Le coût de ces activités frauduleuses peut être astronomique pour les entreprises et les employés, qu'il s'agisse de petites ou de grandes entreprises.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes formes de fraude RH existantes et vous proposer des mesures concrètes à mettre en œuvre pour éviter qu'elle ne se produise au sein de votre organisation. Alors accrochez-vous et découvrez comment vous protéger contre l'un des crimes les plus coûteux dans le monde des affaires aujourd'hui !
Qu'est-ce que la fraude dans les ressources humaines ?
La fraude dans les ressources humaines peut prendre plusieurs formes, mais elle implique généralement qu'une personne se présente sous une fausse identité afin d'accéder à des informations sensibles ou à des ressources financières. Par exemple, un employé peut créer une fausse identité pour postuler à un emploi, ou un prestataire externe peut présenter des documents falsifiés afin de facturer à l'entreprise des services qu'il n'a jamais fournis.
Quelle que soit sa forme, la fraude coûte toujours cher aux entreprises et peut compromettre la sécurité de leurs employés. C'est pourquoi il est si important de mettre en place des mesures antifraude efficaces, telles que des vérifications des antécédents et des processus de vérification. En prenant ces précautions, vous pouvez contribuer à protéger votre entreprise contre des conséquences coûteuses.
Vos professionnels des ressources humaines et toute personne travaillant avec des données relatives aux ressources humaines doivent être informés de toutes les tendances en matière de fraude commise par les employés, des tactiques de prévention de la fraude et des meilleures pratiques. Les autres employés doivent également être informés des fraudes potentielles, notamment ceux du service clientèle, des ventes, du marketing et tous ceux qui occupent des postes de direction. La fraude sur le lieu de travail peut être difficile à détecter, mais lorsque tous vos employés restent vigilants et recherchent les signes de fraude, vous avez plus de chances de la repérer.
Identification et prévention de la fraude dans les ressources humaines
Ce type de fraude peut prendre plusieurs formes, allant du détournement et du vol de fonds de l'entreprise à la corruption et aux pots-de-vin. Parmi les types les plus courants, on trouve la fraude salariale, la fraude alimentaire au travail, la fraude à l'indemnisation des accidents du travail et la fraude aux allocations chômage. Elle peut également impliquer l'utilisation abusive des ressources de l'entreprise, comme l'utilisation des ordinateurs de l'entreprise à des fins personnelles ou le fait de profiter des avantages offerts par l'entreprise à des fins personnelles. Quelle que soit sa forme, la fraude RH est un problème grave qui peut coûter des millions de dollars chaque année aux entreprises.
Mesures pour prévenir la fraude
Les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures :
Tout d'abord, ils doivent élaborer des politiques et des procédures claires concernant les comportements acceptables et les conséquences en cas de violation de ces politiques. Veillez à ce que tous vos employés soient formés à ces politiques et assurez-vous de l'application équitable des normes en incluant cette formation dans vos supports d'intégration. Veillez à expliquer quelles mesures disciplinaires pourraient être prises en cas de violation de vos politiques en matière de fraude.
Deuxièmement, ils doivent vérifier régulièrement les antécédents de tous les employés, sous-traitants et fournisseurs ayant accès aux ressources de l'entreprise. Les chefs d'entreprise, les professionnels des ressources humaines et même les responsables doivent faire preuve de diligence raisonnable avant d'embaucher quelqu'un et de lui donner accès à des informations telles que les données relatives à la paie ou aux employés. Une enquête sur vos nouvelles recrues ne prend que peu de temps, mais elle peut éviter bien des maux de tête aux chefs d'entreprise. Les escrocs sont rusés, intelligents et prêts à tout pour obtenir ce qu'ils veulent.
Troisièmement, ils doivent instaurer une culture de transparence et de responsabilité en encourageant les employés à signaler tout comportement suspect et en mettant en place des canaux de communication clairs. Chez Trakstar, une partie de notre certification SOC-2 Type 2 stipule que tous nos employés savent comment, quand, où et pourquoi ils doivent signaler les fraudeurs potentiels, les fuites de données ou tout autre comportement suspect. Considérez vos employés comme votre première ligne de défense contre les fraudeurs : ils peuvent être présents à de nombreux endroits où vous ne pouvez pas être.
En prenant ces mesures, les entreprises peuvent réduire considérablement le risque de fraude dans les ressources humaines et protéger leurs résultats financiers.
Signes de fraude sur le lieu de travail
La fraude au travail peut prendre plusieurs formes, mais certains signes courants peuvent indiquer que quelque chose ne va pas. Même si vous n'êtes pas sûr, il peut être judicieux de mener une enquête si vous pensez qu'il se passe quelque chose : le risque est trop important pour être ignoré. Les responsables des ressources humaines devraient être les premiers interlocuteurs des employés lorsqu'ils constatent une activité frauduleuse, mais ils ne doivent pas être les seuls.
Signes courants
Si vous ou l'un de vos employés remarquez l'un des signes suivants, il est important de prendre des mesures pour éviter d'autres pertes :
- Changements inexpliqués ou inattendus dans les registres financiers ou les notes de frais des employés. Parfois, les employeurs remarquent un dépassement budgétaire, ce qui est une erreur. Parfois, il s'agit d'un vol.
- Les employés qui reçoivent des commissions ou des primes anormalement élevées ou d'autres rémunérations qui ne semblent pas correspondre à leur description de poste. Les cas de fraude salariale commencent généralement ainsi.
- Changements soudains dans les contrats avec les fournisseurs ou les prestataires sans explication claire. Cela peut concerner les virements automatiques, les notes de frais, la déclaration de confidentialité, etc.
- Les employés qui utilisent les cartes de crédit de l'entreprise pour leurs dépenses personnelles ou qui effectuent des achats personnels au nom de l'entreprise sans remboursement. Souvent, ils ne remplissent pas de note de frais ou abusent des avantages sociaux dont ils bénéficient pour s'enrichir frauduleusement.
- Activité inhabituelle au sein du service de la paie ou de la comptabilité, telle que des virements bancaires importants ou l'émission de chèques à des fournisseurs fictifs. Il peut s'agir d'une erreur ou d'un comportement frauduleux de la part d'un employé.
- Les employés qui refusent de prendre leurs jours de congé ou qui utilisent tous leurs jours de congé maladie dans un court laps de temps (cela peut être un signe qu'ils ont peur de s'absenter du travail parce qu'ils ne veulent pas que quelqu'un découvre ce qu'ils font). On peut également parler d'« employés fantômes ».
- Changements dans le comportement des employés, tels que le fait de devenir soudainement très secret ou excessivement généreux en cadeaux et en faveurs. Cela pourrait être un signe qu'ils sont sur le point de quitter l'entreprise, ou bien il pourrait s'agir d'une fraude professionnelle.
Comment sensibiliser les employés aux coûts
La fraude dans les ressources humaines est un problème grave et coûteux. Selon la Society for Human Resource Management, la fraude coûte environ 20 milliards de dollars par an aux organisations. Il ne suffit pas de prévenir la fraude salariale. Les professionnels des ressources humaines doivent intégrer la prévention de la fraude dans la formation continue de tous les employés. Il peut même être utile de faire appel à un expert certifié en matière de fraude pour élaborer du matériel de formation. Enregistrez un webinaire ou un discours qu'il donne et intégrez-le dans une leçon !
L'un des meilleurs moyens de prévenir la fraude consiste à sensibiliser les employés à son coût et à son impact sur l'organisation. Les employés doivent être informés des types de fraude qui peuvent se produire, tels que la fraude salariale, la falsification des pointeuses et les fausses notes de frais. Ils doivent également apprendre à repérer les signes et à signaler les comportements suspects. Même s'ils sont les premiers à remarquer quelque chose qu'ils ne devraient pas pouvoir faire, comme accéder aux registres de paie, par exemple, ils doivent savoir qu'ils peuvent le signaler sans craindre de mesures disciplinaires. Cependant, précisez clairement que s'ils accèdent aux registres de paie et que cela est découvert par la suite, ils s'exposent à des conséquences.
Les organisations peuvent utiliser diverses méthodes pour sensibiliser leurs employés au coût de la fraude, telles que des sessions de formation, des cours en ligne ou des documents imprimés. Il est important de s'assurer que les employés comprennent le contenu et savent comment l'appliquer dans leur travail. Des rappels réguliers sur la prévention de la fraude peuvent également aider les employés à rester concentrés sur cette question. Demandez aux responsables des ressources humaines ou à l'équipe de direction de les diffuser afin que les employés prennent cette question au sérieux.
Étapes pour améliorer et maintenir une culture anti-fraude
- Définissez ce que signifie une culture anti-fraude pour votre organisation et élaborez des politiques et des procédures qui reflètent cette définition.
- Communiquer l'importance d'une culture anti-fraude à tous les employés et s'assurer qu'ils comprennent leur rôle dans la création et le maintien d'une telle culture.
- Promouvoir les valeurs éthiques dans toute l'organisation et fournir aux employés des moyens de signaler les fraudes présumées sans crainte de représailles.
- Organisez régulièrement des formations sur la sensibilisation à la fraude et sa prévention pour tous les employés, en mettant l'accent sur l'identification des signaux d'alerte et les procédures de signalement.
- Mettre en place des systèmes et des contrôles pour détecter et prévenir la fraude, tels que la vérification des antécédents des nouveaux employés, l'audit régulier des notes de frais et l'examen des contrats avec les fournisseurs.
- Encouragez les employés à s'exprimer s'ils soupçonnent un problème et créez un environnement où les questions sont les bienvenues, sans crainte de représailles.
- Restez informé des dernières tendances en matière de fraude et partagez ces informations avec vos employés afin qu'ils puissent être vigilants face aux menaces potentielles.
- Prendre des mesures rapides et décisives, notamment mener des enquêtes approfondies, prendre les mesures disciplinaires appropriées et récupérer les fonds volés.
Prêt pour une meilleure gestion des talents ?
Le coût de la fraude dans les services RH peut être dévastateur, et ses effets sont durables. En mettant en place des processus et des procédures stricts au sein de votre organisation et en restant vigilant face aux signes d'activité frauduleuse, vous pouvez aider à protéger votre entreprise contre ce crime coûteux.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
