Die Kosten von Betrug im Personalwesen und wie man ihn stoppen kann

Da Unternehmen weiterhin in ihre Personalabteilungen investieren, bleibt die Gefahr von Betrug ein großes Problem. Mit dem Aufkommen der digitalen Technologie und dem verstärkten Zugang zu sensiblen Informationen ist Betrug im Personalwesen immer häufiger geworden. Unternehmen sollten sich vor Betrügern und Datendiebstahl in Acht nehmen, vor allem in der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung und den Mitarbeiterinformationssystemen.

Die Kosten solcher betrügerischen Handlungen können für Unternehmen und Arbeitnehmer - große und kleine Unternehmen gleichermaßen - astronomisch sein.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die verschiedenen Formen des Personalbetrugs ein und stellen Ihnen einige Maßnahmen vor, die Sie ergreifen können, um ihn in Ihrem Unternehmen zu verhindern. Schnallen Sie sich also an und lernen Sie, wie Sie sich vor einem der kostspieligsten Verbrechen in der heutigen Geschäftswelt schützen können!

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Was ist Betrug im Personalwesen?

Betrug im Personalwesen kann viele Formen annehmen, aber in der Regel handelt es sich um eine Person, die sich falsch ausgibt, um Zugang zu vertraulichen Informationen oder finanziellen Ressourcen zu erhalten. Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise eine falsche Identität vorgeben, um sich für eine Stelle zu bewerben, oder ein externer Auftragnehmer könnte gefälschte Dokumente einreichen, um dem Unternehmen Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, die er nie erbracht hat.

Betrug, egal in welcher Form, ist für Unternehmen immer kostspielig und kann die Sicherheit ihrer Mitarbeiter gefährden. Deshalb ist es so wichtig, strenge Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung zu ergreifen, z. B. Hintergrundüberprüfungen und Verifizierungsverfahren. Wenn Sie diese Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, können Sie Ihr Unternehmen vor den kostspieligen Folgen schützen.

Ihre Personalverantwortlichen und alle, die mit Personaldaten arbeiten, müssen über alle Betrugstrends bei Mitarbeitern, Betrugspräventionstaktiken und bewährte Verfahren informiert sein. Auch andere sollten über potenzielle Betrugsfälle Bescheid wissen, z. B. der Kundendienst, der Vertrieb, das Marketing und alle Mitarbeiter der Führungsebene. Es kann schwierig sein, Betrug am Arbeitsplatz zu erkennen, aber wenn alle Mitarbeiter wachsam sind und nach Anzeichen von Betrug Ausschau halten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ihn erkennen.

Identifizierung und Verhinderung von Betrug im Personalwesen

Diese Art von Betrug kann viele Formen annehmen, von Unterschlagung und Diebstahl von Unternehmensgeldern bis hin zu Bestechung und Schmiergeldern. Zu den häufigsten Formen gehören Lohnabrechnungsbetrug, Arbeitsessen, Betrug bei der Entschädigung von Arbeitnehmern und Betrug bei der Bearbeitung von Arbeitslosenanträgen. Es kann sich auch um den Missbrauch von Unternehmensressourcen handeln, z. B. die Nutzung von Firmencomputern zum persönlichen Vorteil oder die Ausnutzung von Unternehmensvorteilen zum eigenen Vorteil. Unabhängig von seiner Form ist Personalbetrug ein ernstes Problem, das Unternehmen jedes Jahr Millionen von Dollar kosten kann.

Schritte zur Verhinderung von Betrug

Es gibt mehrere Schritte, die Unternehmen unternehmen können:

Zunächst sollten sie klare Richtlinien und Verfahren für akzeptables Verhalten und die Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Richtlinien entwickeln. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter in diesen Richtlinien geschult werden - sorgen Sie für eine gerechte Anwendung der Standards, indem Sie diese Schulung in Ihr Einführungsmaterial aufnehmen. Erläutern Sie unbedingt, welche disziplinarischen Maßnahmen bei Verstößen gegen Ihre Betrugsrichtlinien verhängt werden können.

Zweitens sollten sie alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten, die Zugang zu Unternehmensressourcen haben, regelmäßig auf ihren Hintergrund überprüfen. Unternehmenseigentümer, Personalverantwortliche und sogar Manager sollten ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, bevor sie jemanden einstellen und ihm Zugang zu Dingen wie Gehaltsabrechnungsdaten oder Mitarbeiterdaten gewähren. Eine Untersuchung Ihrer neuen Mitarbeiter nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, kann Unternehmen aber viel Kopfzerbrechen ersparen. Betrüger sind gerissen, clever und schrecken vor nichts zurück, um zu bekommen, was sie wollen.

Drittens sollten sie eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit schaffen, indem sie ihre Mitarbeiter ermutigen, vermutetes Fehlverhalten zu melden, und klare Kanäle schaffen. Bei Trakstar ist es Teil unserer SOC-2-Typ-2-Zertifizierung, dass alle unsere Mitarbeiter wissen, wie, wann, wo und warum sie potenzielle Betrüger, Datenlecks oder alles, was sich falsch anfühlt, melden müssen. Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter als Ihre Frontlinie gegen Betrüger - sie können an vielen Orten sein, an denen Sie nicht sein können.

Mit diesen Maßnahmen können Unternehmen das Betrugsrisiko im Personalwesen erheblich verringern und ihre Gewinne schützen.

Anzeichen für Betrug am Arbeitsplatz

Betrug am Arbeitsplatz kann viele Formen annehmen, aber einige häufige Anzeichen können darauf hinweisen, dass etwas nicht stimmt. Selbst wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie eine Untersuchung einleiten, wenn Sie den Verdacht haben, dass etwas im Gange ist - das Risiko ist zu groß, um es zu ignorieren. Personalverantwortliche sollten eine der ersten Anlaufstellen sein, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie betrügerische Aktivitäten bemerken, aber sie müssen nicht die einzige Anlaufstelle sein.

Häufige Anzeichen

Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter eines der folgenden Anzeichen bemerken, ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um weiteren Schaden zu verhindern:

Ungeklärte oder unerwartete Änderungen in Finanzunterlagen oder Spesenabrechnungen von Mitarbeitern. Manchmal bemerken Arbeitgeber eine Budgetüberschreitung, was ein Fehler ist. Manchmal handelt es sich um Diebstahl.
Mitarbeiter, die ungewöhnlich hohe Provisionen, Prämien oder andere Vergütungen erhalten, die nicht zu ihrer Tätigkeit zu passen scheinen. Fälle von Lohnfortzahlungsbetrug beginnen meist auf diese Weise.
Plötzliche Änderungen von Lieferantenverträgen oder Lieferanten ohne klare Erklärung. Dies kann sich auf direkte Einzahlungen, Spesenabrechnungen, Datenschutzerklärungen und vieles mehr beziehen.
Mitarbeiter, die die Kreditkarten des Unternehmens für persönliche Ausgaben verwenden oder im Namen des Unternehmens persönliche Einkäufe tätigen, ohne eine Erstattung zu erhalten. Oft erstellen sie keine Spesenabrechnungen oder sie missbrauchen die Sozialleistungen, um sich auf betrügerische Weise Vorteile zu verschaffen.
Ungewöhnliche Aktivitäten in der Lohn- oder Buchhaltungsabteilung, z. B. große Überweisungen oder Schecks, die an fiktive Lieferanten ausgestellt werden. Dabei könnte es sich um einen Fehler oder um betrügerisches Verhalten von Mitarbeitern handeln.
Mitarbeiter, die sich weigern, Urlaubstage zu nehmen, oder die alle ihre Krankheitstage innerhalb eines kurzen Zeitraums verbrauchen (dies kann ein Zeichen dafür sein, dass sie Angst haben, sich freizunehmen, weil sie nicht wollen, dass jemand erfährt, was sie tun). Dies kann auch als "Geistermitarbeiter" bezeichnet werden.
Veränderungen im Verhalten der Mitarbeiter, z. B. wenn sie plötzlich sehr verschwiegen sind oder übermäßig großzügig mit Geschenken und Gefälligkeiten umgehen. Dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, oder es könnte sich um Betrug handeln.

Wie man die Mitarbeiter über die Kosten aufklärt

Betrug im Personalwesen ist ein ernstes und kostspieliges Problem. Nach Angaben der Society for Human Resource Management kostet Betrug Unternehmen jährlich schätzungsweise 20 Milliarden Dollar. Es reicht nicht aus, Gehaltsabrechnungsbetrug zu verhindern. Personalverantwortliche müssen die Betrugsprävention zum Bestandteil der laufenden Aus- und Weiterbildung aller Mitarbeiter machen. Es kann sogar von Vorteil sein, wenn ein zertifizierter Betrugsprüfer bei der Erstellung von Schulungsmaterialien hilft. Zeichnen Sie ein Webinar oder einen Vortrag auf, den sie halten, und arbeiten Sie ihn in eine Lektion ein!

Eine der besten Möglichkeiten, Betrug vorzubeugen, besteht darin, die Mitarbeiter über die Kosten und die möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen aufzuklären. Die Mitarbeiter sollten für die verschiedenen Arten von Betrug sensibilisiert werden, wie z. B. Gehaltsabrechnungsbetrug, Manipulation der Stechuhr und falsche Spesenabrechnungen. Sie sollten auch lernen, Anzeichen zu erkennen und verdächtiges Verhalten zu melden. Selbst wenn sie etwas bemerken, was sie nicht tun sollten, wie z. B. den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, sollten sie wissen, dass es sicher ist, dies zu melden, ohne disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Machen Sie ihnen jedoch klar, dass sie mit den Konsequenzen rechnen müssen, wenn sie auf Lohnunterlagen zugreifen und dies später herausgefunden wird.

Unternehmen können ihre Mitarbeiter auf verschiedene Weise über die Kosten von Betrug aufklären, z. B. durch Schulungen, E-Learning-Kurse oder gedruckte Materialien. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Material verstehen und wissen, wie sie es bei ihrer Arbeit anwenden können. Regelmäßige Erinnerungen an die Betrugsprävention können ebenfalls dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter mit diesem Thema befassen. Sie sollten von den Personalleitern oder dem Führungsteam kommen, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie die Sache ernst nehmen müssen.

Schritte zur Verbesserung und Aufrechterhaltung einer Kultur der Betrugsbekämpfung

Definieren Sie, was eine Kultur der Betrugsbekämpfung für Ihr Unternehmen bedeutet, und entwickeln Sie Richtlinien und Verfahren, die diese Definition widerspiegeln.
Vermitteln Sie allen Mitarbeitern die Bedeutung einer Kultur der Betrugsbekämpfung und sorgen Sie dafür, dass sie ihre Rolle bei der Schaffung und Aufrechterhaltung einer solchen Kultur verstehen.
Förderung ethischer Werte in der gesamten Organisation und Schaffung von Möglichkeiten für die Mitarbeiter, mutmaßliche Betrugsfälle ohne Angst vor Repressalien zu melden.
Durchführung regelmäßiger Schulungen zur Sensibilisierung und Prävention von Betrug für alle Mitarbeiter, wobei der Schwerpunkt auf der Erkennung von Warnsignalen und Meldeverfahren liegt.
Einführung von Systemen und Kontrollen zur Aufdeckung und Verhinderung von Betrug, z. B. Zuverlässigkeitsüberprüfungen bei Neueinstellungen, regelmäßige Prüfung von Spesenabrechnungen und Überprüfung von Verkäuferverträgen.
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich zu melden, wenn sie den Verdacht haben, dass etwas nicht in Ordnung ist, und schaffen Sie ein Umfeld, in dem Fragen willkommen sind, ohne dass sie Vergeltungsmaßnahmen befürchten müssen.
Halten Sie sich über Betrugstrends auf dem Laufenden und geben Sie diese Informationen an Ihre Mitarbeiter weiter, damit diese auf mögliche Bedrohungen achten können.
Ergreifen Sie sofortige und entschlossene Maßnahmen, einschließlich gründlicher Untersuchungen, angemessener Disziplinarmaßnahmen und der Wiederbeschaffung gestohlener Gelder.

Bereit für ein besseres Talentmanagement?

Die Kosten von Betrug in Personalabteilungen können verheerend sein, und die Auswirkungen sind lang anhaltend. Indem Sie strenge Prozesse und Verfahren in Ihrem Unternehmen einführen und auf Anzeichen für betrügerische Aktivitäten achten, können Sie Ihr Unternehmen davor schützen, Opfer dieses kostspieligen Verbrechens zu werden.

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.

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