Operaciones Jurídicas y Continuidad de Negocio, Parte 2: Gestión de COVID-19
Cuando se produjo el COVID-19, no había tiempo para comprar nuevos equipos o implantar una nueva hoja de ruta sobre la marcha. Operaciones Legales tuvo que utilizar los conocimientos y la tecnología que tenía a mano para mantener su negocio a flote.
Por suerte, estos profesionales eran expertos en procesos legales con un profundo conocimiento de las mejores prácticas de la organización y de las tecnologías actuales.
¿Cuáles fueron los recursos a los que recurrieron los equipos de operaciones jurídicas que consiguieron mitigar los efectos de la crisis? Durante nuestra reciente Cumbre Virtual para la comunidad de Legal Ops, muchos expertos en Legal Ops opinaron sobre el tema.
1 - Conocimientos institucionales conservados en la institución
Todas las organizaciones se enfrentan a la rotación de personal y a la pérdida de recursos humanos cuando las PYMES o los empleados superhéroes se marchan, llevándose consigo el conocimiento tribal. Sin embargo, un registro coherente que recoja todos los detalles relevantes de los asuntos jurídicos aborda la "fuga de cerebros" de los expertos en la materia.
Además, la experiencia en la materia puede plasmarse en flujos de trabajo automatizados y digitales que integren sistemáticamente las mejores prácticas y recursos, garantizando que todos los que intervienen en un proceso sigan métodos probados y confíen plenamente en recursos certificados institucionalmente.
"Al tener toda la información que necesitábamos en nuestra tecnología (TAP) y en nuestro CLM combinada junto con sólo un poco de conocimiento institucional de Operaciones Legales y abogados de apoyo - pudimos poner a la gente en funcionamiento en una semana y no tener realmente una interrupción del negocio para una gran parte de nuestro negocio internacional."
Andy Cooper, Director de Operaciones Jurídicas, IDEXX Laboratories
2 - Tecnología existente para abordar nuevos problemas
La continuidad de la empresa en una crisis exige que los empleados puedan seguir haciendo su trabajo. Aprovechar las tecnologías que ya están a mano es la forma más fácil de hacerlo. Las organizaciones que ya disponen de sistemas de gestión de asuntos y documentos y capturan todos los detalles y datos pertinentes en sistemas con capacidad de generación de informes, no en hojas de cálculo, tienen las de ganar. Sin estos sistemas, incluso la información virtual puede ser casi tan difícil de manejar como el papel.
"Hemos tenido cambios de personal, hemos tenido bajas por enfermedad relacionadas con COVID, así que hemos tenido que cambiar de marcha rápidamente y, al disponer de estas tecnologías, nos ha resultado mucho más fácil dispersar el trabajo o ver dónde están nuestras lagunas, ver dónde están fallando las cosas, para poder abordarlas adecuadamente."
Andy Cooper, Director de Operaciones Jurídicas, IDEXX Laboratories
3 - Métricas para tomar decisiones basadas en datos
Los datos pueden ser el mayor recurso sin explotar que posee un departamento jurídico. Al tomar grandes conjuntos de datos y revelar sus patrones, tendencias y asociaciones, los departamentos jurídicos son capaces de impulsar una toma de decisiones inteligente. Los departamentos que confían en los cuadros de mando y disponen de informes analíticos cuentan con una gran ventaja en caso de crisis.
"Todo lo que no hacían electrónicamente, busca la forma de hacerlo electrónico, porque si no, no sabrás quién lo hace, cuál es su carga de trabajo, etcétera".
Mike Russell, Lean Leader - Legal Operations, Trane Technologies
"Un departamento de Derecho del futuro habilitado por la tecnología realmente utilizará los datos para informar la toma de decisiones de una manera más significativa, ya sea a través de herramientas existentes o herramientas de análisis, cuadros de mando, Tableau, Power BI, Click, etc.".
Kevin Clem, Director Comercial, HBR Consulting
4 - Innovación e iteración de la transformación digital
Una pila tecnológica flexible y centralizada ha sido importante para estos equipos de operaciones jurídicas, porque permite a sus departamentos -y, por extensión, a las empresas de su entorno- seguir funcionando durante la crisis. Trabajar desde casa significa trabajar con las herramientas que los empleados tienen en casa: no más archivadores, no más repositorios desconectados y no integrados, no más correo físico.
Esto les exigió innovar utilizando las herramientas disponibles para resolver los retos de tener que pivotar rápidamente a un nuevo entorno operativo, y experimentar rápidamente con nuevos enfoques y adaptaciones.
"Tanto si se trata de firmas electrónicas, escaneado, facturación electrónica, conseguir que nuestros últimos proveedores estén en la facturación electrónica, configurar los pagos ACH, lo que sea, todas esas áreas han sido realmente críticas para la continuidad del negocio para el departamento jurídico."
Katrina Keiffer, Directora Asociada de Operaciones Jurídicas, Navistar
En nuestro próximo artículo de esta serie, analizaremos cómo los equipos de Operaciones Jurídicas pueden impulsar un cambio real una vez estabilizada una crisis como la pandemia actual. ¿Qué medidas pueden adoptar para liderar la empresa impulsando transformación de la continuidad del negocio que pueda ofrecer una mayor resistencia para hacer frente a futuras perturbaciones?
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