Cualquier plataforma basada en la nube, incluyendo gestión de casos legales o gestión de asuntos – abre nuevas vías de colaboración, flexibilidad, innovación y movilidad que son mucho menos accesibles cuando su bufete de abogados o departamento jurídico corporativo opera con software y sistemas tradicionales instalados en sus propias instalaciones. PaaS es un modelo informático específico que existe dentro del ámbito más amplio de la tecnología en la nube. A diferencia de otros productos basados en la nube, las tecnologías PaaS se crean directamente en una plataforma en la nube (como Salesforce, IBM, Oracle o Microsoft) alojada por el proveedor de PaaS. Esto significa que los usuarios simplemente acceden a las herramientas a través de Internet, mientras que estas permanecen en la propia infraestructura del proveedor. Esto ofrece un servicio más completo que otras tecnologías en la nube, ya que el proveedor ofrece todo lo necesario para gestionar su empresa en un solo lugar. La tecnología en la nube es conocida desde hace tiempo por ofrecer a los usuarios una mayor agilidad, junto con la capacidad de innovar más rápidamente y competir mejor. Sin embargo, eso no es todo. El uso de la tecnología en la nube, y de PaaS en particular, para la gestión de casos legales ofrece muchas ventajas importantes que son difíciles de conseguir con el software local.
- Mayor seguridad.A pesar de las preocupaciones infundadas de algunos usuarios de que las tecnologías en la nube presentan mayores amenazas para la seguridad, la nube es segura, probablemente más segura que los sistemas locales de su empresa. Cuando opera en la nube, utiliza el centro de datos de otra persona, en lugar del suyo propio. ¿Por qué es eso bueno? Los proveedores de PaaS disponen de miles de millones de dólares para invertir en la seguridad de sus centros de datos, a diferencia de los limitados fondos que los bufetes de abogados pueden dedicar a este fin. Al utilizar sus centros de datos, usted obtiene un entorno más seguro para ejecutar sus aplicaciones sin incurrir en gastos.
- Mayor cumplimiento normativo.Al operar en un entorno PaaS, podrá mapear e implementar mejor sus políticas internas de gobernanza y seguridad de datos a tecnologías específicas. Los grandes proveedores de PaaS ya han obtenido la mayoría de las certificaciones técnicas y normativas requeridas en el sector, lo que significa que su empresa no tendrá que invertir mucho tiempo y dinero para cumplir sus objetivos de seguridad.
- No obsolescencia.La nube incluye actualizaciones automáticas que no afectan a sus personalizaciones, por lo que siempre estará a la vanguardia y utilizará la versión más reciente de todo su software, en lugar de quedarse atrás en las actualizaciones, como ocurre con muchas empresas que utilizan software local. A medida que la tecnología evoluciona, algunas tecnologías inevitablemente caen en desuso o se identifican como riesgos para la seguridad. Estos avances suelen abordarse en las nuevas versiones de software. Si sus plataformas están en la nube, mantendrá el acceso a las últimas funciones.
- Con un paquete de software tradicional de gestión de casos legales instalado en las instalaciones, usted depende de un único proveedor para obtener la funcionalidad que necesita para ese software en particular. Puede solicitar una mejora, pero quedará en una lista con todos los demás clientes del proveedor y tendrá que esperar una respuesta. Con la tecnología PaaS, las herramientas de desarrollo integradas forman parte de la plataforma, por lo que cualquier mejora que realice es independiente de las actualizaciones de las versiones. Tiene la opción de crear la funcionalidad que necesita sin depender de sus proveedores.
- Como dice el refrán, hay una aplicación para eso. Una plataforma en la nube incluye una tienda de aplicaciones, lo que le da acceso a muchas aplicaciones de terceros certificadas que se integran fácilmente para proporcionarle capacidades adicionales. Estas aplicaciones ya cumplen con los requisitos, se han probado y están en la plataforma, lo que reduce significativamente los costes de integración y añade las capacidades que necesita para gestionar su negocio. Con el software local, tendría diferentes productos funcionando en diferentes entornos, lo que le obligaría a dedicar mucho tiempo a acudir a múltiples proveedores y comprar una serie de productos para integrarlos en su sistema con el fin de desarrollar las soluciones empresariales que necesita.
- Integración del lado del cliente.La comunicación con los clientes es una parte fundamental del trabajo en un bufete de abogados, por lo que es importante asegurarse de que el software se integre fácilmente con las herramientas que utilizan los clientes. Ya sea que se trabaje con Gmail, Outlook, Word, Excel, calendarios locales o cualquier otro programa, la integración con las herramientas de productividad personal debe ser perfecta para que la representación sea productiva. Lograrlo suele ser un proyecto de gran envergadura para los equipos internos de TI. Sin embargo, con PaaS, hay muchas opciones de integración como parte del entorno compatible.
- Más allá de simplemente comunicarse con sus clientes, es probable que necesite compartir datos y documentos con ellos de forma regular. Una de las formas más fáciles y seguras de hacerlo es a través de portales de servicio al cliente, y los entornos PaaS los tienen incorporados. Las plataformas de gestión de casos legales, como CaseCloud, se concibieron basándose en la idea de que los clientes, socios y otros terceros necesitarán acceder a los datos. Estas plataformas se construyeron con todas las licencias necesarias para permitir a todas las partes acceder a la información que necesitan de forma segura y autenticada, con un modelo de seguridad robusto y bien definido.
- Acceso sin igual.El abogado de hoy en día es un abogado móvil, que necesita acceder a los expedientes de los casos en cualquier momento y lugar. Cuando su bufete opera en la nube, dispone de un acceso ilimitado y controlable para todos sus empleados, socios y clientes: lo único que necesitan es una conexión a Internet. Como ventaja adicional, la gestión de casos basada en la nube también incluye compatibilidad integrada con dispositivos móviles, lo cual es fundamental cuando se está fuera de la oficina.
- Mayor disponibilidad.La pérdida de acceso a los datos puede ser muy perjudicial para un bufete de abogados. Desde desastres naturales generalizados hasta cortes localizados, siempre existe la posibilidad de que su sistema se caiga cuando menos lo espera o cuando más lo necesita. Por eso es importante saber que cuenta con planes de respaldo en los que puede confiar. Los proveedores de PaaS pueden permitirse gastar mucho más en medidas de disponibilidad que la mayoría de los bufetes de abogados. Sus plataformas son altamente redundantes, con características como capacidades de conmutación por error y copias de seguridad en caliente que proporcionan una disponibilidad muy superior durante los cortes.
- Mejores flujos de trabajo.En los entornos locales tradicionales, se necesita una herramienta de gestión de procesos empresariales independiente que coordine los distintos sistemas e integre las aplicaciones aisladas para crear flujos de trabajo prácticos. Por el contrario, en los entornos PaaS, se dispone de un generador de flujos de trabajo integrado como parte automática de la plataforma, lo que permite coordinar a la perfección los flujos de trabajo en todo el entorno sin necesidad de software adicional.
- Grupo de consultores.Dado que se trata de instalaciones muy utilizadas, los proveedores de PaaS cuentan con un amplio grupo de consultores certificados en plantilla que pueden incorporarse o retirarse dinámicamente de su proyecto para satisfacer las demandas del momento, lo que elimina la necesidad de crear un equipo de TI para cada proyecto. Solo tiene que acceder a la amplia red de profesionales para instalar, crear y configurar lo que busca en la plataforma. Cuando el proyecto finaliza, el personal también se marcha, por lo que su empresa no tiene que preocuparse por cómo reasignar al personal para mantener la rentabilidad.
- Escalabilidad tecnológica.Al igual que el grupo de consultores, la tecnología en sí misma en un entorno PaaS es totalmente escalable. Dado que la mayoría del software y las aplicaciones se basan en suscripciones, puede ampliar o reducir dinámicamente según sea necesario, en lugar de invertir grandes sumas en software que quizá nunca utilice. En pocas palabras, la tecnología basada en la nube le permite crecer según las necesidades individuales de su empresa.
Las empresas y compañías que son verdaderamente innovadoras y se centran en utilizar la tecnología en la nube o PaaS para mejorar sus capacidades se ven recompensadas con la capacidad de reducir costes, mejorar el servicio al cliente, mitigar riesgos y ampliar sus áreas de práctica. Descargue ahora nuestros artículos completos sobre las ventajas de la gestión de asuntos y casos legales basada en la nube para ayudar a su empresa a alcanzar estos objetivos. Por qué los departamentos jurídicos de las empresas quieren una gestión de asuntos basada en la nube Por qué los bufetes de abogados quieren una gestión de casos basada en la nube
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
