Any platform that is cloud-based – including legal case management or matter management – opens new avenues of collaboration, flexibility, innovation and mobility that are much less available when your law firm or corporate legal department is operating with traditional on-premises software and systems. PaaS is a specific computing model that exists within the broader realm of cloud technology. Unlike other cloud-based products, PaaS technologies are built directly on a cloud platform (like Salesforce, IBM, Oracle or Microsoft) that is hosted by the PaaS provider. This means users simply access the tools over the internet while they remain on the provider’s own infrastructure. This offers a greater depth of service than other cloud technologies, because the vendor is providing everything you need to run your firm all in one place. Cloud technology has long been known for offering users increased agility, along with the ability to innovate faster and compete better. That is far from the end of the story, however. Utilizing cloud technology, and PaaS in particular, for legal case management offers many important benefits that are difficult to realize using on-premises software.
- Mehr Sicherheit.Trotz unbegründeter Bedenken einiger Nutzer, dass Cloud-Technologien ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen, ist die Cloud sicher – wahrscheinlich sogar sicherer als die lokalen Systeme Ihres Unternehmens. Wenn Sie in der Cloud arbeiten, nutzen Sie das Rechenzentrum eines anderen Anbieters und nicht Ihr eigenes. Warum ist das von Vorteil? PaaS-Anbieter können Milliarden von Dollar in die Sicherheit ihrer Rechenzentren investieren, während Anwaltskanzleien nur über begrenzte Mittel für diesen Zweck verfügen. Durch die Nutzung ihrer Rechenzentren erhalten Sie eine sicherere Umgebung für den Betrieb Ihrer Anwendungen, ohne dass Ihnen dafür Kosten entstehen.
- Verbesserte Compliance.Wenn Sie in einer PaaS-Umgebung arbeiten, können Sie Ihre internen Governance- und Datensicherheitsrichtlinien besser auf bestimmte Technologien abstimmen und umsetzen. Große PaaS-Anbieter haben bereits einen Großteil der in der Branche erforderlichen technischen und politischen Zertifizierungen erhalten, sodass Ihr Unternehmen nicht viel Zeit und Geld aufwenden muss, um Ihre Sicherheitsziele zu erreichen.
- Keine Veralterung.Die Cloud bietet automatische Upgrades, die Ihre Anpassungen nicht beeinträchtigen, sodass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und die aktuellste Version Ihrer gesamten Software verwenden, anstatt wie viele Unternehmen mit lokaler Software bei Upgrades ins Hintertreffen zu geraten. Im Zuge der technologischen Entwicklung werden bestimmte Technologien unweigerlich an Beliebtheit verlieren oder als Sicherheitsrisiken identifiziert werden. Diese Entwicklungen werden in der Regel in neuen Softwareversionen berücksichtigt. Wenn sich Ihre Plattformen in der Cloud befinden, haben Sie stets Zugriff auf die neuesten Funktionen.
- Bei einer herkömmlichen lokalen Software für die Verwaltung von Rechtsfällen sind Sie auf einen einzigen Anbieter angewiesen, der Ihnen die für diese spezielle Software erforderlichen Funktionen bereitstellt. Sie können zwar eine Erweiterung anfordern, stehen dann jedoch auf einer Liste mit allen anderen Kunden des Anbieters und müssen auf eine Antwort warten. Bei der PaaS-Technologie sind integrierte Entwicklungstools Teil der Plattform, sodass alle von Ihnen vorgenommenen Erweiterungen unabhängig von Release-Upgrades sind. Sie haben die Möglichkeit, die von Ihnen benötigten Funktionen zu erstellen, ohne von Ihren Anbietern abhängig zu sein.
- Wie man so schön sagt: Dafür gibt es eine App. Eine Cloud-Plattform verfügt über einen App Store, über den Sie Zugriff auf viele zertifizierte Anwendungen von Drittanbietern haben, die sich leicht integrieren lassen und Ihnen zusätzliche Funktionen bieten. Diese Apps sind bereits konform, getestet und auf der Plattform verfügbar, was die Integrationskosten erheblich reduziert und Ihnen die Funktionen bietet, die Sie für Ihren Geschäftsbetrieb benötigen. Bei lokaler Software würden Sie verschiedene Produkte in unterschiedlichen Umgebungen einsetzen, was Sie dazu zwingen würde, viel Zeit damit zu verbringen, mehrere Anbieter zu kontaktieren und eine Reihe von Produkten zu kaufen, die Sie in Ihr System integrieren müssen, um die von Ihnen benötigten Geschäftslösungen zu entwickeln.
- Clientseitige Integration.Die Kommunikation mit Mandanten ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit in einer Anwaltskanzlei. Daher sollten Sie sicherstellen, dass sich Ihre Software problemlos in die Tools integrieren lässt, die Ihre Mandanten verwenden. Unabhängig davon, ob Sie mit Gmail, Outlook, Word, Excel, lokalen Kalendern oder einem anderen Programm arbeiten, muss die Integration in persönliche Produktivitäts-Tools nahtlos funktionieren, damit Ihre Vertretung produktiv sein kann. Dies zu realisieren, ist in der Regel ein großes Projekt für interne IT-Teams. Mit PaaS gibt es jedoch viele Integrationsoptionen als Teil der unterstützten Umgebung.
- Über die reine Kommunikation mit Ihren Kunden hinaus müssen Sie wahrscheinlich regelmäßig Daten und Dokumente mit ihnen austauschen. Eine der einfachsten und sichersten Möglichkeiten dafür sind Kundenservice-Portale, die in PaaS-Umgebungen bereits integriert sind. Plattformen für das Rechtsfallmanagement wie CaseCloud basieren auf der Idee, dass Kunden, Partner und andere Dritte Zugriff auf Daten benötigen. Diese Plattformen wurden mit allen erforderlichen Lizenzen entwickelt, damit alle Parteien auf sichere und authentifizierte Weise mit einem robusten und klar definierten Sicherheitsmodell auf die benötigten Informationen zugreifen können.
- Unübertroffener Zugriff.Der Anwalt von heute ist ein mobiler Anwalt, der jederzeit und überall Zugriff auf Fallakten benötigt. Wenn Ihre Kanzlei in der Cloud arbeitet, haben Sie unbegrenzten, kontrollierbaren Zugriff für alle Ihre Mitarbeiter, Partner und Mandanten – alles, was sie benötigen, ist eine Internetverbindung. Als Bonus bietet das cloudbasierte Fallmanagement auch integrierte Unterstützung für mobile Geräte, was besonders wichtig ist, wenn Sie unterwegs sind.
- Bessere Verfügbarkeit.Der Verlust des Zugriffs auf Daten kann für eine Anwaltskanzlei schwerwiegende Folgen haben. Von großflächigen Naturkatastrophen bis hin zu lokalen Ausfällen – es ist immer möglich, dass Ihr System ausfällt, wenn Sie es am wenigsten erwarten oder am dringendsten benötigen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, dass Sie über Backup-Pläne verfügen, auf die Sie sich verlassen können. PaaS-Anbieter können sich viel mehr Ausgaben für Verfügbarkeitsmaßnahmen leisten als die meisten Anwaltskanzleien. Ihre Plattformen sind hochgradig redundant und verfügen über Funktionen wie Failover-Fähigkeiten und Hot-Backups, die eine deutlich höhere Verfügbarkeit bei Ausfällen gewährleisten.
- Bessere Workflows.In herkömmlichen lokalen Umgebungen benötigen Sie ein separates Tool für das Geschäftsprozessmanagement, das systemübergreifend koordiniert und isolierte Anwendungen integriert, um komfortable Workflows zu erstellen. Im Gegensatz dazu erhalten Sie in PaaS-Umgebungen einen integrierten Workflow-Builder als automatischen Bestandteil der Plattform, sodass Sie Workflows nahtlos über die gesamte Umgebung hinweg koordinieren können, ohne zusätzliche Software zu benötigen.
- Beraterpool.Da es sich um sehr stark genutzte Einrichtungen handelt, verfügen PaaS-Anbieter über einen großen Pool an zertifizierten Beratern, die dynamisch zu Ihrem Projekt hinzugefügt oder daraus entfernt werden können, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, sodass Sie nicht für jedes Projekt ein eigenes IT-Team aufbauen müssen. Greifen Sie einfach auf den großen Pool an Fachleuten zu, um das, was Sie auf der Plattform suchen, zu installieren, aufzubauen und zu konfigurieren. Wenn das Projekt beendet ist, sind auch die Mitarbeiter wieder weg, sodass sich Ihr Unternehmen keine Gedanken darüber machen muss, wie es Mitarbeiter neu zuweisen kann, um die Rentabilität zu erhalten.
- Technologische Skalierbarkeit.Wie der Beraterpool ist auch die Technologie selbst in einer PaaS-Umgebung vollständig skalierbar. Da die meisten Softwareprogramme und Anwendungen auf Abonnementbasis angeboten werden, können Sie je nach Bedarf dynamisch nach oben oder unten skalieren, anstatt große Summen in Software zu investieren, die Sie möglicherweise nie nutzen werden. Einfach ausgedrückt: Mit cloudbasierter Technologie können Sie entsprechend den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen.
Firms and companies that are truly innovative and focused on using cloud or PaaS technology to improve their capabilities are rewarded with the ability to drive down costs, improve client service, mitigate risk and grow practice areas. Download our entire articles on the benefits of cloud-based matter and legal case management now to help your firm achieve these goals.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf advologix.com veröffentlicht. Am 20. November 2024 übernahm Mitratech Advologix, einen führenden Anbieter für juristisches Case Management. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser neues Produktangebot, CaseCloud, und die neuesten Lösungen von Mitratech für das Legal Ops Management zu berücksichtigen.
