Comment mettre en place un cadre et un programme efficaces de gestion du risque fournisseur ?
La gestion des risques liés aux fournisseurs (VRM) est un processus de gestion continue et d'assurance que les fournisseurs tiers n'ont pas d'impact négatif ou de perturbation sur les performances ou le flux de travail de votre entreprise.
La gestion des risques liés aux fournisseurs est destinée à faciliter la gestion et la surveillance des risques potentiels liés aux fournisseurs, mais elle doit être méthodique et organisée pour être efficace.
La gestion du risque fournisseur permet de concevoir de nouveaux processus d'entreprise avec des mesures intégrées adéquates de contrôle et de limitation des risques. Elle devrait permettre à chacun d'éviter complètement les risques commerciaux préjudiciables et de créer de solides contrôles de gestion de la conformité. La gestion des risques liés aux tiers est en constante évolution, de sorte que les politiques et les procédures doivent être modifiées en permanence pour tenir compte de l'augmentation de la complexité des risques.
En posant des questions clés sur vos relations actuelles avec les tiers et sur votre cadre de gestion des risques liés aux tiers, vous découvrirez des informations et des lacunes potentielles en matière de conformité aux risques. Cela vous permettra d'anticiper les changements susceptibles de se produire à l'avenir et de vous assurer que vous utilisez une solution logicielle de gestion des risques liés aux fournisseurs qui répond à tous vos besoins en matière de surveillance des risques liés aux tiers. Disposer d'un cadre solide de gestion du risque fournisseur, soutenu par la bonne solution logicielle, vous donne la possibilité d'effectuer une diligence raisonnable et de noter les fournisseurs sur de multiples variables clés afin de déterminer leur répartition globale du risque.
Pourquoi un cadre de gestion des risques liés aux fournisseurs est-il si important ?
De plus en plus d'organisations confient des tâches sensibles à des fournisseurs tiers, ce qui les expose à des risques potentiels qu'elles n'auraient pas connus auparavant.
Lorsqu'un logiciel de gestion du risque fournisseur fait son travail efficacement, il peut réduire les interruptions d'activité et diminuer l'exposition aux risques en général.
Au-delà de la protection de l'organisation, la VRM permet également
- Responsabilise les fournisseurs tiers
- Diminution des coûts grâce à la localisation des fournisseurs inutiles
- Aide à la mise en conformité
- Comprendre qui a accès aux données et comment elles fonctionnent
- Effectue les contrôles de sécurité nécessaires
- Tenir les registres
Élaborer un processus, une politique et des procédures
Il est toujours préférable de commencer par dresser la liste des étapes du processus. En décrivant au moins cinq des principales étapes de votre processus de gestion des fournisseurs, vous mettrez en évidence votre processus actuel et vous découvrirez peut-être des domaines dans lesquels des étapes supplémentaires sont nécessaires ou dans lesquels le processus doit être ajusté. Une fois que vous avez établi la série d'étapes de votre processus actuel de gestion des fournisseurs, vous pouvez ajouter des éléments aux étapes et créer votre politique.
La politique deviendra un document de procédure qui expliquera clairement chaque étape en détail. Elle peut être utilisée comme un processus formel que tous les futurs utilisateurs de la gestion des fournisseurs devront suivre en tant que norme cohérente de l'entreprise.
Créer un processus de sélection des fournisseurs bien défini
La mise en place d'un processus de sélection ou d'agrément des fournisseurs est essentielle au succès de vos relations avec ces derniers. Il s'agit de la première étape de la sélection des fournisseurs à utiliser, des services qu'ils fournissent et qui pourraient être utiles à votre entreprise, et de la détermination de leur niveau de risque. C'est le moment idéal pour comparer les produits et services des fournisseurs concurrents, procéder à une évaluation des risques pour chacun d'entre eux et demander des propositions.
Établir des normes
L'établissement de normes est particulièrement important en ce qui concerne les contrats. Tous les contrats ne sont pas identiques. Même si votre organisation dispose d'un modèle standard qu'elle utilise lorsqu'elle noue une nouvelle relation avec un fournisseur, il est inévitable que des changements soient apportés. Et ce n 'est pas grave : si vous disposez de normes établies, vous pouvez les intégrer dans le processus de négociation afin de rationaliser l'examen et l'approbation.
Il est également essentiel de mettre en place des processus standard pour la gestion des contrats, les personnes qui les gèrent, l'examen juridique, etc. Cela crée un précédent pour toutes les relations futures, de sorte que même si le libellé du contrat est différent, le processus reste le même et laisse moins de place à l'erreur.
Maintenir la diligence raisonnable et le contrôle continu
Classez les fournisseurs par ordre de priorité en fonction du niveau de risque qu'ils représentent pour votre entreprise. Cela permettra également de s'assurer que l'accès à votre système et à vos documents est basé sur tous les besoins légitimes de l'entreprise. Tous les fournisseurs critiques et à haut risque devraient faire l'objet d'un examen complet de diligence raisonnable chaque année.
En fonction des normes du secteur et de la politique de votre entreprise, la plupart des fournisseurs à risque moyen peuvent faire l'objet d'un examen des risques tous les deux ans. Il est possible de le faire sur une base annuelle, mais ce n'est pas nécessaire car le risque qu'ils représentent pour l'entreprise n'est pas aussi élevé. Tous les autres fournisseurs, ceux qui sont considérés comme présentant un risque faible, peuvent faire l'objet d'une enquête annuelle, mais il n'est pas nécessaire de procéder à un examen de diligence raisonnable complet.
Mettez en place un processus de diligence raisonnable solide. Si vous ne pouvez pas le faire, trouvez une solution VRM qui offre des services externalisés de gestion des risques avec une équipe expérimentée pour faire le travail de base et examiner tous les rapports de diligence raisonnable de vos fournisseurs, y compris les fournisseurs :
- Rapports SOC1/ SOC2
- Finances
- Plans de continuité des activités
- Plans de sécurité de l'information
- Certificats d'assurance
Une équipe externalisée peut travailler à l'élaboration d'un examen stratégique et complet de la conformité pour chacun de vos fournisseurs.
Définir un processus d'audit interne
Bien qu'un processus d'audit interne puisse ne pas sembler important dans la mise en place d'un programme de gestion des risques liés aux fournisseurs, il peut devenir un élément crucial du processus. L'existence d'un processus d'audit, sous une forme ou sous une autre, servira de fourre-tout pour atténuer les erreurs potentielles, les risques, les erreurs de documentation, etc.
C'est l'occasion pour vous d'examiner toutes les informations sur le fournisseur, le contrat, la diligence raisonnable et d'autres rapports pour voir s'il y a des erreurs ou des lacunes dans les informations avant qu' un auditeur externe ne le fasse. Vous aurez ainsi la possibilité de corriger les erreurs et de réviser ou de mettre en place des contrôles appropriés pour atténuer les risques futurs.
Disposer d'un rapport complet et d'un suivi continu
Les logiciels de gestion du risque fournisseur soutiennent un processus continu impliquant une vigilance et une surveillance permanentes. Le fait de disposer de rapports complets vous aidera à savoir ce qui se passe dans votre réseau. La surveillance continue vous permettra également d'être tenu au courant des changements importants apportés à l'environnement d'un fournisseur dès qu'ils se produisent.
Cela vous permet de surveiller la santé financière du fournisseur, ses plans de continuité des activités, ses contrôles de sécurité et toute publicité négative potentielle. Grâce à ce suivi continu, vous pouvez également mettre à jour l'évaluation des risques des fournisseurs pour voir si leur niveau de risque a changé.
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