Legal Ops & Business Continuity, Teil 2: Umgang mit COVID-19

1 - Institutionelles Wissen, das in der Institution verbleibt

Jedes Unternehmen sieht sich mit Fluktuation und dem Verlust von Personal konfrontiert, wenn kleine und mittlere Unternehmen oder die Superhelden unter den Mitarbeitern das Unternehmen verlassen und ihr Stammeswissen mitnehmen. Eine konsistente Aufzeichnung, die alle relevanten Details zu einer Rechtsangelegenheit erfasst, verhindert jedoch die Abwanderung von Fachwissen.

Darüber hinaus kann das Fachwissen in automatisierten, digitalen Arbeitsabläufen erfasst werden, die systematisch bewährte Verfahren und Ressourcen einbetten und so sicherstellen, dass jeder, der mit einem Prozess in Berührung kommt, bewährte Methoden anwendet und sich ausschließlich auf institutionell zertifizierte Ressourcen stützt.

"Wir hatten alle Informationen, die wir brauchten, in unserer (TAP)-Technologie und in unserem CLM, zusammen mit ein wenig institutionellem Wissen von Legal Operations und den unterstützenden Anwälten - wir waren in der Lage, die Leute innerhalb einer Woche wieder zum Laufen zu bringen und hatten nicht wirklich eine Geschäftsunterbrechung für einen großen Teil unseres internationalen Geschäfts."

Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories

2 - Bestehende Technologie zur Lösung neuer Probleme

Die Geschäftskontinuität in einer Krise setzt voraus, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit fortsetzen können. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, die bereits vorhandenen Technologien zu nutzen . Unternehmen, die bereits über Systeme zur Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten verfügen und alle relevanten Details und Daten in Systemen mit Berichtsfunktionen und nicht in Tabellenkalkulationen erfassen, haben die Oberhand. Ohne diese Systeme können selbst virtuelle Informationen fast so schwer zu handhaben sein wie Papier.

"Wir hatten personelle Veränderungen, wir hatten Leute, die im Zusammenhang mit COVID krank geworden sind, so dass wir schnell umschalten mussten, und mit diesen Technologien, die uns zur Verfügung stehen, war es wesentlich einfacher, die Arbeit zu verteilen oder zu sehen, wo unsere Lücken sind, wo Dinge nachlassen, so dass wir sie entsprechend angehen können."

Andy Cooper, Leiter der Rechtsabteilung, IDEXX Laboratories

3 - Metriken als Grundlage für datengestützte Entscheidungen

Daten sind möglicherweise die größte ungenutzte Ressource im Besitz einer Rechtsabteilung. Indem sie große Datensätze nutzen und deren Muster, Trends und Zusammenhänge aufdecken, können Rechtsabteilungen eine fundierte Entscheidungsfindung vorantreiben. Die Abteilungen, die sich auf Dashboards stützen und analytische Berichte erstellen, sind in einer Krise definitiv im Vorteil.

"Alles, was nicht elektronisch erledigt wird, muss elektronisch gemacht werden, sonst weiß man nicht, wer es macht, wie hoch sein Arbeitspensum ist und so weiter."

Mike Russell, Lean Leader - Rechtliche Angelegenheiten, Trane Technologies

"Eine technologiegestützte Rechtsabteilung der Zukunft wird die Daten wirklich nutzen, um die Entscheidungsfindung auf sinnvollere Weise zu unterstützen, sei es durch vorhandene Tools oder Analysetools, Dashboards, Tableau, Power BI, Click usw."

Kevin Clem, Kaufmännischer Leiter, HBR Consulting

4 - Innovation und Iteration der digitalen Transformation

Ein flexibles und zentralisiertes technisches Paket ist für diese Legal Ops-Teams wichtig, da es ihren Abteilungen - und damit auch den Unternehmen - ermöglicht, während der Krise funktionsfähig zu bleiben. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, mit den Werkzeugen zu arbeiten, die die Mitarbeiter zu Hause haben: keine Aktenschränke mehr, keine getrennten und nicht integrierten Repositories, keine physische Post mehr.

Dies verlangte von ihnen, dass sie mit den vorhandenen Instrumenten innovativ arbeiten, um die Herausforderungen einer schnellen Umstellung auf ein neues operatives Umfeld zu bewältigen und rasch mit neuen Ansätzen und Anpassungen zu experimentieren.

"Ob es nun um elektronische Unterschriften, Scannen, elektronische Rechnungen, die Umstellung unserer letzten Lieferanten auf elektronische Rechnungen oder die Einrichtung von ACH-Zahlungen geht - alle diese Bereiche waren für die Geschäftskontinuität der Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung."

Katrina Keiffer, stellvertretende Direktorin für Rechtsangelegenheiten, Navistar

In unserem nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns damit befassen, wie Legal Operations-Teams echte Veränderungen vorantreiben können, nachdem eine Krise wie die aktuelle Pandemie stabilisiert wurde. Welche Maßnahmen können sie ergreifen, um das Unternehmen zu führen, indem sie die Transformation der Geschäftskontinuität die zu einer größeren Widerstandsfähigkeit bei der Bewältigung künftiger Störungen führen kann?