Any platform that is cloud-based – including legal case management or matter management – opens new avenues of collaboration, flexibility, innovation and mobility that are much less available when your law firm or corporate legal department is operating with traditional on-premises software and systems. PaaS is a specific computing model that exists within the broader realm of cloud technology. Unlike other cloud-based products, PaaS technologies are built directly on a cloud platform (like Salesforce, IBM, Oracle or Microsoft) that is hosted by the PaaS provider. This means users simply access the tools over the internet while they remain on the provider’s own infrastructure. This offers a greater depth of service than other cloud technologies, because the vendor is providing everything you need to run your firm all in one place. Cloud technology has long been known for offering users increased agility, along with the ability to innovate faster and compete better. That is far from the end of the story, however. Utilizing cloud technology, and PaaS in particular, for legal case management offers many important benefits that are difficult to realize using on-premises software.
- Une plus grande sécurité. Malgré les inquiétudes non fondées de certains utilisateurs qui pensent que les technologies en nuage présentent des menaces accrues pour la sécurité, le nuage est sûr - probablement plus sûr que les systèmes sur site de votre entreprise. Lorsque vous travaillez dans le nuage, vous utilisez le centre de données de quelqu'un d'autre, plutôt que le vôtre. Pourquoi est-ce une bonne chose ? Les fournisseurs de PaaS disposent de milliards de dollars pour assurer la sécurité de leurs centres de données, contrairement aux fonds limités que les cabinets d'avocats peuvent consacrer à cette fin. En utilisant leurs centres de données, vous bénéficiez d'un environnement plus sûr pour l'exécution de vos applications, sans en supporter le coût.
- Conformité accrue. Lorsque vous travaillez dans un environnement PaaS, vous êtes en mesure de mieux définir et mettre en œuvre votre gouvernance interne et vos politiques de sécurité des données pour des technologies spécifiques. Les grands fournisseurs de PaaS ont déjà obtenu la majorité des certifications techniques et politiques requises dans l'industrie, ce qui signifie que votre entreprise n'a pas besoin de dépenser beaucoup de temps et d'argent pour atteindre ses objectifs de sécurité.
- Non-obsolescence. L'informatique dématérialisée s'accompagne de mises à jour automatiques qui n'ont pas d'incidence sur vos personnalisations. Vous serez donc toujours à la pointe de la technologie et utiliserez la version la plus récente de tous vos logiciels, au lieu de prendre du retard sur les mises à jour, comme c'est le cas pour de nombreuses entreprises avec des logiciels sur site. Au fur et à mesure que la technologie évolue, certaines technologies tombent inévitablement en désuétude ou sont identifiées comme présentant des risques pour la sécurité. Ces évolutions sont généralement prises en compte dans les nouvelles versions des logiciels. Si vos plateformes sont dans le nuage, vous avez toujours accès aux capacités les plus récentes.
- Avec un logiciel traditionnel de gestion des dossiers juridiques sur site, vous dépendez d'un seul fournisseur pour obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour ce logiciel particulier. Vous pouvez demander une amélioration, mais vous serez sur une liste avec tous les autres clients du fournisseur et devrez attendre une réponse. Avec la technologie PaaS, les outils de développement intégrés font partie de la plateforme, de sorte que les améliorations que vous apportez sont indépendantes des mises à jour de la version. Vous avez la possibilité de créer les fonctionnalités dont vous avez besoin sans dépendre de vos fournisseurs.
- Comme le dit l'adage, il y a une application pour cela. Une plateforme en nuage s'accompagne d'un magasin d'applications qui vous donne accès à de nombreuses applications tierces certifiées qui s'intègrent facilement pour vous offrir des capacités supplémentaires. Ces applications sont déjà conformes, testées et présentes sur la plateforme, ce qui réduit considérablement les coûts d'intégration et ajoute les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Avec un logiciel sur site, vous auriez différents produits fonctionnant dans différents environnements, ce qui vous obligerait à passer beaucoup de temps à vous adresser à plusieurs fournisseurs et à acheter une série de produits à intégrer dans votre système afin de développer les solutions d'entreprise dont vous avez besoin.
- Intégration côté client. La communication avec les clients est un élément essentiel du travail dans un cabinet d'avocats. Vous devez donc vous assurer que votre logiciel s'intègre facilement aux outils utilisés par vos clients. Que vous travailliez avec Gmail, Outlook, Word, Excel, des calendriers locaux ou un autre programme, l'intégration avec les outils de productivité personnels doit être transparente pour que votre représentation soit productive. La réalisation de cette intégration est généralement un projet de grande envergure pour les équipes informatiques internes. Avec PaaS, cependant, il existe de nombreuses options d'intégration dans le cadre de l'environnement pris en charge.
- Au-delà de la simple communication avec vos clients, vous devrez probablement partager régulièrement des données et des documents avec eux. L'un des moyens les plus simples et les plus sûrs d'y parvenir est d'utiliser des portails de service client, et les environnements PaaS les intègrent. Les plateformes de gestion des dossiers juridiques telles que CaseCloud ont été conçues en partant de l'idée que les clients, les partenaires et d'autres tiers auront besoin d'accéder aux données. Ces plateformes ont été conçues avec toutes les licences nécessaires pour permettre à toutes les parties d'accéder aux informations dont elles ont besoin de manière sécurisée et authentifiée avec un modèle de sécurité solide et bien défini.
- Un accès inégalé. L'avocat d'aujourd'hui est un avocat mobile, qui a besoin d'accéder à ses dossiers n'importe où et n'importe quand. Lorsque votre cabinet fonctionne sur le cloud, vous disposez d'un accès illimité et contrôlable pour tous vos employés, partenaires et clients - tout ce dont ils ont besoin, c'est d'une connexion Internet. En outre, la gestion des dossiers dans le nuage s'accompagne d'une prise en charge intégrée des appareils mobiles, ce qui est essentiel lorsque vous êtes en déplacement.
- Une meilleure disponibilité. La perte d'accès aux données peut être très préjudiciable pour un cabinet d'avocats. Qu'il s'agisse de catastrophes naturelles de grande ampleur ou de pannes localisées, il est toujours possible que votre système tombe en panne au moment où vous vous y attendez le moins ou au moment où vous en avez le plus besoin. C'est pourquoi il est important de disposer de plans de sauvegarde sur lesquels vous pouvez compter. Les fournisseurs de PaaS peuvent se permettre de dépenser beaucoup plus pour les mesures de disponibilité que la plupart des cabinets d'avocats. Leurs plateformes sont hautement redondantes, avec des fonctionnalités telles que les capacités de basculement et les sauvegardes à chaud qui offrent une disponibilité accrue en cas de panne.
- De meilleurs flux de travail. Dans les environnements traditionnels sur site, vous avez besoin d'un outil de gestion des processus métier distinct qui orchestre les systèmes et intègre les applications cloisonnées afin de créer des flux de travail pratiques. En revanche, dans les environnements PaaS, un générateur de flux de travail intégré fait automatiquement partie de la plateforme, ce qui vous permet d'orchestrer les flux de travail de manière transparente dans l'environnement sans avoir besoin d'un logiciel supplémentaire.
- Pool de consultants. Parce qu'il s'agit d'installations très utilisées, les fournisseurs de PaaS disposent d'un vaste pool de consultants certifiés qui peuvent être dynamiquement ajoutés ou retirés de votre projet pour répondre aux exigences du moment, ce qui élimine la nécessité de constituer une équipe informatique pour chaque projet. Il suffit d'accéder à la vaste réserve de professionnels pour installer, construire et configurer ce que vous recherchez sur la plate-forme. Lorsque le projet est terminé, le personnel disparaît également, de sorte que votre entreprise n'a pas à s'inquiéter de la manière de réaffecter le personnel pour maintenir la rentabilité.
- Évolutivité de la technologie. Tout comme le pool de consultants, la technologie elle-même dans un environnement PaaS est entièrement évolutive. La plupart des logiciels et des applications étant basés sur des abonnements, vous pouvez augmenter ou réduire vos capacités de manière dynamique en fonction de vos besoins, plutôt que d'investir des sommes importantes dans des logiciels que vous n'utiliserez peut-être jamais. En d'autres termes, la technologie basée sur le cloud computing vous permet de vous développer en fonction des besoins individuels de votre entreprise.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur advologix.com. Le 20 novembre 2024, Mitratech a fait l'acquisition d'Advologix, un fournisseur de premier plan dans le domaine de la gestion des dossiers juridiques. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter notre nouvelle offre de produits, CaseCloud, et les dernières solutions de Mitratech pour la gestion des opérations juridiques.
