Assise à notre table de fête, entourée d'amis et de membres de la famille, je n'ai pu m'empêcher de penser à tout ce que nous avons dû faire pour y parvenir.
Ma femme a dû aller chercher l'oncle Joe au centre d'aide à la vie autonome, j'ai dû préparer la chambre d'amis pour ma sœur qui venait de l'extérieur de la ville, mon neveu a dû prendre l'avion pour rentrer de l'université, mon fils a dû emprunter des chaises pliantes aux voisins, sans parler de toutes les recettes que nous avons dû suivre pour que le repas soit comestible !
Traitez-moi de fou, mais toute cette scène m'a fait penser à la gestion de la conformité, oui, la gestion de la conformité !
Vous voyez, la conformité consiste à faire les choses que vous devez (ou voulez) faire. Comme la famille, les obligations ou les objectifs de conformité sont vastes et variés, qu'il s'agisse de réglementations qui existent depuis toujours (comme l'oncle Joe), de licences dont nous avons besoin pour faire des affaires (comme les frères et sœurs ou les cousins contribuent à former une famille), de contrats avec les clients que nous devons respecter (comme les mariages qui nous mettent en contact avec la belle-famille), d'idées nouvelles comme la responsabilité sociale de l'entreprise ou d'objectifs internes de votre organisation (comme le jeune neveu idéaliste qui rentre de l'université ou qui choisit d'organiser le repas familial).
Les parallèles avec la gestion de la conformité
Pensez-y : Les défis que vous devez relever pour gérer vos obligations en matière de conformité ne sont pas sans rappeler les repas de fête en famille... vous devez rassembler tout le monde, ce qui implique de savoir d'où ils viennent ; vous devez programmer le repas en fonction des arrivées et des départs de chacun, ce qui implique de savoir quand tout doit être prêt ; vous devez vous assurer que les recettes ont été suivies et que les aliments ont été bien cuits pour que vous sachiez que la détresse gastrique est due à la quantité d'aliments consommés et non à leur qualité.
Bon, trêve d'analogie ; de quoi est-ce que je parle vraiment ici ? Je parle d'un système qui vous permet de.. :
1. Connaître vos sources - Il est important de savoir d'où viennent vos obligations en matière de conformité. ), le domaine de l'organisation concerné, les dates d'application (en particulier pour les licences ou les contrats comportant des dates d'expiration et des périodes de renouvellement) et les liens entre ces sources et les obligations correspondantes, ce qui donne plus de contexte à votre programme.
2. Rassembler vos obligations - Tout comme le fait de réunir la famille pour les vacances, rien ne devrait réchauffer davantage votre cœur d'homme de conformité que le fait de rassembler toutes vos obligations de conformité en un seul endroit. En ayant une vue d'ensemble de votre état de conformité dans tous les domaines de l'organisation, vous disposez des données nécessaires pour exploiter plus efficacement vos ressources en matière de conformité dans les domaines qui en ont le plus besoin. Outre les liens vers la source d'origine, vous voulez voir d'autres détails importants tels que la personne responsable de l'obligation, l'état actuel de la conformité et la date du dernier examen ou de la dernière évaluation.
3. Contrôler l'information - Je sais, l'idée que chaque membre de l'organisation puisse voir le linge sale des autres en matière de conformité vous donne des aigreurs d'estomac, mais ne paniquez pas ! Vous recherchez une solution flexible, basée sur les permissions, qui vous permet de contrôler les obligations que chaque utilisateur peut consulter ou mettre à jour et celles qui lui sont cachées. Plus important encore, l'accès peut être contrôlé de manière hiérarchique, en faisant passer les équipes par les départements, les unités commerciales, jusqu'à une vue globale de tous les domaines, sujets et programmes au sein de l'entreprise.
4. Garder le cap - Qu'il s'agisse d'un simple rappel pour revoir périodiquement une obligation existante ou d'une liste spécifique d'activités à réaliser pour se conformer à une exigence particulière, vous avez besoin d'un processus flexible de gestion des actions qui contrôle la manière dont vos utilisateurs interagissent avec les différents types de tâches, qu'il s'agisse de capturer simplement des commentaires et des réactions sur l'exécution de la tâche, de permettre des demandes de prolongation lorsque les dates d'échéance ne peuvent pas être respectées ou d'imposer un deuxième niveau d'examen pour vérifier l'achèvement, assurez-vous que le travail est fait quand et comment il doit être fait pour garantir une exécution cohérente et efficace de votre programme de conformité.
5. Montrez que la preuve est dans le pudding - Lorsqu'il s'agit d'évaluer dans quelle mesure vous vous conformez à vos obligations, il ne suffit pas de dire que vous êtes en conformité, vous devez illustrer comment vous l'êtes. Les activités de mise en conformité comprennent le maintien et la mise en œuvre de politiques ou de formations sur certains sujets, l'établissement de rapports d'exception lorsque les choses tournent mal et l'audit proactif des contrôles de conformité. Choisissez un système qui prenne en charge ces fonctions supplémentaires et qui vous permette de relier les enregistrements de ces activités de conformité à l'obligation correspondante. Ainsi, lorsque quelqu'un vous demandera "Comment savez-vous que vous êtes en conformité ?", vous pourrez lui montrer les données connectées et étayer votre évaluation.
6. Visualiser les résultats - Aucune solution ne serait complète sans des rapports et des widgets de tableau de bord qui respectent les autorisations de chaque utilisateur et fournissent des représentations graphiques consolidées de chaque aspect de votre programme de conformité, pour un accès facile et une reconnaissance efficace des domaines problématiques au sein de l'organisation. Qu'il s'agisse de l'état de la conformité au plus haut niveau, des activités de conformité achevées ou en retard, ou des indicateurs clés montrant l'efficacité de votre processus de conformité ou de vos contrôles, la connaissance est le pouvoir !
Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur la manière de respecter vos obligations et vos activités en matière de conformité (bien que nous ne puissions peut-être pas vous aider avec les restes des fêtes de fin d'année), contactez-nous!
[bctt tweet="Les défis auxquels vous êtes confrontés dans la gestion de vos obligations de conformité ne sont pas sans rappeler le rassemblement de la famille pour le repas de Noël." username="MitratechLegal"]
