Sentado a nuestra mesa navideña repleta de comida deliciosa, rodeado de amigos y familiares, no pude evitar pensar en todo lo que tuvimos que hacer para que esto fuera posible.
Mi esposa tuvo que recoger al tío Joe en la residencia asistida, yo tuve que preparar la habitación de invitados para mi hermana, que venía de fuera de la ciudad, mi sobrino tuvo que volar a casa desde la universidad, mi hijo tuvo que pedir prestadas sillas plegables a los vecinos, ¡por no hablar de todas las recetas que tuvimos que seguir para que la comida fuera comestible!
Llámame loco, pero toda la escena me hizo pensar en la gestión del cumplimiento normativo. Sí, ¡gestión del cumplimiento!
Verás, el cumplimiento consiste en hacer las cosas que tienes (o quieres) hacer. Al igual que la familia, las obligaciones u objetivos de cumplimiento son amplios y variados, desde regulaciones que han existido desde siempre (como el tío Joe) hasta licencias que necesitamos para hacer negocios (como los hermanos o primos que ayudan a formar una familia), pasando por contratos con clientes que tenemos que cumplir (como los matrimonios que nos imponen suegros) y nuevas ideas como la responsabilidad social corporativa o los objetivos internos de tu organización (como el joven sobrino idealista que vuelve de la universidad o la decisión de celebrar una comida familiar).
Los paralelismos con la gestión del cumplimiento normativo
Piénselo: los retos a los que se enfrenta a la hora de gestionar sus obligaciones de cumplimiento normativo no son muy diferentes a los de reunir a la familia para la comida navideña... tiene que reunir a todo el mundo, lo que significa saber de dónde vienen; tienes que programar la comida en función de las llegadas y salidas de todos, lo que significa saber cuándo tiene que estar todo listo; tienes que asegurarte de que se han seguido las recetas y de que la comida está bien cocinada, para saber que las molestias gástricas se deben a la cantidad de comida consumida, no a la calidad.
Bueno, basta ya de analogías ingeniosas; ¿de qué estoy hablando realmente aquí? Me refiero a un sistema que te permite:
1. Conozca sus fuentes: es importante saber de dónde provienen sus obligaciones de cumplimiento. Contar con una solución que elabore su lista de fuentes con detalles, como el organismo regulador, el tipo de fuente (normativa, licencia, política interna, etc.), el área de la organización afectada, las fechas aplicables (especialmente para licencias o contratos con fechas de vencimiento y períodos de renovación) y vincule esas fuentes con las obligaciones relacionadas, lo que le dará más contexto a su programa.
2. Reúna sus obligaciones: al igual que reunir a toda la familia durante las vacaciones, nada debería alegrar más su corazón, tan dado al cumplimiento normativo, que tener todas sus obligaciones de cumplimiento en un solo lugar. Tener una visión holística de su estado de cumplimiento en todas las áreas de la organización le proporciona los datos que necesita para aprovechar de forma más eficaz sus recursos de cumplimiento en las áreas que más lo necesitan. Además de los enlaces a la fuente original, querrá ver otros detalles importantes, como quién es responsable de la obligación, el estado actual de cumplimiento y cuándo se revisó o evaluó por última vez.
3. Controla la información: sé que la idea de que todos los miembros de la organización vean los trapos sucios de los demás en materia de cumplimiento te da acidez, ¡pero no te asustes! Lo que necesita es una solución flexible, basada en permisos, que le permita controlar qué obligaciones puede ver o actualizar cada usuario y cuáles se le ocultan. Y lo que es más importante, el acceso se puede controlar de forma jerárquica, agrupando a los equipos en departamentos, unidades de negocio, hasta llegar a una visión global de todas las áreas, temas y programas de la empresa.
4. Mantenga las cosas bajo control: ya sea un simple recordatorio para revisar periódicamente una obligación existente o una lista específica de actividades que deben completarse para cumplir con un requisito específico, necesita un proceso de gestión de acciones flexible que controle cómo interactúan sus usuarios con diversos tipos de tareas, desde simplemente capturar comentarios y opiniones sobre la ejecución de la tarea, hasta permitir solicitudes de prórroga cuando no se pueden cumplir los plazos, o forzar un segundo nivel de revisión para verificar la finalización, asegurándose de que el trabajo se realiza cuando y como debe hacerse para garantizar una ejecución coherente y eficaz de su programa de cumplimiento.
5. Demuestre que los resultados hablan por sí solos: a la hora de evaluar el grado de cumplimiento de sus obligaciones, no basta con afirmar que cumple con ellas, sino que debe demostrar cómo lo hace. Las actividades de cumplimiento incluyen el mantenimiento y la aplicación de políticas o la formación para abordar determinados temas, la notificación de excepciones cuando algo sale mal y la auditoría proactiva de los controles de cumplimiento. Elija un sistema que admita estas funciones adicionales y le permita vincular los registros de esas actividades de cumplimiento con la obligación correspondiente. De ese modo, cuando alguien le pregunte «¿Cómo sabe que cumple?», podrá mostrarle los datos relacionados y respaldar su evaluación.
6. Visualice los resultados: ninguna solución estaría completa sin informes y widgets de panel que respeten los permisos de cada usuario y ofrezcan representaciones gráficas consolidadas de todos los aspectos de su programa de cumplimiento, lo que facilita el acceso y el reconocimiento eficaz de las áreas problemáticas dentro de la organización. Desde los estados de cumplimiento de alto nivel hasta las actividades de cumplimiento completadas o vencidas, pasando por los indicadores clave que muestran la eficacia de su proceso o controles de cumplimiento, ¡el conocimiento es poder!
Si desea obtener más información sobre cómo cumplir con sus obligaciones y actividades de cumplimiento normativo (aunque quizá no podamos ayudarle con las sobras de las fiestas), póngase en contacto con nosotros.
