Mit dem Herannahen des Jahres 2025 bereiten sich Personalfachleute auf ein weiteres Jahr voller Herausforderungen im Bereich Compliance vor. Aber welche Trends wird das Jahr 2025 im Bereich HR-Compliance mit sich bringen?
Im Jahr 2025 wird die Einhaltung von HR-Vorschriften direkt im Rampenlicht stehen, da wir einen neuen Präsidenten begrüßen und uns einigen der bedeutenderen neuen Trends aus dem Jahr 2024 stellen müssen. HR-Teams müssen agil bleiben, um diese bevorstehenden Veränderungen zu bewältigen und gleichzeitig etwaige Lücken in ihren aktuellen Compliance-Prozessen zu schließen.
Die gute Nachricht? Diese Veränderungen bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich mit den Trends weiterzuentwickeln und einen Wettbewerbsvorteil bei der Personalbeschaffung zu erzielen.
Um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen, werden wir die HR-Compliance-Trends für 2025 untersuchen und Best Practices vorstellen, damit Ihr Unternehmen weiterhin die Nase vorn hat.
Was ist HR Compliance?
HR-Compliance bezieht sich auf die Gesetze, Vorschriften und Richtlinien, die Beschäftigungspraktiken, Sicherheit am Arbeitsplatz, Vergütung, Sozialleistungen und vieles mehr regeln. HR-Fachleute sind dafür verantwortlich, dass ihre Unternehmen diese Vorschriften einhalten, um rechtliche Risiken, Geldstrafen und Reputationsschäden zu vermeiden. Die aktive Arbeit zur Einhaltung der Vorschriften trägt auch dazu bei, ein faires, sicheres und unterstützendes Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter zu schaffen.
Um mehr über HR-Compliance zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden!
Was sind die HR-Compliance-Trends für 2025?
Transparenz der Löhne
Die Debatte um Lohntransparenz hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Dreizehn Bundesstaaten haben bereits Gesetze erlassen, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Gehaltsspannen in Stellenbeschreibungen und während des Einstellungsprozesses offenzulegen. Es ist zu erwarten, dass sich bis 2025 weitere Bundesstaaten, Städte und Landkreise dieser Bewegung anschließen werden.
Dieser Trend spiegelt auch eine stärkere Tendenz zu transparenteren Einstellungsverfahren wider, die Unternehmen nutzen, um Vertrauen bei Bewerbern und bestehenden Mitarbeitern aufzubauen. Viele jüngere Bewerber haben sogar erklärt, dass sie sich nicht auf Stellen bewerben würden, bei denen das Gehalt nicht angegeben ist!
Auch wenn Ihr Bundesstaat noch keine Gesetze zur Lohntransparenz verabschiedet hat, lohnt es sich, diese Praktiken zu übernehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und für die Arbeitnehmer von heute attraktiv zu sein.
Richtlinien zur künstlichen Intelligenz (KI)
Ein weiterer Trend aus dem Jahr 2024, der sich bis ins Jahr 2025 fortsetzen wird, ist die KI. HR-Teams lernen bereits, wie sie KI in ihren Softwarelösungen und täglichen Abläufen einsetzen können, um die Produktivität zu steigern, und versuchen gleichzeitig, ihre Unternehmen dabei zu unterstützen, dieses Tool sicher und konform zu nutzen.
Obwohl wir wissen, dass der KI-Boom in nächster Zeit nicht nachlassen wird, ist mit weiteren Vorschriften im Bereich der KI zu rechnen, insbesondere im Hinblick auf die Personalbeschaffung, da Bedenken bestehen, wie effektiv KI Diskriminierung vermeiden und Fairness bei der Einstellung gewährleisten kann.
Personalverantwortliche sollten die Einführung eigener KI-Richtlinien in Betracht ziehen, um Leitlinien zum Schutz der Daten von Bewerbern und Mitarbeitern sowie Beispiele für angemessene Anwendungsfälle bereitzustellen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und sich auf künftige gesetzliche Änderungen vorzubereiten.
Überstundenregelungen
Überstundenregelungen werden für Arbeitgeber im Jahr 2025 ein Thema sein, das sich ständig weiterentwickelt, aber leider kann es noch etwas dauern, bis wir genau wissen, welche Änderungen vorgenommen werden.
Unter der Biden-Regierung hob das Arbeitsministerium (DOL) die Gehaltsschwelle auf 58.656 US-Dollar an, wodurch etwa 4 Millionen Arbeitnehmer zusätzlich in den Geltungsbereich der Überstundenregelung fallen würden. Diese Regelung sollte am 1. Januar 2025 in Kraft treten.
Am 15. November hat ein Bundesrichter in Texas die Regelung blockiert, sodass nun wieder offen ist, wie es weitergeht und ob es überhaupt zu einer Erhöhung kommen wird. Wenn es so läuft wie in Trumps vorheriger Amtszeit, in der es eine ähnliche Situation mit einer Überstundenregelung aus der Obama-Ära gab, wird es zwar weiterhin eine Erhöhung geben, diese jedoch deutlich geringer ausfallen.
In der Zwischenzeit erwägen einige Bundesstaaten auch, die staatliche Einkommenssteuer auf Trinkgelder und Überstunden abzuschaffen, und sogar Trump hat im Rahmen seiner allgemeinen Steuerreformpläne die Abschaffung der Steuern auf Überstundenvergütungen gefordert.
I-9 Einhaltung
Die Einhaltung der I-9-Vorschriften ist ein Bereich, in dem Personalverantwortliche proaktiv handeln müssen, wenn sie nicht bereits die richtigen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Dokumentation der Compliance ergriffen haben, da wir wissen, dass eine neue Amtszeit des Präsidenten wahrscheinlich für Umwälzungen sorgen wird.
Glücklicherweise können wir auf Donald Trumps vorherige Amtszeit als Präsident zurückblicken, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie die Einhaltung der I-9-Vorschriften unter seiner neuen Regierung im Jahr 2025 aussehen könnte. Dabei stellen wir fest, dass die Zahl der während seiner letzten Präsidentschaft durchgeführten I-9-Prüfungen im Vergleich zu anderen Präsidenten der jüngeren Vergangenheit aufgrund der strengeren Durchsetzung der Einwanderungs- und Arbeitsgesetze sprunghaft angestiegen ist.
Da sich seine Haltung zu Einwanderung und Durchsetzung des Arbeitsrechts seitdem nicht wesentlich geändert hat, ist auch diesmal mit einer ähnlichen Zunahme der Kontrollen zu rechnen.
Fernarbeit
Remote-Arbeit wird nicht verschwinden, ebenso wenig wie die damit verbundenen Compliance-Herausforderungen. Im Jahr 2025 werden Arbeitgeber zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert sein, die Compliance-Anforderungen für Remote-Mitarbeiter in den einzelnen Bundesstaaten zu verwalten. Dazu gehören die Sicherstellung korrekter Steuerabzüge, die Berechtigung zum Bezug von Sozialleistungen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.
Darüber hinaus müssen Arbeitgeber ihre Einarbeitungsprozesse für Remote-Mitarbeiter straffen, um die Compliance zu gewährleisten, indem sie für die rechtzeitige Ausfüllung von Arbeitsverträgen sorgen, konforme Hintergrundüberprüfungen durchführen und standortübergreifend einheitliche Schulungserfahrungen bieten.
Die Einführung dieser Best Practices ist jetzt unerlässlich, um organisiert zu bleiben und zu vermeiden, dass Risiken übersehen werden.
Vorschriften zur Hintergrundüberprüfung
Im Jahr 2025 wird es viele Veränderungen im Bereich der Einhaltung von Hintergrundüberprüfungen geben. Vieles davon wird auf staatlicher Ebene entschieden werden, wobei Gesetze wie „Ban the Box“ weiterhin an Dynamik gewinnen werden.
Allerdings zeichnen sich auch bedeutende landesweite Veränderungen ab, die durch technologische Fortschritte vorangetrieben werden. KI und Automatisierung können die Hintergrundüberprüfung revolutionieren und sie zu einem schnelleren, genaueren und kandidatenfreundlicheren Erlebnis machen, indem sie das schnelle Lesen und Analysieren von Daten erleichtern, menschliche Fehler reduzieren und für mehr Transparenz sorgen.
Das einzige Problem ist, dass die Vorschriften rund um KI und ihre Fähigkeit, bei Einstellungsentscheidungen zu helfen, noch festgelegt werden, wie wir bereits erwähnt haben. Da die Hintergrundüberprüfung ein so sensibler Schritt im Einstellungsprozess ist, wird es wahrscheinlich einige Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Schutzes der Daten der Bewerber geben.
Es stellt sich auch die Frage nach der Ethik beim Social-Media-Screening und danach, ob Unternehmen dies als Standardpraxis einführen oder lieber das Risiko vermeiden wollen, auf geschützte Informationen zu stoßen und sich damit in schwieriges Terrain zu begeben. Letztendlich werden vielleicht die Gerichte für die Unternehmen entscheiden, aber wir werden sehen, ob die sich weiterentwickelnden Datenschutzgesetze letztendlich die Möglichkeiten des Social-Media-Screenings einschränken werden.
Bewährte Verfahren zur Einhaltung von HR-Vorschriften
Angesichts all der Veränderungen, die 2025 auf uns zukommen, ist es entscheidend, über Prozesse zu verfügen, die Schritt halten können. Hier sind einige bewährte Verfahren, die Ihrem Unternehmen helfen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
1. Bleiben Sie über neue Anforderungen auf dem Laufenden
Die Einhaltung der neuesten Vorschriften ist für die HR-Compliance von entscheidender Bedeutung. Um über Änderungen der Arbeitsgesetze und -vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, abonnieren Sie Compliance-Newsletter, nehmen Sie an Webinaren teil und beteiligen Sie sich an HR-Compliance-Foren.
2. Standardisierte Prozesse entwickeln
Erstellen Sie klare, wiederholbare Arbeitsabläufe für Compliance-Aufgaben wie Onboarding, I-9-Überprüfung und Gehaltsabrechnung. Standardisierte Prozesse reduzieren Fehler, gewährleisten Konsistenz und erleichtern Ihrem Team die Einhaltung von Vorschriften.
3. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse
Regelmäßige Audits können Lücken in Ihrer Compliance-Strategie aufdecken, bevor diese zu kostspieligen Konsequenzen führen. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien, Verfahren und Dokumentationen regelmäßig, um potenzielle Risiken zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
4. HR-Compliance-Technologie einsetzen
HR-Compliance-Technologie kann Prozesse rationalisieren, Aufgaben automatisieren und HR-Teams dabei helfen, den Überblick über sich ändernde Vorschriften zu behalten. Tools wie automatisierte Hintergrundüberprüfungen, I-9-Management und Compliance-Berichterstattung wurden entwickelt, um eine bessere Übersicht und Dokumentation der Compliance zu ermöglichen und den gesamten Prozess einfacher und effizienter zu gestalten.
5. Dokumentieren Sie alles!
Vielleicht nicht alles, aber die Dokumentation der Maßnahmen, die Sie zur Einhaltung der Vorschriften ergreifen, ist absolut unerlässlich. Durch die Führung gründlicher und umfassender Aufzeichnungen können Sie im Falle einer Prüfung leicht nachweisen, dass Sie Ihren Compliance-Verpflichtungen nachgekommen sind.
Darüber hinaus trägt die ordnungsgemäße Dokumentation der Compliance, auch wenn keine Gefahr einer Prüfung besteht, dazu bei, sensible Mitarbeiterdaten zu organisieren und zu schützen.
Wie Mitratech die HR-Compliance-Trends im Jahr 2025 unterstützen kann
Compliance muss nicht kompliziert sein. Mitratech bietet eine Reihe von HR- und Compliance-Lösungen an, mit denen Sie die Einhaltung der Vorschriften leicht sicherstellen und gleichzeitig Ihre Einstellungsprozesse optimieren können. Hier sehen Sie, wie wir helfen können:
- ATS-System: Automatisieren Sie Ihren Einstellungsprozess mit einem robusten Bewerberverwaltungssystem, das die Einhaltung der Datenschutz- und Nachverfolgungsvorschriften gewährleistet.
- Tools zur Talentakquise: Greifen Sie auf einen vielfältigen Talentpool zu und setzen Sie integrative Einstellungsverfahren mit Zuversicht um.
- Hintergrundüberprüfung: Führen Sie schnelle, zuverlässige und gesetzeskonforme Hintergrundüberprüfungen durch.
- I-9-Management: Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften mit der einzigen durchgängigen elektronischen I-9-Compliance-Lösung sicher, die seit über 20 Jahren eine makellose Bilanz ohne Bußgelder für Kunden vorweisen kann.
- OFCCP-Compliance-Support: Seien Sie jederzeit für Audits bereit, indem Sie alle Compliance-Anforderungen für Bundesauftragnehmer mühelos erfüllen.
Möchten Sie erfahren, wie Mitratech Ihnen dabei helfen kann, die Anforderungen der HR-Compliance zu erfüllen und sogar zu übertreffen? Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo mit unserem Team!
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