Fin 2023, Preparis s'est séparée de son activité traditionnelle de services de récupération et est devenue une société indépendante. Cela a été l'occasion de mettre à jour notre propre plan de continuité des activités afin de nous assurer que nous étions bien préparés et recentrés en tant qu'éditeur de logiciels.
Nous avons fait appel à deux de nos experts internes hautement expérimentés en matière de continuité des activités pour gérer le processus et diriger la mise à jour globale de notre plan. La société Preparis a procédé à une refonte et à une mise à jour complètes du plan de continuité des activités en quelques heures à l'aide de notre propre logiciel Preparis.
Nous entendons régulièrement parler d'organisations qui stockent leurs PCA dans des documents ou des feuilles de calcul dont l'accessibilité est limitée. Ces plans s'avèrent souvent inadéquats lors de tests de résistance ou de scénarios de catastrophe réels et peuvent être difficiles à mettre à jour et à maintenir. De plus, de nombreux secteurs exigent des PCA solides pour se conformer à la réglementation. Preparis propose une solution centralisée qui simplifie la création, la mise à jour et l'exécution des plans.
Dans le cas de Preparis, le plan devait être entièrement revu afin de garantir que tous les protocoles et le personnel essentiel soient à jour, maintenant que nous fonctionnions comme une société de logiciels indépendante et que nous n'avions plus besoin d'assurer les opérations liées aux services de reprise physique. En tant qu'organisation de logiciels conforme à la norme SOC2, disposer d'un PCA à jour et hautement fonctionnel fait partie de notre processus d'audit régulier. Voici comment la mise à jour de notre plan a été effectuée, ainsi que quelques conseils et bonnes pratiques de nos experts.
Défis, obstacles et solutions courants liés aux PCA
1. Rationalisation du processus de collecte d'informations
L'un des problèmes courants lors de la mise à jour des PCA est le processus fastidieux de collecte d'informations. Cela implique de communiquer avec différentes équipes ou personnes afin de s'assurer que les questions sont correctement transmises et que les informations fournies sont exactes. L'aspect le plus chronophage est la planification et la coordination des agendas de chacun pour les réunions. Cela est particulièrement vrai pour les membres de l'équipe de direction, dont les agendas sont souvent difficiles à consulter.
2. Obtenir des buts et des objectifs alignés
Selon l'organisation, il peut être difficile d'aligner ses buts et objectifs avec la mise à jour du PCA. Preparis excelle dans la simplification de ce processus grâce à son logiciel. Les questions posées sont concises et directes, ce qui évite d'avoir à trop réfléchir lors de la saisie des informations. Cette approche rationalisée nous a fait gagner un temps considérable. De plus, le fait de permettre aux individus de saisir leurs informations avec des conseils a garanti un processus fluide et rationalisé.
3. Collecte efficace des processus et des données du département grâce à des invites guidées
Avec le logiciel Preparis, vous pouvez accorder l'accès à vos chefs d'équipe, leur permettant ainsi de remplir les processus qui leur sont assignés à leur convenance. Si une personne n'est assignée qu'à un seul processus, elle n'a besoin de remplir que celui-ci, ce qui rationalise la tâche. Cet accès restreint leur permet de se concentrer uniquement sur ce qu'ils doivent faire, simplifiant ainsi le processus et le guidant. Le flux est facile à comprendre, ce qui améliore l'efficacité. Il est avantageux de disposer d'un modèle déjà en place, et avec Plan Builder, vous pouvez le modifier et y ajouter des éléments, améliorant ainsi encore davantage le processus.
Dangers liés à la non-conformité et aux plans obsolètes
Dans de nombreuses organisations, la mise à jour annuelle des plans de continuité des activités est obligatoire pour des raisons de sécurité. Négliger cette obligation pourrait avoir de graves conséquences pour une entreprise. Imaginez qu'une crise survienne et que votre plan soit activé, mais que votre chaîne d'appels ne soit pas à jour, ce qui entraîne des appels à des personnes qui ont quitté l'entreprise depuis des années. Expliquer cela à la volée aux dirigeants ou aux régulateurs ne suffirait pas. Avec Preparis, notre système sert non seulement de référentiel d'informations, mais il invite également à effectuer des mises à jour en envoyant des e-mails, garantissant ainsi la bonne maintenance des plans de continuité des activités. Négliger les mises à jour pourrait avoir des conséquences catastrophiques, non seulement pour l'organisation, mais aussi pour la vie des personnes.
Dans des secteurs tels que l'assurance, la banque et la finance, la non-conformité peut entraîner la fermeture de l'entreprise, des pertes financières et des responsabilités juridiques. Il est essentiel de se préparer pour éviter de tels scénarios.
Le temps, c'est de l'argent : gain de temps grâce à Preparis
Sans utiliser de logiciel, le processus pourrait s'étendre sur plusieurs jours, non seulement en raison de la saisie des données, mais aussi de la recherche d'informations. Il devient nécessaire d'organiser des réunions avec les personnes concernées, en espérant qu'elles aient mis à jour leurs informations. Si ce n'est pas le cas, vous devez les guider tout au long du processus de mise à jour et répondre à toutes leurs questions. Après la réunion, vous comptez sur elles pour mettre à jour les informations rapidement, leur accordant souvent une semaine en raison de leurs autres engagements. Cependant, il est parfois nécessaire de relancer les personnes concernées, ce qui peut prendre des semaines, voire des mois, avant que le plan ne soit entièrement mis à jour.
Le fait de disposer d'un logiciel réduit considérablement ce travail fastidieux. Il suffit de rencontrer le chef de service une seule fois pour mettre à jour le plan directement dans le système pendant la réunion. Cela allège non seulement la charge de travail de ceux d'entre nous qui élaborent l'ensemble du plan, mais permet également aux utilisateurs finaux de mettre à jour leurs plans de manière indépendante, grâce à la convivialité du logiciel. Cela rationalise le processus, apporte une valeur ajoutée considérable au client final et lui permet de reconnaître l'importance de mettre à jour régulièrement son plan de continuité des activités, idéalement plus d'une fois par an afin de répondre aux exigences réglementaires. Grâce au logiciel, la mise en conformité devient beaucoup plus facile.
La mise à jour sans logiciel pouvait prendre environ 25 heures, voire près de 40 heures pour créer un plan basé sur les calculs dérivés des statistiques de Hobson & Co. Il convient de noter que dans notre cas, si certains processus ont simplement été mis à jour, d'autres ont dû être créés à partir de zéro. Cela nous a pris environ 15 heures au total, soit une réduction d'environ 50 % du temps nécessaire à la mise à jour du plan et d'environ 80 % pour les sections créées à partir de zéro.
Avantages du logiciel BCP Preparis
Le déroulement structuré du processus garantit son organisation et empêche les individus de s'écarter des paramètres prédéfinis. Les questions cohérentes assurent la clarté tout au long du processus, éliminant ainsi le besoin d'ajustements manuels. De plus, les données ont été saisies une seule fois et filtrées dans tous les composants du plan. La possibilité de le faire avec Plan Builder a rendu ce processus beaucoup plus efficace.
Lorsqu'il s'agit de remplir les détails relatifs à l'impact de chaque processus, en tenant compte de ses effets sur les finances, les clients, le moral des employés et l'image de marque, Preparis calcule l'objectif de temps de récupération (RTO) et le temps d'indisponibilité maximal tolérable. Cette approche rationalisée accélère considérablement le processus.
Nous avons pu rencontrer les responsables des différents départements afin de recueillir leurs commentaires, les saisir directement dans Preparis Planner et générer un PCA entièrement mis à jour, le tout en moins de trois jours ouvrables. Ce rythme était nettement plus rapide qu'une approche manuelle, qui aurait nécessité plusieurs semaines pour saisir et entrer toutes les informations nécessaires recueillies lors de ces réunions. Grâce à Preparis, nous avons pu saisir les informations en temps réel pendant les réunions, garantissant ainsi précision et efficacité.
La rationalisation du processus avec Preparis ne se limitait pas à l'utilisation des modèles personnalisables du logiciel. Avant d'utiliser Preparis, il fallait mettre à jour manuellement l'ensemble du plan. Tout devait être créé à partir de zéro, en gérant plusieurs documents et feuilles de calcul. Lors du passage à Preparis, il est rapidement devenu évident à quel point il était facile de saisir des informations et d'apporter des modifications. Par exemple, l'ajustement des objectifs de temps de récupération (RTO) à différentes plages horaires était simple dans le logiciel, sans nécessiter de formation approfondie. Même l'ajout d'informations manquantes, telles que l'équipement, était aussi simple que de cliquer sur un bouton.
Conseils, meilleures pratiques et enseignements tirés
- Lors de la mise à jour ou de la création d'un plan de continuité des activités (PCA), il est essentiel de commencer par identifier vos processus.
- Déterminez ceux qui sont essentiels à votre service et indispensables à la fourniture de services. Classez ces processus par ordre de priorité en fonction de leurs objectifs de temps de reprise (RTO).
- Identifiez les dates critiques et les dépendances, tant en amont qu'en aval.
- Prenez en considération le personnel, les sites et les technologies ou ressources nécessaires, appelés « personnes, lieux et choses » dans la planification de la continuité des activités du secteur public ou gouvernemental.
- Veillez à inclure les fournisseurs et leurs coordonnées, car leur rôle dans le soutien de vos fonctions est essentiel. Ils doivent comprendre leurs responsabilités dans le cadre de votre plan et disposer de leurs propres plans d'urgence.
- Lors de la création d'un PCA, il ne s'agit pas seulement d'élaborer un plan, mais aussi de mettre en place un programme autour de celui-ci. Formez votre personnel, organisez régulièrement des tests et des exercices, identifiez et comblez les lacunes, et maintenez le plan à jour en fonction du roulement du personnel et d'autres changements.
- Lorsque vous mettez à jour votre PCA, il est essentiel de prendre en compte les solutions logicielles de contournement. Beaucoup négligent cet aspect, partant du principe que les systèmes ne tomberont pas en panne. Il est toutefois indispensable de disposer de plans de secours. Qu'il s'agisse de logiciels alternatifs ou de processus manuels, incluez ces mesures d'urgence dans votre plan afin d'assurer la continuité des opérations en cas de crise.
- Pour ceux qui utilisent un système de notification de masse, veillez à ce que les employés sachent comment recevoir les notifications. Fournissez-leur les numéros de téléphone nécessaires et informez-les de ne pas marquer les notifications comme spam ni les bloquer. En les informant à l'avance, vous pouvez vous assurer qu'ils recevront les informations critiques pendant une crise sans aucun problème.
Conclusion
Ce récit illustre non seulement l'application pratique de la solution Preparis, mais souligne également l'importance plus large d'une planification rationalisée de la continuité dans le paysage commercial dynamique d'aujourd'hui. Alors que les organisations font face à des menaces et à des exigences réglementaires en constante évolution, l'adoption de solutions centralisées telles que Preparis devient non seulement un avantage stratégique, mais aussi un pilier fondamental de la préparation opérationnelle. En partageant notre expérience, nous espérons que ces informations sur l'utilisation de la technologie et de l'expertise pour mettre à jour et maintenir les plans de continuité des activités pourront servir de ressource précieuse à d'autres organisations qui font face à des transitions similaires ou qui cherchent à améliorer leurs stratégies de préparation.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
