Und Hut ab vor der OFCCP, die drei Optionen für die Planüberprüfung vorstellt. Wie im Federal Register vom 14. September 2020 angekündigt und in der Bekanntmachung und dem Kommentar der OFCCP ("supporting statement") detailliert dargelegt, kann Ihre Entscheidung darüber entscheiden, ob Bundesauftragnehmer verpflichtet sind, entweder ihren gesamten Jahresplan auf eine neue OFCCP-Plattform hochzuladen oder lediglich zu bescheinigen, dass ihr Plan "in the can" ist, ohne dass ein Plan-Upload erforderlich ist.1
Hintergrund der Planprüfung
Die Überprüfung des Affirmative-Action-Plans ist seit dem Bericht des Government Accountability Office (GAO) aus dem Jahr 2016 über die Tätigkeit der OFCCP im Kommen. Das GAO stellte fest, dass die OFCCP nur 2 % der 24.000 Bundesauftragnehmer pro Jahr prüft. Das GAO äußerte die Befürchtung, dass es sich bei einigen der verbleibenden rund 23 500 Auftragnehmer um "Trittbrettfahrer" handeln könnte, deren Nichteinhaltung unentdeckt bleibt.
Im Jahr 2018 gab die OFCCP die Richtlinie 2018-07 heraus, in der sie uns darüber informierte, dass die Planüberprüfung auf dem Weg sei - und warnte, dass "Unternehmen, die die Planerstellung nicht verifizieren, mit größerer Wahrscheinlichkeit für eine Prüfung vorgesehen werden." Denken Sie also daran, dass die Planverifizierung, in welcher Form auch immer, ein entscheidender Faktor ist.
Optionen für Auftragnehmer
Das bringt uns zu den "Optionen", die die OFCCP in ihrem Ersuchen um Stellungnahme dargelegt hat. Unter anderem möchte die OFCCP wissen, ob Sie Folgendes unterstützen:
- Jahresplan-"Zertifizierung" ohne Upload (Option 1)
- Jährliche Planbescheinigung UND UPLOAD (Option 2)
- Zertifizierung alle zwei Jahre ohne Upload (Option 3)
Bevor Sie "abstimmen", sollten Sie die möglichen Folgen jeder Option bedenken. Wenn zum Beispiel ein Upload erforderlich ist (Option 2), was wird die OFCCP dann mit all diesen Informationen machen? Die Regierung wurde schon einmal gehackt, es ist also möglich, dass Ihre Daten nicht sicher sind (ungeachtet der Zusicherungen der Agentur - siehe Fußnote 1).
Einmal hochgeladen, ist Ihr Plan für alle Zeiten "in Stein gemeißelt". Ihr Jahresplan hat diagnostischen Charakter; der Plan, den Sie als Antwort auf eine Prüfungsanfrage vorlegen, sollte defensiv sein. Es ist völlig legitim, die Vorlage für ein Desk-Audit zu verfeinern. Wollen Sie also, vor allem wenn Sie für ein großes Programm mit mehreren Einrichtungen verantwortlich sind, Ihren vielleicht etwas grobschlächtigen Jahresplan hochladen?
Sie können Ihre Pläne nicht einfach erstellen und auf "Bestätigen" drücken. Bevor Sie auf den Knopf drücken, benötigen Sie Beiträge aus der gesamten Personalabteilung und die Genehmigung der Rechtsabteilung und der Unternehmensleitung. Seien wir ehrlich, die Überprüfung wird eine detailreiche, mühsame Angelegenheit sein. Wollen Sie dies jährlich oder alle zwei Jahre tun?
In der Begründung heißt es, dass die OFCCP von den Auftragnehmern erwartet, dass sie die Zertifizierung innerhalb von 90 Tagen nach Inkrafttreten der Anforderung vornehmen. Weiter heißt es: "Nach dem ersten Zertifizierungsjahr wird die OFCCP einen Termin festlegen, bis zu dem alle bestehenden Auftragnehmer ihre jährliche Zertifizierung erneuern müssen." Welches Datum wird dies sein? Erwartet die OFCCP eine Überprüfung innerhalb von 90 Tagen nach Beginn Ihres Planjahres? Reichen 90 Tage aus, um stabile Daten zusammenzustellen, Daten zu bereinigen, Organisationsdetails zu aktualisieren, Ihre Zählcodes, Titel, Rekrutierungsbereiche usw. zu überprüfen und alle erforderlichen Genehmigungen einzuholen? Wie viel Zeit ist ausreichend? Lassen Sie die Agentur wissen, was Sie denken.
Wenn Sie einen Kommentar abgeben, steht es Ihnen frei, sich selbst oder Ihr Unternehmen anzugeben oder anonym zu bleiben. Aber üben Sie Ihr Mandat aus, "stimmen" Sie über die Überprüfung ab - klicken Sie hier.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
