El coste de este tipo de actividades fraudulentas puede ser astronómico tanto para las grandes como para las pequeñas empresas y sus empleados.
En esta entrada del blog, exploraremos las diversas formas de fraude en RR. HH. que existen y proporcionaremos algunas medidas prácticas que puede tomar para ayudar a prevenir que se produzca en su organización. ¡Así que prepárese y aprenda a protegerse de uno de los delitos más costosos en el mundo empresarial actual!
¿Qué es el fraude en RR. HH.?
El fraude en RR. HH. puede adoptar muchas formas, pero normalmente implica que alguien se haga pasar por otra persona para obtener acceso a información confidencial o recursos financieros. Por ejemplo, un empleado podría crear una identidad falsa para solicitar un puesto de trabajo, o un contratista externo podría presentar documentos falsificados para facturar a la empresa por servicios que nunca ha prestado.
Independientemente de la forma que adopte, el fraude siempre resulta costoso para las empresas y puede poner en peligro la seguridad y la protección de sus empleados. Por eso es tan importante contar con medidas antifraude sólidas, como la comprobación de antecedentes y los procesos de verificación. Tomando estas precauciones, puede ayudar a proteger su empresa de consecuencias costosas.
Los profesionales de RR. HH. y cualquier persona que trabaje con datos de Recursos Humanos deben estar informados de todas las tendencias de fraude de los empleados, las tácticas de prevención del fraude y las mejores prácticas. Otras personas también deben conocer los posibles fraudes, incluyendo el servicio de atención al cliente, las ventas, el marketing y todos los que ocupan puestos directivos. El fraude en el lugar de trabajo puede ser difícil de detectar, pero cuando todos los empleados están alerta y atentos a cualquier indicio de fraude, es más probable que se detecte.
Identificación y prevención del fraude en RR. HH.
Este tipo de fraude puede adoptar muchas formas, desde la malversación y el robo de fondos de la empresa hasta el soborno y las comisiones ilegales. Algunos de los tipos más comunes son el fraude en las nóminas, el fraude alimentario ocupacional, el fraude en las indemnizaciones por accidentes laborales y el fraude en las solicitudes de desempleo. También puede implicar el uso indebido de los recursos de la empresa, como el uso de los ordenadores de la empresa para obtener beneficios personales o el aprovechamiento de las ventajas de la empresa para obtener beneficios personales. Sea cual sea su forma, el fraude en los recursos humanos es un problema grave que puede costar a las empresas millones de dólares cada año.
Medidas para prevenir el fraude
Las empresas pueden tomar varias medidas:
En primer lugar, deben desarrollar políticas y procedimientos claros sobre el comportamiento aceptable y las consecuencias de infringir dichas políticas. Asegúrese de que todos sus empleados reciban formación sobre estas políticas; garantice la aplicación equitativa de las normas incluyendo esta formación en los materiales de incorporación. Asegúrese de explicar cuáles podrían ser las medidas disciplinarias si se infringen sus políticas contra el fraude.
En segundo lugar, deben realizar comprobaciones periódicas de los antecedentes de todos los empleados, contratistas y proveedores que tengan acceso a los recursos de la empresa. Los propietarios de empresas, los profesionales de recursos humanos e incluso los gerentes deben actuar con la debida diligencia antes de contratar a alguien y concederle acceso a datos como los relativos a las nóminas o a los empleados. Investigar a los nuevos empleados lleva poco tiempo, pero puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza a los propietarios de empresas. Los estafadores son astutos, inteligentes y no se detienen ante nada para conseguir lo que quieren.
En tercer lugar, deben crear una cultura de transparencia y responsabilidad animando a los empleados a denunciar las sospechas de irregularidades y estableciendo canales claros. En Trakstar, parte de nuestra certificación SOC-2 Tipo 2 establece que todos nuestros empleados saben cómo, cuándo, dónde y por qué deben denunciar posibles estafadores, fugas de datos o cualquier cosa que les parezca incorrecta. Piense en sus empleados como su primera línea de defensa contra los estafadores: ellos pueden estar en muchos lugares en los que usted no puede estar.
Al tomar estas medidas, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de fraude en RR. HH. y proteger sus resultados financieros.
Señales de fraude en el lugar de trabajo
El fraude en el lugar de trabajo puede adoptar muchas formas, pero hay algunos indicios comunes que pueden indicar que algo no va bien. Aunque no estés seguro, puede ser buena idea llevar a cabo una investigación si crees que algo está pasando: el riesgo es demasiado importante como para ignorarlo. Los responsables de RR. HH. deben ser uno de los primeros lugares a los que acudan los empleados cuando detecten actividades fraudulentas, pero no tienen por qué ser los únicos.
Signos comunes
Si usted o alguno de sus empleados observa alguno de los siguientes signos, es importante tomar medidas para evitar pérdidas mayores:
- Cambios inexplicables o inesperados en los registros financieros o en los informes de gastos de los empleados. A veces, los empleadores notan que hay algo que supera el presupuesto, lo cual es un error. Otras veces, se trata de un robo.
- Empleados que reciben comisiones o bonificaciones inusualmente elevadas u otras compensaciones que no parecen corresponderse con la descripción de su puesto. Los casos de fraude salarial suelen comenzar así.
- Cambios repentinos en los contratos con proveedores o en los proveedores sin una explicación clara. Esto puede estar relacionado con los depósitos directos, los informes de gastos, la declaración de privacidad y otros aspectos.
- Empleados que utilizan tarjetas de crédito de la empresa para gastos personales o que realizan compras personales en nombre de la empresa sin reembolso. A menudo, no presentan informes de gastos o hacen un uso indebido de las prestaciones de los empleados para beneficiarse de forma fraudulenta.
- Actividad inusual en el departamento de nóminas o contabilidad, como transferencias bancarias de gran cuantía o cheques emitidos a proveedores ficticios. Podría tratarse de un error o de un comportamiento fraudulento por parte de un empleado.
- Los empleados que se niegan a tomarse días de vacaciones o que agotan todos sus días de baja por enfermedad en un breve periodo de tiempo (esto puede ser una señal de que temen ausentarse del trabajo porque no quieren que nadie descubra lo que están haciendo). También se les puede denominar «empleados fantasma».
- Cambios en el comportamiento de los empleados, como volverse repentinamente muy reservados o excesivamente generosos con regalos y favores. Esto podría ser una señal de que se van a marchar, o podría tratarse de un fraude laboral.
Cómo educar a los empleados sobre los costes
El fraude en recursos humanos es un problema grave y costoso. Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, el fraude le cuesta a las organizaciones aproximadamente 20 000 millones de dólares al año. No basta con prevenir el fraude en las nóminas. Los profesionales de RR. HH. deben incluir la prevención del fraude en la formación y capacitación continua de todos los empleados. Incluso puede ser beneficioso contar con la ayuda de un examinador de fraude certificado para elaborar materiales de formación. ¡Graba un seminario web o una charla que den y utilízalo como lección!
Una de las mejores formas de prevenir el fraude es educar a los empleados sobre el coste que supone y cómo puede afectar a la organización. Los empleados deben conocer los tipos de fraude que pueden producirse, como el fraude en las nóminas, la manipulación de los relojes de fichaje y los informes de gastos falsos. También se les debe enseñar a detectar señales y a informar de comportamientos sospechosos. Incluso si son ellos quienes detectan algo que no deberían poder hacer, como acceder a los registros de nóminas, por ejemplo, deben saber que es seguro informar sin que se tomen medidas disciplinarias. Sin embargo, hay que dejar claro que si acceden a los registros de nóminas y posteriormente se descubre, pueden enfrentarse a las consecuencias.
Las organizaciones pueden utilizar diversos métodos para educar a los empleados sobre el coste del fraude, como sesiones de formación, cursos de aprendizaje electrónico o materiales impresos. Es importante asegurarse de que los empleados comprendan el material y sepan cómo aplicarlo a su trabajo. Los recordatorios periódicos sobre la prevención del fraude también pueden ayudar a que los empleados se mantengan centrados en esta cuestión. Haga que los proporcionen los directores de recursos humanos o el equipo directivo para que los empleados sepan que deben tomarse las cosas en serio.
Pasos para mejorar y mantener una cultura antifraude
- Defina qué significa para su organización una cultura antifraude y desarrolle políticas y procedimientos que reflejen esta definición.
- Comunicar la importancia de una cultura antifraude a todos los empleados y asegurarse de que entienden su papel en la creación y el mantenimiento de dicha cultura.
- Promover los valores éticos en toda la organización y proporcionar a los empleados vías para denunciar los presuntos fraudes sin temor a represalias.
- Impartir formación periódica sobre concienciación y prevención del fraude a todos los empleados, centrándose en la identificación de señales de alerta y los procedimientos de notificación.
- Implementar sistemas y controles para detectar y prevenir el fraude, tales como verificaciones de antecedentes para los nuevos empleados, auditorías periódicas de los informes de gastos y revisión de los contratos con los proveedores.
- Anime a los empleados a expresarse si sospechan que algo no está bien y cree un entorno en el que se puedan plantear preguntas sin temor a represalias.
- Manténgase al día sobre las tendencias en los esquemas de fraude y comparta esta información con los empleados para que puedan estar atentos a posibles amenazas.
- Tomar medidas rápidas y decisivas, incluyendo investigaciones exhaustivas, medidas disciplinarias adecuadas y la recuperación de los fondos robados.
¿Listo para una mejor gestión del talento?
El coste del fraude en los departamentos de RR. HH. puede ser devastador y sus efectos son duraderos. Mediante la implementación de procesos y procedimientos estrictos dentro de su organización y manteniéndose alerta ante cualquier indicio de actividad fraudulenta, puede ayudar a proteger su empresa para que no sea víctima de este costoso delito.
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Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
