El coste de estas actividades fraudulentas puede ser astronómico para las empresas y los empleados, tanto grandes como pequeñas.
En esta entrada del blog, exploraremos las diversas formas de fraude de RR.HH. que existen y proporcionaremos algunas medidas prácticas que puede tomar para evitar que se produzca en su organización. Así que abróchate el cinturón y aprende a protegerte de uno de los delitos más costosos en los negocios de hoy en día.
¿Qué es el fraude en RRHH?
El fraude en RR.HH. puede adoptar muchas formas, pero normalmente implica que alguien falsee su identidad para acceder a información confidencial o a recursos financieros. Por ejemplo, un empleado puede crear una identidad falsa para solicitar un puesto de trabajo, o un contratista externo puede presentar documentos falsos para facturar a la empresa servicios que nunca prestó.
Independientemente de la forma que adopte, el fraude siempre es costoso para las empresas y puede poner en peligro la seguridad de sus empleados. Por eso es tan importante contar con medidas antifraude sólidas, como la comprobación de antecedentes y los procesos de verificación. Tomando estas precauciones, puede ayudar a proteger su empresa de las costosas consecuencias.
Sus profesionales de Recursos Humanos y cualquier persona que trabaje con datos de Recursos Humanos deben estar informados de todas las tendencias de fraude de los empleados, las tácticas de prevención del fraude y las mejores prácticas. Los demás también deben estar al tanto de los posibles fraudes, incluidos los empleados de atención al cliente, ventas, marketing y todos los directivos. El fraude en el lugar de trabajo puede ser difícil de detectar, pero cuando todos los empleados están atentos y buscan indicios de fraude, hay más probabilidades de detectarlo.
Detección y prevención del fraude en RRHH
Este tipo de fraude puede adoptar muchas formas, desde la malversación y el robo de fondos de la empresa hasta el soborno y las comisiones ilegales. Algunos de los tipos más comunes son el fraude en las nóminas, los alimentos en el trabajo, el fraude en la indemnización de los trabajadores y el fraude en las reclamaciones de desempleo. También puede implicar el uso indebido de recursos de la empresa, como el uso de ordenadores de la empresa en beneficio propio o el aprovechamiento de ventajas de la empresa en beneficio propio. Sea cual sea su forma, el fraude en RRHH es un problema grave que puede costar a las empresas millones de dólares cada año.
Pasos para prevenir el fraude
Las empresas pueden tomar varias medidas:
En primer lugar, deben desarrollar políticas y procedimientos claros sobre el comportamiento aceptable y las consecuencias de infringir esas políticas. Asegúrese de que todos sus empleados reciben formación sobre estas políticas; garantice la aplicación equitativa de las normas incluyendo esta formación en los materiales de incorporación. Asegúrese de explicar cuáles podrían ser las medidas disciplinarias en caso de infracción de sus políticas contra el fraude.
En segundo lugar, deben comprobar periódicamente los antecedentes de todos los empleados, contratistas y proveedores con acceso a los recursos de la empresa. Los propietarios de las empresas, los profesionales de Recursos Humanos e incluso los directivos deben actuar con la diligencia debida antes de contratar a alguien, dándoles acceso a cosas como los datos de las nóminas o los datos de los empleados. Investigar a los recién contratados lleva poco tiempo, pero puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza a los empresarios. Los estafadores son astutos, inteligentes y no se detienen ante nada para conseguir lo que quieren.
En tercer lugar, deben crear una cultura de transparencia y responsabilidad animando a los empleados a denunciar cualquier sospecha de irregularidad y estableciendo canales claros. En Trakstar, parte de nuestra certificación SOC-2 Tipo 2 establece que todos nuestros empleados saben cómo, cuándo, dónde y por qué tienen que denunciar a posibles estafadores, fugas de datos o cualquier cosa que les parezca mal. Piense en sus empleados como su primera línea contra los defraudadores: pueden estar en muchos lugares en los que usted no puede estar.
Tomando estas medidas, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de fraude en RRHH y proteger su cuenta de resultados.
Señales de fraude en el lugar de trabajo
El fraude en el lugar de trabajo puede adoptar muchas formas, pero algunos signos comunes pueden indicar que algo no va del todo bien. Incluso si no está seguro, realizar una investigación puede ser una buena idea si cree que está ocurriendo algo: el riesgo es demasiado importante como para ignorarlo. Los responsables de RR.HH. deben ser uno de los primeros lugares a los que acudan los empleados cuando detecten una actividad fraudulenta, pero no tienen por qué ser el único lugar.
Signos comunes
Si usted o alguno de sus empleados detecta alguna de las siguientes señales, es importante que actúe para evitar más pérdidas:
- Cambios inexplicables o inesperados en los registros financieros o en los informes de gastos de los empleados. A veces, los empresarios se dan cuenta de que algo se sale del presupuesto, lo cual es un error. A veces, se trata de un robo.
- Empleados que reciben comisiones o primas inusualmente elevadas u otras compensaciones que no parecen corresponderse con la descripción de su puesto. Los casos de fraude en las nóminas suelen empezar así.
- Cambios repentinos en los contratos de los vendedores o proveedores sin una explicación clara. Puede tratarse de algo relacionado con el depósito directo, los informes de gastos, una declaración de privacidad, etc.
- Empleados que utilizan tarjetas de crédito de la empresa para gastos personales, o que hacen compras personales en nombre de la empresa sin que se les reembolse el dinero. A menudo, no hacen un informe de gastos o hacen un uso indebido de las prestaciones de los empleados para beneficiarse de forma fraudulenta.
- Actividad inusual en el departamento de nóminas o contabilidad, como grandes transferencias bancarias o cheques emitidos a proveedores ficticios. Puede tratarse de un error o de un comportamiento fraudulento de los empleados.
- Empleados que se niegan a coger vacaciones o que agotan todos sus días de baja por enfermedad en un breve periodo de tiempo (esto puede ser señal de que tienen miedo de ausentarse del trabajo porque no quieren que nadie descubra lo que están haciendo). A esto también se le puede llamar "empleado fantasma".
- Cambios en el comportamiento del empleado, como volverse de repente muy reservado o excesivamente generoso con regalos y favores. Esto podría ser una señal de que se van o podría tratarse de un fraude laboral.
Cómo informar a los empleados sobre los costes
El fraude en recursos humanos es un problema grave y costoso. Según la Society for Human Resource Management, el fraude cuesta a las organizaciones unos 20.000 millones de dólares al año. No basta con prevenir el fraude en las nóminas. Los profesionales de RRHH tienen que hacer que la prevención del fraude forme parte de la educación y formación continuas de todos los empleados. Incluso puede resultar beneficioso contar con la ayuda de un examinador de fraude certificado para elaborar los materiales de formación. Grabe un seminario web o un discurso suyo e incorpórelo a una lección.
Una de las mejores formas de prevenir el fraude es educar a los empleados sobre su coste y cómo puede afectar a la organización. Los empleados deben ser conscientes de los tipos de fraude que pueden producirse, como el fraude en las nóminas, la manipulación de los relojes de fichar y los informes de gastos falsos. También se les debe enseñar a detectar señales y a informar de comportamientos sospechosos. Incluso si son ellos los que observan algo que no deberían poder hacer, como acceder a los registros de nóminas, por ejemplo, deben saber que es seguro informar sin que se tomen medidas disciplinarias. Sin embargo, hay que dejar claro que si acceden a los registros de nóminas y se descubre más tarde, pueden sufrir las consecuencias.
Las organizaciones pueden utilizar diversos métodos para educar a los empleados sobre el coste del fraude, como sesiones de formación, cursos de aprendizaje electrónico o material impreso. Es importante asegurarse de que los empleados entienden el material y saben cómo aplicarlo a su trabajo. Los recordatorios periódicos sobre la prevención del fraude también pueden ayudar a mantener a los empleados centrados en esta cuestión. Pídalos a los responsables de RR.HH. o al equipo directivo para que la gente sepa que debe tomarse las cosas en serio.
Pasos para mejorar y mantener una cultura antifraude
- Defina qué significa una cultura antifraude para su organización y desarrolle políticas y procedimientos que reflejen esta definición.
- Comunique la importancia de una cultura antifraude a todos los empleados y asegúrese de que comprenden su papel en la creación y el mantenimiento de dicha cultura.
- Promover los valores éticos en toda la organización y ofrecer a los empleados vías para denunciar sospechas de fraude sin temor a represalias.
- Impartir formación periódica sobre concienciación y prevención del fraude a todos los empleados, centrándose en la identificación de señales de alarma y los procedimientos de notificación.
- Implantar sistemas y controles para detectar y prevenir el fraude, como la comprobación de los antecedentes de los nuevos contratados, la auditoría periódica de los informes de gastos y la revisión de los contratos con proveedores.
- Anime a los empleados a hablar si sospechan que algo no va bien y cree un entorno en el que las preguntas sean bienvenidas sin miedo a represalias.
- Manténgase al día sobre las tendencias de las tramas de fraude y comparta esta información con los empleados para que puedan estar atentos a posibles amenazas.
- Tomar medidas rápidas y decisivas, incluidas investigaciones exhaustivas, medidas disciplinarias apropiadas y recuperación de los fondos robados.
¿Preparado para una mejor gestión del talento?
El coste del fraude en los departamentos de RR.HH. puede ser devastador, y sus efectos son duraderos. Si implanta procesos y procedimientos estrictos en su organización y se mantiene alerta ante cualquier indicio de actividad fraudulenta, puede evitar que su empresa sea víctima de este costoso delito.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
