Any platform that is cloud-based – including legal case management or matter management – opens new avenues of collaboration, flexibility, innovation and mobility that are much less available when your law firm or corporate legal department is operating with traditional on-premises software and systems. PaaS is a specific computing model that exists within the broader realm of cloud technology. Unlike other cloud-based products, PaaS technologies are built directly on a cloud platform (like Salesforce, IBM, Oracle or Microsoft) that is hosted by the PaaS provider. This means users simply access the tools over the internet while they remain on the provider’s own infrastructure. This offers a greater depth of service than other cloud technologies, because the vendor is providing everything you need to run your firm all in one place. Cloud technology has long been known for offering users increased agility, along with the ability to innovate faster and compete better. That is far from the end of the story, however. Utilizing cloud technology, and PaaS in particular, for legal case management offers many important benefits that are difficult to realize using on-premises software.
- Mayor seguridad.A pesar de las preocupaciones infundadas de algunos usuarios de que las tecnologías en la nube representan una mayor amenaza para la seguridad, la nube es segura, probablemente más segura que los sistemas locales de su empresa. Cuando opera en la nube, utiliza el centro de datos de otra persona, en lugar del suyo propio. ¿Por qué es eso bueno? Los proveedores de PaaS disponen de miles de millones de dólares para invertir en la seguridad de sus centros de datos, a diferencia de los limitados fondos que los bufetes de abogados pueden dedicar a este fin. Al utilizar sus centros de datos, usted obtiene un entorno más seguro para ejecutar sus aplicaciones sin incurrir en gastos.
- Mayor cumplimiento normativo.Cuando opera en un entorno PaaS, podrá mapear e implementar mejor sus políticas internas de gobernanza y seguridad de datos a tecnologías específicas. Los grandes proveedores de PaaS ya han obtenido la mayoría de las certificaciones técnicas y normativas requeridas en el sector, lo que significa que su empresa no tiene que invertir mucho tiempo y dinero para cumplir sus objetivos de seguridad.
- No obsolescencia.La nube incluye actualizaciones automáticas que no afectan a sus personalizaciones, por lo que siempre estará a la vanguardia y utilizará la versión más reciente de todo su software, en lugar de quedarse atrás en las actualizaciones, como ocurre con muchas empresas que utilizan software local. A medida que la tecnología evoluciona, algunas tecnologías inevitablemente caen en desuso o se identifican como riesgos para la seguridad. Estos avances suelen abordarse en las nuevas versiones del software. Si sus plataformas están en la nube, mantendrá el acceso a las últimas funciones.
- Con un paquete de software tradicional de gestión de casos legales instalado en las instalaciones, usted depende de un único proveedor para obtener la funcionalidad que necesita para ese software en particular. Puede solicitar una mejora, pero quedará en una lista con todos los demás clientes del proveedor y tendrá que esperar una respuesta. Con la tecnología PaaS, las herramientas de desarrollo integradas forman parte de la plataforma, por lo que cualquier mejora que realice es independiente de las actualizaciones de las versiones. Tiene la opción de crear la funcionalidad que necesita sin depender de sus proveedores.
- Como dice el refrán, hay una aplicación para eso. Una plataforma en la nube incluye una tienda de aplicaciones, lo que le da acceso a muchas aplicaciones de terceros certificadas que se integran fácilmente para proporcionarle capacidades adicionales. Estas aplicaciones ya cumplen con los requisitos, se han probado y están en la plataforma, lo que reduce significativamente los costes de integración y añade las capacidades que necesita para gestionar su negocio. Con el software local, tendría diferentes productos funcionando en diferentes entornos, lo que le obligaría a dedicar mucho tiempo a acudir a múltiples proveedores y comprar una serie de productos para integrarlos en su sistema con el fin de desarrollar las soluciones empresariales que necesita.
- Integración del lado del cliente.La comunicación con los clientes es una parte fundamental del trabajo en un bufete de abogados, por lo que es importante asegurarse de que el software se integre fácilmente con las herramientas que utilizan los clientes. Ya sea que se trabaje con Gmail, Outlook, Word, Excel, calendarios locales o cualquier otro programa, la integración con las herramientas de productividad personal debe ser perfecta para que la representación sea productiva. Lograrlo suele ser un proyecto de gran envergadura para los equipos internos de TI. Sin embargo, con PaaS, hay muchas opciones de integración como parte del entorno compatible.
- Más allá de simplemente comunicarse con sus clientes, es probable que necesite compartir datos y documentos con ellos de forma regular. Una de las formas más fáciles y seguras de hacerlo es a través de portales de servicio al cliente, y los entornos PaaS los tienen incorporados. Las plataformas de gestión de casos legales, como CaseCloud, se concibieron basándose en la idea de que los clientes, socios y otros terceros necesitarán acceder a los datos. Estas plataformas se construyeron con todas las licencias necesarias para permitir a todas las partes acceder a la información que necesitan de forma segura y autenticada, con un modelo de seguridad robusto y bien definido.
- Acceso sin igual.El abogado de hoy en día es un abogado móvil, que necesita acceder a los expedientes de los casos en cualquier momento y lugar. Cuando su bufete opera en la nube, dispone de un acceso ilimitado y controlable para todos sus empleados, socios y clientes: lo único que necesitan es una conexión a Internet. Como ventaja adicional, la gestión de casos basada en la nube también incluye compatibilidad integrada con dispositivos móviles, lo cual es fundamental cuando se está fuera de la oficina.
- Mayor disponibilidad.La pérdida de acceso a los datos puede ser muy perjudicial para un bufete de abogados. Desde desastres naturales generalizados hasta cortes localizados, siempre existe la posibilidad de que su sistema se caiga cuando menos lo espera o cuando más lo necesita. Por eso es importante saber que cuenta con planes de respaldo en los que puede confiar. Los proveedores de PaaS pueden permitirse gastar mucho más en medidas de disponibilidad que la mayoría de los bufetes de abogados. Sus plataformas son altamente redundantes, con características como capacidades de conmutación por error y copias de seguridad en caliente que proporcionan una disponibilidad muy superior durante los cortes.
- Mejores flujos de trabajo.En los entornos locales tradicionales, se necesita una herramienta de gestión de procesos empresariales independiente que coordine los distintos sistemas e integre las aplicaciones aisladas para crear flujos de trabajo prácticos. Por el contrario, en los entornos PaaS, se dispone de un generador de flujos de trabajo integrado como parte automática de la plataforma, lo que permite coordinar a la perfección los flujos de trabajo en todo el entorno sin necesidad de software adicional.
- Grupo de consultores.Dado que se trata de instalaciones muy utilizadas, los proveedores de PaaS cuentan con un amplio grupo de consultores certificados en plantilla que pueden incorporarse o retirarse dinámicamente de su proyecto para satisfacer las demandas del momento, lo que elimina la necesidad de crear un equipo de TI para cada proyecto. Solo tiene que acceder a la amplia red de profesionales para instalar, crear y configurar lo que busca en la plataforma. Cuando el proyecto finaliza, el personal también se marcha, por lo que su empresa no tiene que preocuparse por cómo reasignar al personal para mantener la rentabilidad.
- Escalabilidad tecnológica.Al igual que el grupo de consultores, la tecnología en sí misma en un entorno PaaS es totalmente escalable. Dado que la mayoría del software y las aplicaciones se basan en suscripciones, puede ampliar o reducir dinámicamente según sea necesario, en lugar de invertir grandes sumas en software que quizá nunca utilice. En pocas palabras, la tecnología basada en la nube le permite crecer según las necesidades individuales de su empresa.
Firms and companies that are truly innovative and focused on using cloud or PaaS technology to improve their capabilities are rewarded with the ability to drive down costs, improve client service, mitigate risk and grow practice areas. Download our entire articles on the benefits of cloud-based matter and legal case management now to help your firm achieve these goals.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
