In den vergangenen Jahren gab es eine Reihe von Prüfungen, die sich auf Hochschuleinrichtungen konzentrierten, wobei einige Prüfungen sich über mehrere Jahre erstreckten. Viele dieser Prüfungen dauerten sehr lange, und als Craig Leen sein Amt als Direktor der OFCCP antrat, äußerte er sich besorgt über die Dauer dieser Prüfungen und die Höhe der öffentlichen Mittel, die dafür aufgewendet wurden.
Was ist ein Leitfaden für technische Unterstützung?
Um die Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen, bietet die OFCCP Compliance-Unterstützung an, um die technischen Anforderungen im Zusammenhang mit der Einhaltung der Anforderungen für Bundesauftragnehmer zu erläutern und zu erklären, wie diese technischen Anforderungen umgesetzt werden können.
Zusätzlich zur TAG für Bildungseinrichtungen hat die OFCCP auf ihrer Website mehrere Leitfäden zur Einhaltung der Vorschriften veröffentlicht und überarbeitet derzeit den Leitfaden zur technischen Unterstützung für Bauunternehmer sowie Liefer- und Dienstleistungsunternehmen.
Highlights der Bildungseinrichtungen TAG
Was mir an diesem TAG gefällt, ist sein starker pädagogischer Ansatz – er behandelt alle Compliance-Anforderungen, die für Auftragnehmer gemäß den drei von der OFCCP durchgesetzten Vorschriften gelten, und erörtert anschließend, wie diese auf Hochschuleinrichtungen anzuwenden sind, wie mit den für Auftragnehmer im Hochschulbereich spezifischen Situationen umzugehen ist und was sie bei einer Compliance-Bewertung erwarten können. Der TAG ist durchdacht, informativ und lehrreich. Mit Fußnoten, Hinweisen, Verweisen auf die Vorschriften und anschaulichen Beispielen dient er als gute Referenz „Bibel” für die Einhaltung von Vorschriften.
Programme zur Förderung benachteiligter Minderheiten
Die TAG gibt Universitäten Leitlinien an die Hand, anhand derer sie feststellen können, wann es sinnvoll ist, einen einzigen AAP anstelle mehrerer AAPs in Betracht zu ziehen, wenn sie über mehrere Gebäude oder Fakultäten verfügen, die jeweils eine Einrichtung darstellen können. Die TAG listet mehrere zu berücksichtigende Faktoren auf, darunter die Frage, ob Entscheidungen über Einstellungen und Vergütungen in mehreren Gebäuden separat getroffen werden. Damit bekräftigt sie ihre früheren Leitlinien, die sie in den FAQ zu AAPs für campusähnliche Einrichtungen veröffentlicht hat.
Die TAG weist Auftragnehmer außerdem an, bei der Feststellung, wer als Arbeitnehmer im Sinne der Einbeziehung in einen AAP gilt, die Darden-Faktoren heranzuziehen, erkennt jedoch Grauzonen in Bezug auf studentische Arbeitnehmer an und bekräftigt ihre Leitlinie in der Richtlinie 2019–05, dass sie ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf diejenigen konzentrieren wird, deren primäre Beziehung zum Auftragnehmer arbeitsbezogen ist.
Berufsgruppen
Eine der anspruchsvollen Aufgaben im Zusammenhang mit AAPs für Bildungseinrichtungen ist die Bildung von Berufsgruppen. Die OFCCP bietet in der TAG Vorschläge und Beispiele für die Entwicklung von Berufsgruppen für Lehrpersonal und nicht-lehrendes Personal. Lehrpersonal kann innerhalb einer bestimmten Fachrichtung oder Abteilung, innerhalb verschiedener Schulen oder schulübergreifend gruppiert werden, während nicht-lehrendes Personal nach den Kategorien IPED, EEO-6 oder EEO-1 gruppiert werden kann.
Rekrutierungsquellen und Öffentlichkeitsarbeit
Die Agentur erkennt zwar an, dass einige Positionen im Hochschulbereich eine spezialisierte Suche erfordern, doch bekräftigt die TAG die Notwendigkeit, Outreach-Maßnahmen durchzuführen.
Institutionen sollten in der Lage sein, nachweislich gute Bemühungen zu unternehmen, um dauerhafte Beziehungen zu Organisationen aufzubauen, die qualifizierte Bewerber aus Minderheiten und Frauen vermitteln können, um der Executive Order 11246 zu entsprechen, sowie Outreach- und positive Rekrutierungsmaßnahmen durchzuführen, um geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen zu rekrutieren, um jeweils den Bestimmungen des VEVRAA und Sec. 503 zu entsprechen.
Die TAG führt Beispiele für solche Rekrutierungsaktivitäten an, darunter die Kontaktaufnahme und der Aufbau von Beziehungen zu staatlichen Behörden und lokalen Organisationen in der Nähe des Unternehmensstandorts, die Berufsausbildungs- und Arbeitsvermittlungsdienste für Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen anbieten.
Es bekräftigt auch die Notwendigkeit, „handlungsorientierte Programme“ durchzuführen, um festgestellte Problembereiche, einschließlich derjenigen, die im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit festgestellt wurden, zu beheben. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Maßnahmen über die Anwendung derselben Verfahren, die zu unzureichenden Ergebnissen geführt haben, hinausgehen sollten, und es werden Beispiele für bewährte Verfahren und Techniken angeführt, um den Zustrom vielfältiger Bewerber zu erhöhen.
Was Sie bei Compliance-Bewertungen erwarten können
Ein großer Teil des TAG befasst sich damit, was Bildungseinrichtungen bei einer Compliance-Bewertung erwarten können, und erläutert, wie die OFCCP unter Berücksichtigung der besonderen Gegebenheiten von Hochschuleinrichtungen die Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern, Beförderungen, Kündigungen und Vergütungen betrachten könnte. Der TAG zeigt, dass die OFCCP die Unterschiede in der Vergütungsstruktur zwischen verschiedenen Fachbereichen und Studiengängen sowie die über das Grundgehalt hinausgehenden Zusatzvergütungen, die durch Forschung, Stipendien und Auszeichnungen erzielt werden können, anerkennt und versteht.
Ein wiederkehrendes Thema im TAG ist, dass die Behörde Auftragnehmer dazu ermutigt, in ihrem AAP die von der Einrichtung verwendete Methodik zu erläutern und relevante Informationen für die Analysen bereitzustellen, damit die OFCCP diese bei ihrer Überprüfung berücksichtigen kann.
Die TAG bekräftigt die Anforderung zur Aufbewahrung von Unterlagen und fordert Bewerber dazu auf, sich selbst als IWD und geschützter Veteran zu identifizieren und zu dokumentieren, wie sie die Anforderungen zur Selbstidentifizierung erfüllen.
Bemerkenswert ist ein umfangreicher Abschnitt über angemessene Vorkehrungen, in dem zwischen angemessenen Vorkehrungen als Nichtdiskriminierung und angemessenen Vorkehrungen als Fördermaßnahmen unterschieden wird. Darin werden die verschiedenen Arten von Vorkehrungen am Arbeitsplatz erörtert, von solchen, die während des Bewerbungsprozesses erforderlich sein können, über Vorkehrungen, die es einer Person mit Behinderung ermöglichen, die wesentlichen Aufgaben der Stelle auszuüben, bis hin zu solchen, die ihr helfen können, die gleichen Vorteile und Privilegien der Beschäftigung zu genießen.
Die im TAG aufgeführten Beispiele für angemessene Vorkehrungen sind für Arbeitgeber interessant. Sie gehen über die Barrierefreiheit von Einrichtungen und Arbeitsplätzen sowie die Bereitstellung von Vorlesern oder Dolmetschern hinaus und umfassen auch die Umstrukturierung von Arbeitsplätzen und die Bereitstellung von Teilzeit- oder angepassten Arbeitszeiten.
Die OFCCP hat außerdem drei Spezialbereiche – Sport, Medizin und Online-Universitäten – anerkannt, die besondere Umstände mit sich bringen, und zusätzliche Leitlinien für diese Bereiche herausgegeben.
Darüber hinaus enthielt es im Anhang mehrere Ressourcen zur Ermittlung der Verfügbarkeit, zur Durchführung einer Analyse der negativen Auswirkungen sowie einige Beispielprofile von Organisationen zur Veranschaulichung.
Insgesamt bietet der TAG einen nützlichen Überblick, der Bildungseinrichtungen dabei hilft, ihre Verpflichtungen zu verstehen, sowie Informationen, die bei der Entwicklung und Aktualisierung von AAPs hilfreich sind. Vor allem aber bietet er wertvolle Einblicke in die Anforderungen der OFCCP und die Art und Weise, wie sie die im Rahmen einer Prüfung vorgelegten Informationen bewertet, was Bildungseinrichtungen bei der Vorbereitung auf eine künftige Compliance-Bewertung helfen kann.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
