Wie man ein erfolgreiches Rahmenwerk und Programm für das Risikomanagement von Lieferanten einrichtet
Vendor Risk Management (VRM) ist ein Prozess, der sich mit dem kontinuierlichen Management und der Gewährleistung befasst, dass Drittanbieter keine negativen Auswirkungen oder Unterbrechungen für Ihre Unternehmensleistung oder Ihren Arbeitsablauf verursachen.
VRM soll bei der Verwaltung und Überwachung potenzieller lieferantenbezogener Risiken helfen, muss aber methodisch und organisiert sein, um effektiv zu sein.
Das Lieferantenrisikomanagement ermöglicht die Gestaltung neuer Geschäftsprozesse mit angemessenen integrierten Maßnahmen zur Risikokontrolle und -eindämmung. Es sollte allen Beteiligten die Möglichkeit geben, schädliche Geschäftsrisiken gänzlich zu vermeiden und starke Kontrollen für das Compliance-Management zu schaffen. Das Risikomanagement von Drittanbietern entwickelt sich ständig weiter, so dass die Richtlinien und Verfahren ständig angepasst werden sollten, um der zunehmenden Komplexität der Risiken Rechnung zu tragen.
Durch das Stellen von Schlüsselfragen zu Ihren aktuellen Beziehungen zu Drittanbietern und Ihrem Risikomanagement-Rahmen können Sie Erkenntnisse und potenzielle Lücken bei der Einhaltung von Risiken aufdecken. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Änderungen, die in der Zukunft auftreten können, vorhersehen und eine Softwarelösung für das Risikomanagement von Drittanbietern verwenden, die alle Ihre Anforderungen an die Überwachung von Drittanbieterrisiken erfüllt. Ein solides Rahmenwerk für das Risikomanagement von Anbietern, das von der richtigen Softwarelösung unterstützt wird, gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Due-Diligence-Prüfung durchzuführen und Anbieter anhand mehrerer Schlüsselvariablen zu bewerten, um ihre Gesamtrisikostruktur zu bestimmen.
Warum ist ein Rahmen für das Risikomanagement von Anbietern so wichtig?
Immer mehr Unternehmen lagern sensible Aufgaben an Drittanbieter aus, wodurch sie sich potenziellen Risiken aussetzen, die sie früher nicht hatten.
Wenn eine Software für das Lieferantenrisikomanagement ihre Aufgabe effektiv erfüllt, kann sie Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs reduzieren und das Risiko insgesamt verringern.
VRM bietet nicht nur Schutz für die Organisation, sondern auch:
- Hält Drittanbieter in der Verantwortung
- Senkung der Kosten durch Aufspüren unnötiger Lieferanten
- Hilft bei der Einhaltung von Vorschriften
- Schafft ein Verständnis dafür, wer Zugang zu den Daten hat und wie sie funktionieren
- Verfolgt die notwendigen Sicherheitskontrollen
- Führt Aufzeichnungen
Entwicklung eines Prozesses, einer Politik und von Verfahren
Es ist immer am besten, zuerst die Prozessschritte aufzulisten. Ein Überblick über mindestens fünf der wichtigsten Schritte in Ihrem Lieferantenmanagementprozess zeigt Ihnen, wie Ihr aktueller Prozess aussieht, und gibt Ihnen möglicherweise Aufschluss darüber, wo weitere Schritte erforderlich sind oder der Prozess optimiert werden muss. Sobald Sie eine Reihe von Schritten in Ihrem derzeitigen Lieferantenmanagementprozess festgelegt haben, können Sie die Schritte ergänzen und Ihre Richtlinie erstellen.
Die Richtlinie wird zu einem Verfahrensdokument, in dem jeder Schritt klar und detailliert erklärt wird. Sie kann als formales Verfahren für alle künftigen Benutzer des Lieferantenmanagements als einheitlicher Unternehmensstandard verwendet werden.
Erstellen Sie einen klar definierten Prozess für die Auswahl von Lieferanten
Ein Auswahl- oder Prüfverfahren für Lieferanten ist für den Erfolg Ihrer Lieferantenbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Es ist der erste Schritt bei der Auswahl der Lieferanten, der Dienstleistungen, die sie anbieten und die für Ihr Unternehmen wertvoll sein könnten, und bei der Einschätzung des Risikos, dem sie ausgesetzt sind. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um die Produkte und Dienstleistungen der Mitbewerber zu vergleichen, eine Risikobewertung für jeden Anbieter vorzunehmen und Angebote einzuholen.
Festlegung von Standards
Die Festlegung von Standards ist besonders wichtig, wenn es um Ihre Verträge geht. Nicht alle Verträge sind gleich. Auch wenn Sie eine Standardvorlage haben, die Ihr Unternehmen bei der Aufnahme einer neuen Lieferantenbeziehung verwendet, ist es unvermeidlich, dass Änderungen vorgenommen werden. Und das ist auch gut so: Wenn Sie über diese Standards verfügen, können Sie sie in den Verhandlungsprozess einbeziehen und so die Überprüfung und Genehmigung rationalisieren.
Standardverfahren für die Verwaltung von Verträgen, für die Verwaltung der Verträge, für die rechtliche Prüfung usw. sind ebenfalls wichtig. Damit wird ein Präzedenzfall für alle künftigen Beziehungen geschaffen, so dass der Prozess trotz unterschiedlicher Vertragstexte immer noch derselbe ist und weniger Raum für Fehler lässt.
Einhaltung der Sorgfaltspflicht und laufende Überwachung
Setzen Sie Prioritäten bei den Anbietern auf der Grundlage ihrer Risikostufe für Ihr Unternehmen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass der Zugriff auf Ihr System und Ihre Dokumente auf der Grundlage aller legitimen Geschäftsanforderungen erfolgt. Alle kritischen und risikoreichen Anbieter sollten jährlich einer umfassenden Due-Diligence-Prüfung unterzogen werden.
Je nach Branchenstandard und Ihren eigenen Unternehmensrichtlinien können die meisten Lieferanten mit mittlerem Risiko alle zwei Jahre einer Risikoprüfung unterzogen werden. Sie kann auch jährlich durchgeführt werden, aber das ist nicht notwendig, da das Risiko für das Unternehmen nicht so hoch ist. Alle anderen Anbieter, die als geringes Risiko eingestuft werden, können einer jährlichen Untersuchung unterzogen werden, aber eine vollständige Due-Diligence-Prüfung ist nicht erforderlich.
Führen Sie einen strengen Due-Diligence-Prozess ein. Wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, suchen Sie sich eine VRM-Lösung, die ausgelagerte Risikomanagementdienste mit einem erfahrenen Team anbietet, das die Vorarbeit leistet und alle Ihre Due-Diligence-Berichte, einschließlich der des Lieferanten, überprüft:
- SOC1/ SOC2-Berichte
- Finanzen
- Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs
- Pläne zur Informationssicherheit
- Versicherungsbescheinigungen
Ein ausgelagertes Team kann eine strategische und umfassende Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für jeden Ihrer Lieferanten entwickeln.
Definition eines internen Auditprozesses
Auch wenn ein internes Auditverfahren bei der Einrichtung eines Risikomanagementprogramms für Lieferanten vielleicht nicht so wichtig erscheint, kann es doch zu einem entscheidenden Bestandteil des Prozesses werden. Eine Art von Auditprozess wird zu einem Auffangbecken, um potenzielle Fehler, Risiken, Dokumentationsfehler usw. einzudämmen.
Dies ist eine Gelegenheit für Sie, alle Informationen über den Anbieter, den Vertrag, die Due-Diligence-Prüfung und andere Berichte zu überprüfen, um festzustellen, ob es Fehler oder Lücken in den Informationen gibt , bevor ein externer Prüfer dies tut. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, etwaige Fehler zu beheben und geeignete Kontrollen zu überarbeiten oder einzurichten, um künftige Risiken zu mindern.
Umfassende Berichterstattung und kontinuierliche Überwachung
Software für das Risikomanagement von Anbietern unterstützt einen kontinuierlichen Prozess, der Wachsamkeit und laufende Überwachung beinhaltet. Umfassende Berichte helfen Ihnen dabei, zu wissen, was in Ihrem Netzwerk vor sich geht. Die fortlaufende Überwachung stellt außerdem sicher, dass Sie über wesentliche Änderungen in der Umgebung eines Anbieters informiert werden, sobald diese eintreten.
Auf diese Weise können Sie die finanzielle Gesundheit eines Anbieters, seine Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, seine Sicherheitskontrollen und mögliche negative Publicity überwachen. Durch die kontinuierliche Überwachung können Sie auch aktualisierte Risikobewertungen der Lieferanten durchführen, um festzustellen, ob sich ihre Risikoeinstufung geändert hat.
Verteidigen Sie sich gegen Anbieter- und Unternehmensrisiken
Erfahren Sie mehr über unsere branchenführenden VRM/ERM-Lösungen.
