Ende 2023 veräußerte Preparis seinen traditionellen Geschäftsbereich für Wiederherstellungsdienste und wurde zu einem eigenständigen Unternehmen. Dies war eine Gelegenheit, unseren eigenen Business-Continuity-Plan zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass wir gut vorbereitet sind und uns als Softwareunternehmen neu ausrichten.
Wir haben uns auf zwei unserer internen, sehr erfahrenen Business-Continuity-Experten verlassen, um den Prozess zu managen und unsere gesamten Planaktualisierungen zu leiten. Das Unternehmen Preparis hat innerhalb weniger Stunden eine vollständige Überarbeitung und Aktualisierung des Business-Continuity-Plans durchgeführt, indem es unsere eigene Preparis-Software verwendet hat.
Wir hören regelmäßig von Unternehmen, die ihre Notfallpläne in Dokumenten oder Tabellen speichern, die nur begrenzt zugänglich sind. Diese Pläne erweisen sich oft als unzureichend, wenn sie Stresstests oder realen Katastrophenszenarien unterzogen werden, und können schwierig zu aktualisieren und zu pflegen sein. Darüber hinaus schreiben zahlreiche Branchen strenge Notfallpläne zur Einhaltung von Vorschriften vor. Preparis bietet eine zentralisierte Lösung, die die Erstellung, Aktualisierung und Umsetzung von Plänen vereinfacht.
Im Fall von Preparis musste der Plan komplett überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass alle Protokolle und das erforderliche Personal auf dem neuesten Stand waren, da wir nun als eigenständiges Softwareunternehmen tätig waren und keine physischen Wiederherstellungsdienste mehr durchführen mussten. Als SOC2-konformes Softwareunternehmen ist ein aktueller und gut funktionierender BCP Teil unseres regelmäßigen Auditprozesses. Hier erfahren Sie, wie wir unseren Plan aktualisiert haben, und erhalten einige Tipps und Best Practices von unseren Experten.
Häufige Herausforderungen, Hindernisse und Lösungen im Bereich BCP
1. Optimierung des Prozesses zur Informationsbeschaffung
Ein häufiges Problem bei der Aktualisierung von BCPs ist der umfangreiche Prozess der Informationsbeschaffung. Dazu gehört die Kommunikation mit verschiedenen Teams oder Personen, um sicherzustellen, dass Fragen richtig vermittelt und genaue Informationen bereitgestellt werden. Am zeitaufwändigsten ist es, Termine zu vereinbaren und die Kalender aller Beteiligten aufeinander abzustimmen. Dies gilt insbesondere für Mitglieder der Geschäftsleitung, deren Kalender oft schwer zugänglich sind.
2. Ausrichtung der Ziele und Vorgaben
Je nach Organisation kann es schwierig sein, ihre Ziele und Vorgaben mit der Aktualisierung des BCP in Einklang zu bringen. Preparis zeichnet sich dadurch aus, dass es diesen Prozess mit seiner Software vereinfacht. Die gestellten Fragen sind prägnant und unkompliziert, sodass bei der Eingabe von Informationen kein übermäßiges Nachdenken erforderlich ist. Dieser optimierte Ansatz hat uns viel Zeit gespart. Darüber hinaus sorgte die Möglichkeit, dass Einzelpersonen ihre Informationen unter Anleitung eingeben konnten, für einen reibungslosen, optimierten Prozess.
3. Effiziente Erfassung der Abteilungsprozesse und Eingaben durch geführte Eingabeaufforderungen
Mit der Software von Preparis können Sie Ihren Teamleitern Zugriff gewähren, sodass diese die ihnen zugewiesenen Prozesse nach Belieben ausfüllen können. Wenn jemandem nur ein Prozess zugewiesen ist, muss er nur diesen einen ausfüllen, was die Aufgabe rationalisiert. Dieser eingeschränkte Zugriff stellt sicher, dass sie sich ausschließlich auf das konzentrieren, was sie tun müssen, was den Prozess vereinfacht und ihn in geführten Bahnen hält. Der Ablauf ist leicht verständlich, was die Effizienz erhöht. Es ist von Vorteil, bereits über eine Vorlage zu verfügen, und mit Plan Builder können Sie diese bearbeiten und ergänzen, um den Prozess weiter zu verbessern.
Gefahren durch Nichteinhaltung, veraltete Pläne
In vielen Unternehmen ist es aus Sicherheitsgründen vorgeschrieben, die Business-Continuity-Planung jährlich zu aktualisieren. Die Nichtbeachtung dieser Vorschrift kann schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen haben. Stellen Sie sich vor, es kommt zu einer Krise und Ihr Plan wird aktiviert, nur um dann festzustellen, dass Ihre Telefonkette nicht aktualisiert wurde, sodass Anrufe an Personen gehen, die das Unternehmen schon vor Jahren verlassen haben. Dies den Führungskräften oder Aufsichtsbehörden spontan zu erklären, würde nicht ausreichen. Mit Preparis dient unser System nicht nur als Informationsspeicher, sondern fordert auch Aktualisierungen durch den Versand von E-Mails an und stellt so sicher, dass die BCPs ordnungsgemäß gepflegt werden. Das Vernachlässigen von Aktualisierungen könnte katastrophale Folgen haben, nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für das Leben von Menschen.
In Branchen wie Versicherungen, Banken und Finanzen kann die Nichteinhaltung von Vorschriften zur Schließung des Unternehmens, zu finanziellen Verlusten und zu rechtlichen Haftungsansprüchen führen. Um solche Szenarien zu vermeiden, ist es unerlässlich, gut vorbereitet zu sein.
Zeit ist Geld: Zeitersparnis durch Preparis
Ohne den Einsatz von Software könnte sich der Prozess über mehrere Tage hinziehen, nicht nur wegen der Dateneingabe, sondern auch wegen der Informationsbeschaffung. Es müssen Besprechungen mit den einzelnen Personen organisiert werden, in der Hoffnung, dass sie ihre Informationen aktualisiert haben. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie sie durch den Aktualisierungsprozess führen und ihre Fragen beantworten. Nach dem Treffen verlassen Sie sich darauf, dass sie die Informationen umgehend aktualisieren, und geben ihnen aufgrund ihrer anderen Verpflichtungen oft eine Woche Zeit dafür. Manchmal ist es jedoch notwendig, die Personen zu kontaktieren, was Wochen oder sogar Monate dauern kann, bis der Plan vollständig aktualisiert ist.
Mit einer entsprechenden Software lässt sich dieser Aufwand erheblich reduzieren. Sie müssen sich nur einmal mit dem Abteilungsleiter treffen, um den Plan während des Gesprächs direkt im System zu aktualisieren. Dies entlastet nicht nur diejenigen von uns, die den gesamten Plan erstellen, sondern ermöglicht es auch den Endnutzern, ihre Pläne selbstständig zu aktualisieren, da die Software sehr benutzerfreundlich ist. Sie rationalisiert den Prozess, bietet dem Endkunden einen immensen Mehrwert und macht ihm bewusst, wie wichtig es ist, seinen Business-Continuity-Plan regelmäßig zu aktualisieren, idealerweise mehr als einmal pro Jahr, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit der Software wird die Einhaltung der Vorschriften viel einfacher.
Die Aktualisierung ohne Software könnte etwa 25 Stunden in Anspruch nehmen, oder sogar fast 40 Stunden, wenn man einen Plan auf der Grundlage von Berechnungen aus Statistiken von Hobson & Co. erstellt. Es ist anzumerken, dass in unserem Fall einige Prozesse lediglich aktualisiert wurden, während andere von Grund auf neu erstellt werden mussten. Insgesamt haben wir etwa 15 Stunden gebraucht, was einer Zeitersparnis von etwa 50 % bei der Aktualisierung des Plans und einer Zeitersparnis von etwa 80 % bei den von Grund auf neu erstellten Abschnitten entspricht.
Vorteile der Preparis BCP-Software
Der strukturierte Ablauf des Prozesses sorgt für eine gute Organisation und verhindert, dass Einzelpersonen von vordefinierten Parametern abweichen. Die einheitlichen Fragen sorgen für durchgängige Klarheit, sodass keine manuellen Anpassungen erforderlich sind. Darüber hinaus wurden die Daten nur einmal eingegeben und dann auf alle Komponenten des Plans gefiltert. Die Möglichkeit, dies mit Plan Builder zu tun, machte diesen Weg wesentlich effizienter.
Beim Ausfüllen der Auswirkungsdetails für jeden Prozess unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf Finanzen, Kunden, Mitarbeitermoral und Markenimage berechnet Preparis die Wiederherstellungszeit (RTO) und die maximal tolerierbare Ausfallzeit. Dieser optimierte Ansatz beschleunigt den Prozess erheblich.
Wir konnten uns mit den Abteilungsleitern treffen, um ihre Beiträge zu sammeln, diese direkt in Preparis Planner einzugeben und einen vollständig aktualisierten BCP zu erstellen – und das alles in weniger als drei Werktagen. Dieses Tempo war deutlich schneller als bei einem manuellen Ansatz, bei dem es Wochen gedauert hätte, alle notwendigen Informationen aus diesen Besprechungen zu erfassen und einzugeben. Mit Preparis konnten wir die Informationen während der Besprechungen in Echtzeit eingeben und so Genauigkeit und Effizienz gewährleisten.
Die Optimierung des Prozesses mit Preparis beschränkte sich nicht nur auf die Verwendung der anpassbaren Vorlagen in der Software. Vor der Verwendung von Preparis musste der gesamte Plan manuell aktualisiert werden. Alles musste von Grund auf neu erstellt werden, wobei mehrere Dokumente und Tabellen verwaltet werden mussten. Nach der Umstellung auf Preparis wurde schnell deutlich, wie mühelos es war, Informationen einzugeben und Änderungen vorzunehmen. So war es beispielsweise ganz einfach, die Wiederherstellungszeitziele (RTOs) innerhalb der Software an unterschiedliche Zeiträume anzupassen, ohne dass dafür umfangreiche Schulungen erforderlich waren. Selbst das Hinzufügen fehlender Informationen, wie z. B. Geräte, war so einfach wie ein Mausklick.
Ratschläge, bewährte Verfahren und gewonnene Erkenntnisse
- Bei der Aktualisierung oder Erstellung eines Business Continuity Plans (BCP) ist es entscheidend, zunächst Ihre Prozesse zu identifizieren.
- Bestimmen Sie, welche Prozesse für Ihre Abteilung kritisch und für die Erbringung von Dienstleistungen unerlässlich sind. Priorisieren Sie diese Prozesse anhand ihrer Wiederherstellungszeitziele (Recovery Time Objectives, RTOs).
- Identifizieren Sie wichtige Termine und Abhängigkeiten, sowohl vor- als auch nachgelagert.
- Berücksichtigen Sie Personal, Standorte und erforderliche Technologien oder Ressourcen – im öffentlichen Sektor oder in der Kontinuitätsplanung der Regierung als „Menschen, Orte und Dinge“ bezeichnet.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Lieferanten und deren Kontaktdaten angeben, da diese eine wichtige Rolle bei der Unterstützung Ihrer Funktionen spielen. Sie sollten ihre Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Plans verstehen und über eigene Notfallpläne verfügen.
- Bei der Erstellung eines BCP geht es nicht nur darum, einen Plan zu erstellen, sondern ein Programm rund um diesen Plan aufzubauen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, führen Sie regelmäßig Tests und Übungen durch, identifizieren und beheben Sie Lücken und halten Sie den Plan aufgrund von Personalfluktuation und anderen Veränderungen auf dem neuesten Stand.
- Bei der Aktualisierung Ihres BCP ist es wichtig, Software-Workarounds zu berücksichtigen. Viele übersehen dies, weil sie davon ausgehen, dass Systeme nicht ausfallen werden. Es ist jedoch unerlässlich, Notfallpläne zu haben. Ob alternative Software oder manuelle Prozesse – nehmen Sie diese Notfallmaßnahmen in Ihren Plan auf, um die Kontinuität des Betriebs während einer Krise sicherzustellen.
- Wenn Sie ein Massenbenachrichtigungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie Benachrichtigungen empfangen können. Geben Sie ihnen die erforderlichen Telefonnummern und weisen Sie sie an, Benachrichtigungen nicht als Spam zu markieren oder zu blockieren. Indem Sie sie vorab informieren, können Sie sicherstellen, dass sie in einer Krisensituation wichtige Informationen ohne Probleme erhalten.
Schlussfolgerung
Diese Darstellung veranschaulicht nicht nur die praktische Anwendung der Preparis-Lösung, sondern unterstreicht auch die allgemeine Bedeutung einer optimierten Kontinuitätsplanung in der heutigen dynamischen Geschäftswelt. Angesichts sich ständig weiterentwickelnder Bedrohungen und regulatorischer Anforderungen wird der Einsatz zentralisierter Lösungen wie Preparis nicht nur zu einem strategischen Vorteil, sondern zu einer grundlegenden Säule der Betriebsbereitschaft. Wir hoffen, dass unsere Erfahrungen und Erkenntnisse zur Nutzung von Technologie und Fachwissen für die Aktualisierung und Aufrechterhaltung von Geschäftskontinuitätsplänen anderen Unternehmen, die ähnliche Übergänge bewältigen oder ihre Bereitschaftsstrategien verbessern möchten, als wertvolle Ressource dienen können.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
