- und Abreise aller Beteiligten berücksichtigt wird, was bedeutet, dass Sie wissen müssen, wann alles fertig sein muss; Sie müssen sicher sein, dass die Rezepte befolgt und die Speisen gründlich zubereitet wurden, damit Sie wissen, dass die Magenbeschwerden auf der Menge der verzehrten Speisen beruhen und nicht auf der Qualität.
Okay, genug der cleveren Analogie; worum geht es hier wirklich? Ich spreche von einem System, das es Ihnen ermöglicht:
1. Kennen Sie Ihre Quellen - Es ist wichtig zu wissen, woher Ihre Compliance-Verpflichtungen kommen. Eine Lösung, die eine Liste der Quellen mit Details erstellt, wie z. B. die zuständige Behörde, die Art der Quelle (Verordnung, Lizenz, interne Richtlinie usw.), den betroffenen Bereich der Organisation, die Gültigkeitsdaten (insbesondere für Lizenzen oder Verträge mit Ablauf- und Verlängerungsfristen), und diese Quellen mit den entsprechenden Verpflichtungen verknüpft, gibt Ihrem Programm mehr Kontext.
2. Bringen Sie Ihre Verpflichtungen zusammen - So wie die Familie zu den Feiertagen zusammen ist, gibt es nichts, was Ihr Compliance-Herz mehr erwärmen sollte, als alle Ihre Compliance-Verpflichtungen an einem Ort zu haben. Ein ganzheitlicher Überblick über den Stand der Einhaltung von Vorschriften in allen Bereichen des Unternehmens gibt Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um Ihre Compliance-Ressourcen in den Bereichen, in denen sie am dringendsten benötigt werden, effektiver zu nutzen. Zusätzlich zu den Links zurück zur Ursprungsquelle möchten Sie weitere wichtige Details sehen, z. B. wer für die Verpflichtung verantwortlich ist, den aktuellen Compliance-Status und wann sie zuletzt überprüft oder bewertet wurde.
3. Kontrolle der Informationen - Ich weiß, der Gedanke, dass jeder im Unternehmen die schmutzige Wäsche der anderen sieht, bereitet Ihnen Sodbrennen, aber keine Panik! Sie suchen nach einer flexiblen, auf Berechtigungen basierenden Lösung, mit der Sie steuern können, welche Verpflichtungen jeder Benutzer einsehen oder aktualisieren kann und welche für ihn verborgen bleiben. Noch wichtiger ist, dass der Zugriff hierarchisch gesteuert werden kann, von Teams über Abteilungen und Geschäftsbereiche bis hin zu einer unternehmensweiten Ansicht aller Bereiche, Themen und Programme innerhalb des Unternehmens.
4. Die Dinge auf Kurs halten - Ob es sich um eine einfache Erinnerung zur regelmäßigen Überprüfung einer bestehenden Verpflichtung oder um eine spezifische Liste von Aktivitäten handelt, die zur Erfüllung einer bestimmten Anforderung abgeschlossen werden müssen, Sie benötigen einen flexiblen Prozess zur Verwaltung von Maßnahmen, der steuert, wie Ihre Benutzer mit verschiedenen Aufgabentypen interagieren, von der einfachen Erfassung von Kommentaren und Rückmeldungen über die Ausführung der Aufgabe bis hin zu Verlängerungsanträgen, wenn Fälligkeitstermine nicht eingehalten werden können, und zur Erzwingung einer zweiten Überprüfungsebene, um die Fertigstellung zu überprüfen.
5. Der Beweis liegt im Detail - Wenn es darum geht, zu beurteilen, wie gut Sie Ihren Verpflichtungen nachkommen, reicht es nicht aus, nur zu sagen, dass Sie die Vorschriften einhalten, sondern Sie müssen auch zeigen, wie Sie die Vorschriften einhalten. Zu den Compliance-Aktivitäten gehören die Pflege und Bereitstellung von Richtlinien oder Schulungen zu bestimmten Themen, die Erstellung von Ausnahmeberichten, wenn etwas schief läuft, und die proaktive Prüfung von Compliance-Kontrollen. Entscheiden Sie sich für ein System, das diese zusätzlichen Funktionen unterstützt und es Ihnen ermöglicht, Aufzeichnungen über diese Compliance-Aktivitäten mit den entsprechenden Verpflichtungen zu verknüpfen. Wenn jemand fragt: "Woher wissen Sie, dass Sie die Vorschriften einhalten?", können Sie ihm die entsprechenden Daten zeigen und Ihre Einschätzung untermauern.
6. Visualisierung der Ergebnisse - Und keine Lösung wäre vollständig ohne Berichte und Dashboard-Widgets, die die Berechtigungen der einzelnen Benutzer berücksichtigen und konsolidierte, grafische Darstellungen aller Aspekte Ihres Compliance-Programms für einen einfachen Zugriff und eine effektive Erkennung von Problembereichen innerhalb der Organisation bieten. Von Top-Level-Compliance-Status über abgeschlossene und überfällige Compliance-Aktivitäten bis hin zu Schlüsselindikatoren, die die Effektivität Ihrer Compliance-Prozesse oder -Kontrollen zeigen - Wissen ist Macht!
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihren Compliance-Verpflichtungen und -Aktivitäten nachkommen können (auch wenn wir Ihnen vielleicht nicht mit den Urlaubsresten helfen können), kontaktieren Sie uns!
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