En años anteriores, ha habido una serie de auditorías centradas en las instituciones de educación superior, con algunas auditorías que abarcan varios años. Muchas de estas auditorías tardaban mucho tiempo en resolverse y, cuando el Director de la OFCCP, Craig Leen, tomó posesión de su cargo, expresó su preocupación por el envejecimiento de estas auditorías y por la cantidad de recursos públicos que se estaban invirtiendo en ellas.
¿Qué es una Guía de Asistencia Técnica?
Para ayudar a obtener el cumplimiento, la OFCCP proporciona asistencia para explicar los requisitos técnicos asociados con el cumplimiento de los requisitos de los contratistas federales, así como para explicar cómo aplicar estos requisitos técnicos.
Además de la GAT para instituciones educativas, la OFCCP ha publicado varias guías de asistencia para el cumplimiento en su sitio web y está revisando la Guía de asistencia técnica para contratistas de la construcción y contratistas de suministros y servicios.
Aspectos destacados del CTC de Instituciones Educativas
Lo que me gusta de este TAG es su fuerte tendencia educativa - que pasa a través de todos los requisitos de cumplimiento que se aplican a los contratistas en virtud de cada uno de los tres reglamentos OFCCP hace cumplir y procede a discutir cómo esto se aplicaría a las instituciones de educación superior, cómo trabajar a través de las situaciones que son únicas para los contratistas de educación superior, y lo que podrían esperar en una evaluación de cumplimiento. El TAG es reflexivo, informativo e instructivo. Con notas a pie de página, referencias a la normativa y ejemplos ilustrativos, constituye una buena "biblia" de referencia para el cumplimiento de la normativa.
Programas de discriminación positiva
El GAT proporciona orientación a las universidades para ayudarlas a determinar cuándo podría ser apropiado considerar la posibilidad de tener un PAA en lugar de múltiples PAA cuando tiene múltiples edificios o escuelas que individualmente pueden constituir un establecimiento. El GAT enumera varios factores que deben tenerse en cuenta, entre ellos si las decisiones sobre contratación y retribución se toman por separado en los distintos edificios. Esto reafirma las orientaciones previas que ha publicado a través de una FAQ sobre los PAA para entornos similares a campus.
El TAG también indica a los contratistas que utilicen los factores Darden para determinar quién es un empleado a los efectos de su inclusión en un AAP, pero reconoce áreas grises cuando se trata de trabajadores estudiantes y reitera su orientación en la Directiva 2019-05 de que centrará su tiempo y atención en aquellos cuya relación principal con el contratista está relacionada con el trabajo.
Grupos de empleos
Una de las tareas más difíciles relacionadas con los PAA de las instituciones educativas es la formación de grupos de puestos de trabajo. La OFCCP ofrece sugerencias y ejemplos en el TAG para desarrollar grupos de trabajo para el personal docente y no docente. El personal docente puede agruparse dentro de una disciplina o departamento específico, dentro de diferentes escuelas o entre escuelas; mientras que el personal no docente puede agruparse según las categorías IPED, EEO-6 o EEO-1.
Fuentes de reclutamiento y divulgación
Aunque la agencia reconoce que algunos puestos en la enseñanza superior requieren una búsqueda especializada, el CTC reafirma el requisito de llevar a cabo actividades de divulgación.
Las instituciones deben ser capaces de demostrar esfuerzos de buena fe para desarrollar relaciones continuas con organizaciones que puedan remitir candidatos cualificados de minorías y mujeres para cumplir con la Orden Ejecutiva 11246, así como emprender actividades de divulgación y reclutamiento positivo para reclutar veteranos protegidos e individuos con discapacidades, para cumplir con VEVRAA y Sec. 503, respectivamente.
El CTC procede a proporcionar ejemplos de dichas actividades de contratación, que incluyen la divulgación y el establecimiento de relaciones con organismos estatales y organizaciones locales cercanas al establecimiento del contratista que prestan servicios de formación laboral y colocación para minorías, mujeres, IWD y veteranos.
También reitera la necesidad de emprender "programas orientados a la acción" para corregir las áreas problemáticas identificadas, incluidas las detectadas en la divulgación. En concreto, afirma que estas medidas deben ir más allá de la utilización de los mismos procedimientos que produjeron resultados inadecuados, y cita ejemplos de mejores prácticas y técnicas para aumentar el flujo de solicitantes diversos.
Qué esperar de las evaluaciones de conformidad
Una buena parte del GAT habla de lo que las instituciones educativas pueden esperar durante una evaluación de cumplimiento, y explica cómo la OFCCP puede examinar la selección y contratación, los ascensos, los despidos y la remuneración, teniendo en cuenta el contexto único de las instituciones de educación superior. El TAG muestra una apreciación y comprensión por parte de la OFCCP de las diferencias en la forma en que la remuneración se estructura a través de disciplinas y campos de estudio, y la remuneración auxiliar más allá del salario base que puede estar disponible a través de la investigación, becas y premios.
Un tema recurrente en el TAG es que la agencia anima a los contratistas a anotar en su AAP la metodología que utilizó la institución y a proporcionar información relacionada que sea relevante para los análisis, de modo que la OFCCP pueda tenerla en cuenta durante su revisión.
El TAG reitera el requisito de conservación de registros, invitando a los solicitantes a autoidentificarse como IWD y veterano protegido, y cómo documentar el cumplimiento del requisito de autoidentificación.
Cabe destacar una sección sustantiva sobre ajustes razonables, en la que se distingue entre ajustes razonables como no discriminación y ajustes razonables como acción afirmativa. Analiza los diferentes tipos de ajustes en el lugar de trabajo, desde los que pueden ser necesarios durante el proceso de solicitud de empleo, hasta los ajustes que permiten a una persona con discapacidad realizar las funciones esenciales del trabajo, y los que podrían ayudarle a disfrutar de las mismas ventajas y privilegios del empleo.
Merece la pena que los empresarios estudien los ejemplos de adaptaciones razonables presentados en el TAG. Van más allá de hacer accesibles las instalaciones y los puestos de trabajo, y de proporcionar lectores o intérpretes, hasta reestructurar los puestos de trabajo y ofrecer horarios a tiempo parcial o modificados.
La OFCCP también reconoció tres áreas de especialidad -deportes, medicina y universidades en línea- que presentan circunstancias únicas y proporcionó orientación adicional en estas áreas.
Además, incluía varios recursos en los apéndices para determinar la disponibilidad, realizar un análisis de impacto adverso, así como algunos ejemplos de perfiles de organizaciones a título ilustrativo.
En general, el TAG proporciona una visión general útil para ayudar a las instituciones educativas a comprender sus obligaciones, así como información que sería útil en el desarrollo y actualización de los AAP, y lo más importante, ofrece una valiosa visión de lo que la OFCCP buscará y cómo evaluará la información proporcionada en una auditoría, que puede ayudar a las instituciones educativas a prepararse para una futura evaluación de cumplimiento.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
