En años anteriores, se han realizado varias auditorías centradas en instituciones de educación superior, algunas de las cuales se han prolongado durante varios años. Muchas de estas auditorías tardaban mucho tiempo en resolverse y, cuando Craig Leen asumió el cargo de director de la OFCCP, expresó su preocupación por el envejecimiento de estas auditorías y la cantidad de recursos públicos que se estaban invirtiendo en ellas.
¿Qué es una guía de asistencia técnica?
Para ayudar a cumplir con la normativa, la OFCCP ofrece asistencia para explicar los requisitos técnicos asociados al cumplimiento de los requisitos federales para contratistas, así como para explicar cómo implementar dichos requisitos técnicos.
Además del TAG para instituciones educativas, la OFCCP ha publicado varias guías de asistencia para el cumplimiento en su sitio web y está revisando la Guía de asistencia técnica para contratistas de construcción y contratistas de suministros y servicios.
Aspectos destacados de las instituciones educativas TAG
Lo que me gusta de este TAG es su fuerte orientación educativa: repasa todos los requisitos de cumplimiento que se aplican a los contratistas en virtud de cada una de las tres normativas que aplica la OFCCP y pasa a analizar cómo se aplicarían a las instituciones de educación superior, cómo abordar las situaciones específicas de los contratistas de educación superior y qué pueden esperar en una evaluación de cumplimiento. El TAG es reflexivo, informativo e instructivo. Con notas al pie, llamadas, referencias a las regulaciones y ejemplos ilustrativos, sirve como una buena «biblia» de referencia para el cumplimiento.
Programas de acción afirmativa
El TAG ofrece orientación a las universidades para ayudarles a determinar cuándo sería adecuado considerar la posibilidad de tener un único AAP en lugar de varios AAP cuando cuentan con múltiples edificios o facultades que, individualmente, pueden constituir un establecimiento. El TAG enumera varios factores que deben tenerse en cuenta, entre ellos si las decisiones de contratación y remuneración se gestionan por separado en los distintos edificios. Esto reafirma la orientación previa que ha publicado a través de una sección de preguntas frecuentes sobre los AAP para entornos similares a campus.
El TAG también indica a los contratistas que utilicen los factores de Darden para determinar quién es un empleado a efectos de su inclusión en un AAP, pero reconoce que existen zonas grises en lo que respecta a los trabajadores estudiantes y reitera su orientación en la Directiva 2019-05 de que centrará su tiempo y atención en aquellos cuya relación principal con el contratista sea de carácter laboral.
Grupos de trabajo
Una de las tareas más difíciles relacionadas con los AAP de las instituciones educativas es la formación de grupos de trabajo. La OFCCP ofrece sugerencias y ejemplos en el TAG para desarrollar grupos de trabajo para el personal docente y no docente. El personal docente puede agruparse dentro de una disciplina o departamento específico, dentro de diferentes escuelas o entre escuelas, mientras que el personal no docente puede agruparse según las categorías IPED, EEO-6 o EEO-1.
Fuentes de reclutamiento y divulgación
Si bien la agencia reconoce que algunos puestos en la educación superior requieren una búsqueda especializada, el TAG reafirma la necesidad de llevar a cabo actividades de divulgación.
Las instituciones deben poder demostrar esfuerzos de buena fe para desarrollar relaciones continuas con organizaciones que puedan recomendar candidatos cualificados pertenecientes a minorías y mujeres, a fin de cumplir con la Orden Ejecutiva 11246, así como emprender actividades de divulgación y contratación positiva para reclutar a veteranos protegidos y personas con discapacidades, a fin de cumplir con la VEVRAA y la Sección 503, respectivamente.
El TAG proporciona ejemplos de este tipo de actividades de contratación, que incluyen la divulgación y el establecimiento de relaciones con organismos estatales y organizaciones locales cercanas al establecimiento del contratista que ofrecen formación profesional y servicios de colocación laboral a minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos.
También reitera la necesidad de emprender «programas orientados a la acción» para corregir las áreas problemáticas identificadas, incluidas las detectadas en la divulgación. Afirma específicamente que estas medidas deben ir más allá de la utilización de los mismos procedimientos que produjeron resultados inadecuados, y cita ejemplos de mejores prácticas y técnicas para aumentar el flujo de solicitantes diversos.
Qué esperar de las evaluaciones de cumplimiento
Una buena parte del TAG trata sobre lo que las instituciones educativas pueden esperar durante una evaluación de cumplimiento y explica cómo la OFCCP puede analizar la selección y la contratación, los ascensos, los despidos y la remuneración, teniendo en cuenta el contexto único de las instituciones de educación superior. El TAG muestra el reconocimiento y la comprensión por parte de la OFCCP de las diferencias en la estructura salarial entre disciplinas y campos de estudio, así como los complementos salariales adicionales al salario base que pueden obtenerse a través de investigaciones, becas y premios.
Un tema recurrente en el TAG es que la agencia anima a los contratistas a anotar en su AAP la metodología utilizada por la institución y a proporcionar información relacionada que sea relevante para los análisis, de modo que la OFCCP pueda tenerla en cuenta durante su revisión.
El TAG reitera el requisito de conservación de registros, invitando a los solicitantes a autoidentificarse como IWD y veteranos protegidos, y cómo documentar el cumplimiento del requisito de autoidentificación.
Cabe destacar una sección sustantiva sobre adaptaciones razonables, en la que se distingue entre adaptaciones razonables como medida antidiscriminatoria y adaptaciones razonables como medida de acción afirmativa. Se analizan los diferentes tipos de adaptaciones en el lugar de trabajo, desde las que pueden ser necesarias durante el proceso de solicitud de empleo, hasta las que permiten a una persona con discapacidad desempeñar las funciones esenciales del puesto, y las que pueden ayudarla a disfrutar de los mismos beneficios y privilegios laborales.
Los ejemplos de adaptaciones razonables que se presentan en el TAG merecen ser estudiados por los empleadores. Van más allá de hacer accesibles las instalaciones y los puestos de trabajo, y de proporcionar lectores o intérpretes, hasta reestructurar los puestos de trabajo y ofrecer horarios de trabajo a tiempo parcial o modificados.
La OFCCP también reconoció tres áreas especializadas —deportes, medicina y universidades en línea— que presentan circunstancias únicas y proporcionó orientación adicional en estas áreas.
Además, incluía varios recursos en los apéndices para determinar la disponibilidad, realizar un análisis de impacto adverso, así como algunos perfiles de organizaciones de muestra a modo ilustrativo.
En general, el TAG ofrece una visión general útil para ayudar a las instituciones educativas a comprender sus obligaciones, así como información que resultaría útil para desarrollar y actualizar los AAP y, lo que es más importante, ofrece una valiosa perspectiva sobre lo que buscará la OFCCP y cómo evaluará la información proporcionada en una auditoría, lo que puede ayudar a las instituciones educativas a prepararse para una futura evaluación de cumplimiento.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
