A finales de 2023, Preparis se desprendió de su división tradicional de servicios de recuperación y se convirtió en una empresa independiente. Esto supuso una oportunidad para actualizar nuestro propio plan de continuidad empresarial con el fin de garantizar que estábamos bien preparados y reorientados como empresa de software.
Nos apoyamos en dos de nuestros expertos internos en continuidad del negocio, con gran experiencia, para gestionar el proceso y dirigir las actualizaciones generales de nuestro plan. La empresa Preparis llevó a cabo una renovación y actualización completas del plan de continuidad del negocio en cuestión de horas utilizando nuestro propio software Preparis.
A menudo escuchamos hablar de organizaciones que almacenan sus planes de continuidad del negocio (BCP) en documentos o hojas de cálculo con accesibilidad limitada. Estos planes suelen resultar inadecuados en pruebas de estrés o en situaciones de desastre reales, y pueden ser difíciles de actualizar y mantener. Además, numerosas industrias exigen BCP sólidos para cumplir con la normativa. Preparis ofrece una solución centralizada que simplifica la creación, actualización y ejecución de planes.
En el caso de Preparis, el plan necesitaba una revisión completa para garantizar que todos los protocolos y el personal esencial estuvieran actualizados, ahora que operábamos como una empresa de software independiente y ya no necesitábamos ejecutar la parte operativa de los servicios de recuperación física. Como organización de software que cumple con la norma SOC2, contar con un BCP actualizado y altamente funcional forma parte de nuestro proceso de auditoría habitual. A continuación, explicamos cómo se llevó a cabo la actualización de nuestro plan, junto con algunos consejos y mejores prácticas de nuestros expertos.
Desafíos, obstáculos y soluciones comunes del BCP
1. Optimización del proceso de recopilación de información.
Un problema habitual a la hora de actualizar los BCP es el extenso proceso de recopilación de información. Esto implica comunicarse con diversos equipos o personas para garantizar que las preguntas se transmiten correctamente y que se proporciona información precisa. El aspecto que más tiempo consume es programar y coordinar las agendas de todos para las reuniones. Esto es especialmente cierto en el caso de los miembros del equipo directivo ejecutivo, cuyas agendas suelen ser difíciles de consultar.
2. Obtener metas y objetivos alineados
Dependiendo de la organización, alinear sus metas y objetivos con la actualización del BCP puede resultar difícil. Preparis destaca por simplificar este proceso con nuestro software. Las preguntas que se plantean son concisas y directas, lo que elimina la necesidad de pensar demasiado al introducir la información. Este enfoque simplificado nos ahorró mucho tiempo. Además, el hecho de permitir a las personas introducir su información con orientación garantizó un proceso fluido y simplificado.
3. Recopilación eficiente de los procesos y aportaciones del departamento mediante indicaciones guiadas.
Con el software de Preparis, puede conceder acceso a los jefes de equipo, lo que les permite completar los procesos que se les han asignado cuando les resulte más conveniente. Si a alguien solo se le ha asignado un proceso, solo tendrá que completar ese proceso específico, lo que agiliza la tarea. Este acceso restringido garantiza que se centren únicamente en lo que tienen que hacer, lo que simplifica el proceso y lo mantiene guiado. El flujo es fácil de entender, lo que mejora la eficiencia. Es beneficioso contar con una plantilla ya establecida y, con Plan Builder, puede editarla y añadirle elementos, mejorando aún más el proceso.
Peligros del incumplimiento, planes obsoletos
En muchas organizaciones, actualizar anualmente los planes de continuidad del negocio es obligatorio por motivos de seguridad. Descuidar esta tarea podría tener graves consecuencias para una empresa. Imagine que se produce una crisis y se activa su plan, solo para descubrir que su cadena de llamadas no está actualizada, lo que da lugar a llamadas a personas que se marcharon hace años. Explicar esto a los ejecutivos o a los reguladores sobre la marcha no sería suficiente. Con Preparis, nuestro sistema no solo sirve como repositorio de información, sino que también solicita actualizaciones mediante el envío de correos electrónicos, lo que garantiza el mantenimiento adecuado de los planes de continuidad del negocio. Descuidar las actualizaciones podría ser catastrófico, no solo para la organización, sino también para la vida de las personas.
En sectores como los seguros, la banca y las finanzas, el incumplimiento de la normativa podría dar lugar al cierre de la empresa, pérdidas financieras y responsabilidades legales. Estar preparado es esencial para evitar tales situaciones.
El tiempo es dinero: tiempo ahorrado gracias a Preparis
Sin utilizar software, el proceso podría prolongarse durante varios días, no solo por la introducción de datos, sino también por la recuperación de información. Es necesario organizar reuniones con las personas, con la esperanza de que hayan actualizado su información. Si no es así, hay que guiarlas a través del proceso de actualización y responder a cualquier pregunta que tengan. Después de la reunión, se confía en que actualicen la información rápidamente, a menudo dándoles una semana debido a sus otros compromisos. Sin embargo, a veces es necesario perseguir a las personas, lo que puede llevar semanas o incluso meses antes de que el plan se actualice por completo.
Contar con un software reduce significativamente este trabajo preliminar. Solo es necesario reunirse una vez con el jefe del departamento para actualizar el plan directamente en el sistema durante la reunión. Esto no solo alivia la carga de quienes creamos el plan completo, sino que también permite a los usuarios finales actualizar sus planes de forma independiente, gracias a lo fácil de usar que es el software. Agiliza el proceso, proporciona un gran valor al cliente final y le permite reconocer la importancia de actualizar su plan de continuidad del negocio con regularidad, idealmente más de una vez al año para cumplir con los requisitos normativos. Con el software, el cumplimiento normativo resulta mucho más fácil.
La actualización sin software podría llevar unas 25 horas, o casi 40 si se crea un plan basado en cálculos derivados de las estadísticas de Hobson & Co. Vale la pena señalar que, en nuestro caso, mientras que algunos procesos simplemente se actualizaron, otros tuvieron que crearse desde cero. Nos llevó unas 15 horas en total, lo que supone una reducción aproximada del 50 % en el tiempo de actualización del plan y de aproximadamente el 80 % en las secciones creadas desde cero.
Ventajas del software BCP de Preparis
El flujo estructurado del proceso garantiza que se mantenga organizado, evitando que las personas se desvíen de los parámetros predefinidos. Las preguntas coherentes mantienen la claridad en todo momento, eliminando la necesidad de ajustes manuales. Además, los datos se introdujeron una sola vez y se filtraron a todos los componentes del plan. La capacidad de hacer esto con Plan Builder hizo que este método fuera más eficiente.
Al completar los detalles del impacto de cada proceso, teniendo en cuenta sus efectos en las finanzas, los clientes, la moral de los empleados y la marca, Preparis calcula el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) y el tiempo de inactividad máximo tolerable. Este enfoque optimizado agiliza considerablemente el proceso.
Pudimos reunirnos con los responsables de los departamentos para recabar sus aportaciones, introducirlas directamente en Preparis Planner y generar un plan de continuidad del negocio totalmente actualizado, todo ello en menos de tres días laborables. Este ritmo fue significativamente más rápido que el enfoque manual, que habría requerido semanas para recopilar e introducir toda la información necesaria recabada en estas reuniones. Con Preparis, pudimos introducir la información en tiempo real durante las reuniones, lo que garantizó la precisión y la eficiencia.
La optimización del proceso con Preparis no consistió solo en utilizar las plantillas personalizables del software. Antes de utilizar Preparis, había que actualizar manualmente todo el plan. Todo tenía que crearse desde cero, gestionando múltiples documentos y hojas de cálculo. Al pasar a Preparis, rápidamente se hizo evidente lo fácil que era introducir información y realizar cambios. Por ejemplo, ajustar los objetivos de tiempo de recuperación (RTO) a diferentes intervalos de tiempo era sencillo dentro del software, sin necesidad de una formación exhaustiva. Incluso añadir información que faltaba, como el equipo, era tan sencillo como hacer clic en un botón.
Consejos, mejores prácticas y lecciones aprendidas
- Al actualizar o crear un plan de continuidad del negocio (BCP), es fundamental comenzar por identificar sus procesos.
- Determine cuáles son críticos para su departamento y esenciales para la prestación de servicios. Priorice estos procesos en función de sus objetivos de tiempo de recuperación (RTO).
- Identificar fechas críticas y dependencias, tanto ascendentes como descendentes.
- Tenga en cuenta el personal, las ubicaciones y las tecnologías o recursos necesarios, lo que en la planificación de la continuidad del sector público o gubernamental se denomina «personas, lugares y cosas».
- Asegúrese de incluir a los proveedores y su información de contacto, ya que su papel en el apoyo a sus funciones es fundamental. Deben comprender sus responsabilidades dentro de su plan y contar con sus propios planes de contingencia.
- Al crear un BCP, no se trata solo de elaborar un plan, sino de establecer un programa en torno a él. Forme a su personal, realice pruebas y ejercicios periódicos, identifique y subsane las deficiencias, y mantenga el plan debido a la rotación de personal y otros cambios.
- Al actualizar su BCP, es fundamental tener en cuenta las soluciones alternativas de software. Muchos pasan esto por alto, asumiendo que los sistemas no fallarán. Sin embargo, es esencial contar con planes de respaldo. Ya sea software alternativo o procesos manuales, incluya estas contingencias en su plan para garantizar la continuidad de las operaciones durante una crisis.
- Si utiliza un sistema de notificación masiva, asegúrese de que los empleados sepan cómo recibir las notificaciones. Facilíteles los números de teléfono necesarios e infórmeles de que no deben marcar las notificaciones como spam ni bloquearlas. Al informarles de antemano, se asegurará de que reciban la información crítica durante una crisis sin ningún contratiempo.
Conclusión
Esta narración no solo ejemplifica la aplicación práctica de la solución Preparis, sino que también destaca la importancia general de una planificación de la continuidad optimizada en el dinámico panorama empresarial actual. A medida que las organizaciones se enfrentan a amenazas y requisitos normativos en constante evolución, adoptar soluciones centralizadas como Preparis se convierte no solo en una ventaja estratégica, sino en un pilar fundamental de la preparación operativa. Al compartir nuestra experiencia, esperamos que estas ideas sobre cómo aprovechar la tecnología y la experiencia para actualizar y mantener los planes de continuidad del negocio puedan servir como un recurso valioso para otras organizaciones que se enfrentan a transiciones similares o que buscan mejorar sus estrategias de preparación.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
