2023年末，Preparis剥离了其传统恢复服务业务板块，成为一家独立公司。这为我们提供了更新自身业务连续性计划的契机，确保我们作为软件公司做好充分准备并重新聚焦核心业务。
我们依托两位经验丰富的内部业务连续性专家来管理整个流程，并主导整体计划的更新工作。Preparis公司通过运用自主研发的Preparis软件，在数小时内完成了业务连续性计划的全面更新与优化。
我们经常听到企业将业务连续性计划存储在访问受限的文档或电子表格中。这些计划在压力测试或真实灾难场景中往往难以胜任，且难以更新维护。此外，众多行业都要求企业建立完善的业务连续性计划以满足合规要求。Preparis提供集中化解决方案，简化计划的创建、更新与执行流程。
就Preparis而言，随着我们转型为独立软件公司且不再需要执行物理恢复服务的运营环节，该计划需要全面修订以确保所有协议和关键人员配置均保持最新状态。作为符合SOC2标准的软件机构，拥有最新且高效的业务连续性计划（BCP）是我们常规审计流程的重要组成部分。以下是我们的计划更新执行方式，并附有专家提供的建议与最佳实践。
常见业务连续性计划的挑战、障碍及解决方案
1. 简化信息收集流程
更新业务连续性计划时，一个常见问题是信息收集过程过于繁琐。这需要与多个团队或个人沟通，确保问题得到准确传达并获取可靠信息。最耗时的环节在于协调各方日程安排会议，尤其当涉及高层管理团队成员时——他们的日程往往难以协调。
2. 达成一致的目标与宗旨
根据不同组织的特点，将目标与业务连续性计划更新相协调可能颇具挑战。Preparis凭借其软件在简化此流程方面表现卓越。系统提出的问题简洁明了，避免了信息录入时的过度思考。这种精简方法为我们节省了大量时间。此外，通过引导个人自主录入信息，确保了流程的顺畅高效。
3. 通过引导式提示高效收集部门流程和输入信息
借助Preparis的软件，您可以向团队负责人授予访问权限，让他们能随时填写分配的流程。若某人仅被分配一个流程，则只需填写该特定流程，从而简化任务。这种受限访问确保他们专注于必要工作，使流程更简洁且始终保持引导性。 流程设计清晰易懂，显著提升工作效率。预置模板极具价值，通过计划构建器可进行编辑与扩展，进一步优化流程体验。
违规操作的风险，过时的计划
在许多组织中，出于安全考虑，每年更新业务连续性计划是强制要求。忽视此项工作可能给企业带来严重后果。试想危机来袭时启动应急计划，却发现联络树未及时更新，导致致电对象已是多年离职人员。临时向高管或监管机构解释此事绝非易事。 借助Preparis系统，我们不仅建立了信息存储库，更通过邮件提醒机制主动推动更新，确保业务连续性计划得到妥善维护。疏于更新不仅会给组织带来灾难性后果，更可能危及人员生命安全。
在保险、银行和金融等行业，违规行为可能导致企业停业、财务损失及法律责任。做好充分准备是避免此类情况的关键。
时间就是金钱：使用Preparis节省时间
若不借助软件，整个流程可能耗时数日，不仅因数据录入，更因信息检索之故。必须逐一安排会议，祈盼对方已更新信息。若未更新，则需引导其完成更新流程并解答疑问。 会后需依赖对方及时更新信息，通常会给予一周缓冲期以顾及其他事务。但有时不得不反复催促，计划的全面更新可能耗时数周甚至数月。
使用软件能大幅减少这类繁琐工作。您只需与部门主管会面一次，即可在会议期间直接在系统中更新计划。 这不仅减轻了我们这些整体规划制定者的负担，更赋予终端用户自主更新计划的能力——软件的用户友好性不言而喻。它简化了流程，为终端客户创造巨大价值，并促使他们认识到定期更新业务连续性计划的重要性（理想情况下每年更新多次以满足监管要求）。借助该软件，合规工作变得轻松许多。
不借助软件进行更新大约需要25小时，若基于霍布森公司统计数据的计算结果制定计划，则耗时接近40小时。值得注意的是，在我们的案例中，部分流程仅需更新，而另一些则需从零创建。最终我们总共耗时约15小时，这意味着计划更新时间缩短了约50%，而从零创建的章节耗时减少了约80%。
Preparis BCP软件的优势
该流程的结构化设计确保其始终井然有序，防止操作人员偏离预设参数范围。统一的问题设置贯穿始终保持清晰度，无需人工调整。此外，数据仅需录入一次即可自动筛选至计划的所有组成部分。借助计划构建器实现这一功能，使整个流程效率显著提升。
在为每个流程填写影响详情时，Preparis会综合考量其对财务、客户、员工士气及品牌形象的影响，进而计算出恢复时间目标（RTO）和最大可容忍停机时间。这种精简方法显著加快了流程推进速度。
我们得以与各部门负责人会面收集意见，直接将内容录入Preparis Planner系统，并在不到三个工作日内完成了全面更新的业务连续性计划（BCP）制定。相较于手动操作方式——通常需要数周才能完成会议中收集的所有必要信息的整理与录入——这种效率显著提升。借助Preparis系统，我们能在会议进行中实时录入信息，确保了数据的准确性与操作的效率。
借助Preparis简化流程，不仅在于使用软件中的可定制模板。在使用Preparis之前，必须手动更新整个计划。 所有内容都需从零开始创建，同时管理多份文档和电子表格。切换到Preparis后，输入信息和进行修改的便捷性立刻显现。例如，在软件内调整恢复时间目标（RTO）至不同时间范围操作简便，无需大量培训。即便是补充缺失信息（如设备清单），也只需点击按钮即可完成。
建议、最佳实践与经验教训
- 在更新或制定业务连续性计划（BCP）时，首要关键步骤是识别您的业务流程。
- 确定哪些流程对贵部门至关重要且是提供服务不可或缺的。根据这些流程的恢复时间目标（RTO），对其进行优先级排序。
- 识别关键日期及上下游依赖关系。
- 考虑人员、地点以及必要的技术或资源——在公共部门或政府连续性规划中，这些被统称为“人员、地点和事物”。
- 请务必包含供应商及其联系方式，因其在支持贵方职能方面至关重要。供应商应明确自身在贵方计划中的职责，并制定完善的应急预案。
- 制定业务连续性计划时，不仅要制定方案，更要围绕其建立配套机制。需对员工进行培训，定期开展测试和演练，识别并弥补计划漏洞，同时根据人员流动及其他变化持续更新计划。
- 在更新业务连续性计划时，必须考虑软件替代方案。许多人忽视这一点，认为系统不会出现故障。然而，制定备用方案至关重要。无论是替代软件还是手动流程，都应将这些应急措施纳入计划，以确保危机期间业务的持续运行。
- 对于使用群发通知系统的单位，请确保员工知晓接收通知的方式。提供必要的电话号码，并告知员工切勿将通知标记为垃圾信息或进行屏蔽。通过提前告知，可确保危机期间员工能顺利接收关键信息，避免任何中断。
结论
本案例不仅展示了Preparis解决方案的实际应用，更凸显了在当今动态商业环境中优化业务连续性规划的深远意义。当企业应对不断演变的威胁与监管要求时，采用Preparis这类集中化解决方案不仅是战略优势，更是运营准备就绪的核心支柱。 通过分享实践经验，我们期待这些关于运用技术与专业知识更新维护业务连续性计划的洞见，能为其他正经历类似转型或寻求完善应急准备策略的组织提供宝贵参考。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
