Opérations juridiques et continuité des activités, partie 2 : gestion du COVID-19
Lorsque le COVID-19 a frappé, il n'y a pas eu le temps d'acheter de nouveaux équipements ou de mettre en œuvre une nouvelle feuille de route à la volée. Les services juridiques ont dû utiliser les connaissances et la technologie dont ils disposaient pour maintenir leur activité à flot.
Par chance, ces professionnels étaient des experts en processus juridiques ayant une connaissance approfondie des meilleures pratiques de l'organisation et des technologies actuelles.
Quelles sont les ressources utilisées par les équipes de services juridiques qui ont réussi à atténuer les effets de la crise ? Lors de notre récent sommet virtuel destiné à la communauté des services juridiques, de nombreux experts de ces services se sont exprimés sur le sujet.
1 - Connaissances institutionnelles conservées dans l'institution
Chaque organisation est confrontée à la rotation des effectifs et à la perte de ressources humaines lorsque des PME ou des super-héros partent, emportant avec eux leur savoir tribal. L'enregistrement cohérent de tous les détails pertinents d'une affaire juridique permet toutefois de remédier à la "fuite des cerveaux" en matière d'expertise.
En outre, l'expertise en la matière peut être capturée dans des flux de travail numériques automatisés qui intègrent systématiquement les meilleures pratiques et ressources, garantissant ainsi que toutes les personnes qui interviennent dans un processus suivent des méthodes éprouvées et s'appuient entièrement sur des ressources certifiées par l'institution.
"En disposant de toutes les informations dont nous avions besoin dans notre technologie (TAP) et dans notre CLM, ainsi que d'un peu de connaissance institutionnelle de la part des opérations juridiques et des avocats, nous avons pu faire en sorte que les gens soient opérationnels en l'espace d'une semaine et qu'il n'y ait pas vraiment d'interruption d'activité pour une grande partie de nos affaires internationales".
Andy Cooper, responsable des opérations juridiques, IDEXX Laboratories
2 - Les technologies existantes pour résoudre de nouveaux problèmes
En cas de crise, la continuité des activités exige que les employés puissent continuer à travailler. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de tirer parti des technologies déjà disponibles . Les organisations qui ont déjà mis en place des systèmes de gestion des dossiers et des documents et qui saisissent tous les détails et données pertinents dans des systèmes dotés de capacités de reporting, et non de feuilles de calcul, ont une longueur d'avance. Sans ces systèmes, même les informations virtuelles peuvent être presque aussi difficiles à manipuler que le papier.
"Nous avons dû changer de personnel, des personnes sont tombées malades à cause de COVID, nous avons donc dû passer rapidement à la vitesse supérieure, et le fait d'avoir ces technologies à notre disposition a considérablement facilité la répartition du travail ou l'identification de nos lacunes, de nos points faibles, afin que nous puissions y remédier de manière appropriée".
Andy Cooper, responsable des opérations juridiques, IDEXX Laboratories
3 - Des indicateurs pour prendre des décisions fondées sur des données
Les données sont peut-être la plus grande ressource inexploitée dont dispose un service juridique. En prenant de grands ensembles de données et en révélant leurs modèles, leurs tendances et leurs associations, les services juridiques sont en mesure de prendre des décisions judicieuses. Les services qui s'appuient sur des tableaux de bord et qui ont mis en place des rapports analytiques ont un avantage certain en cas de crise.
"Tout ce qu'ils ne faisaient pas électroniquement, il faut trouver un moyen de le rendre électronique, sinon vous ne saurez pas qui le fait, quelle est sa charge de travail, etc.
Mike Russell, Lean Leader - Opérations juridiques, Trane Technologies
"Le département juridique de demain utilisera les données pour éclairer la prise de décision de manière plus significative, que ce soit par le biais d'outils existants ou d'outils d'analyse, de tableaux de bord, de Tableau, de Power BI, de Click, etc.
Kevin Clem, directeur commercial, HBR Consulting
4 - Innovation et itération de la transformation numérique
Une pile technologique flexible et centralisée a été importante pour ces équipes d'opérations juridiques, car elle a permis à leurs départements - et par extension, aux entreprises qui les entourent - de rester fonctionnels pendant la crise. Travailler à domicile signifie travailler avec les outils dont les employés disposent chez eux : plus de classeurs, plus de référentiels déconnectés et non intégrés, plus de courrier physique.
Ils ont donc dû innover en utilisant les outils à leur disposition pour relever les défis liés à la nécessité de s'adapter rapidement à un nouvel environnement opérationnel et d'expérimenter rapidement de nouvelles approches et adaptations.
"Qu'il s'agisse de signatures électroniques, de numérisation, de facturation électronique, de la mise en place de la facturation électronique pour nos derniers fournisseurs, de la mise en place des paiements ACH, et j'en passe, tous ces domaines ont été vraiment essentiels à la continuité des activités du département juridique.
Katrina Keiffer, directrice adjointe des opérations juridiques, Navistar
Dans le prochain article de cette série, nous verrons comment les équipes des opérations juridiques peuvent apporter de réels changements une fois qu'une crise comme la pandémie actuelle a été stabilisée. Quelles mesures peuvent-elles prendre pour diriger l'entreprise en conduisant la Transformation de la continuité des activités qui peut apporter une plus grande résilience pour faire face aux perturbations futures ?
Webinaire à la demande : 5 façons d'assurer la pérennité de votre pile de technologies juridiques
Quelles sont les meilleures stratégies pour préserver votre investissement dans la technologie juridique pour l'avenir ? Découvrez-le dans ce webinaire vidéo à la demande auquel participent les meilleurs experts.
