Y felicitaciones a la OFCCP por presentar tres opciones para la verificación de los planes. Tal y como se anunció en el Registro Federal del 14 de septiembre de 2020, y se detalla enla «declaración de justificación» de la OFCCP incluida en la convocatoria de comentarios, su elección puede determinar si los contratistas federales están obligados a subir su plan anual completo a una nueva plataforma de la OFCCP o si basta con que certifiquen que su plan está «listo», sin necesidad de subirlo.1
Antecedentes de la verificación del plan
La verificación de los planes de acción afirmativa se viene gestando desde el informe de 2016 de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) sobre las operaciones de la OFCCP. La GAO señaló que la OFCCP solo audita al 2 % de los 24 000 contratistas federales al año. La GAO expresó su preocupación por que algunos de los aproximadamente 23 500 contratistas restantes pudieran ser «aprovechados» cuyo incumplimiento pasa desapercibido.
En 2018, la OFCCP publicó la Directiva 2018-07, en la que informaba de que la verificación de los planes estaba en marcha y advertía de que «las entidades que no verifiquen la elaboración de los planes tendrán más probabilidades de ser seleccionadas para una auditoría». Por lo tanto, hay que tener en cuenta que la verificación de los planes, sea cual sea la forma que adopte, supone un cambio radical.
Opciones para contratistas
Lo cual nos lleva a las «opciones» que la OFCCP ha esbozado en su solicitud de comentarios. Entre otras cosas, la OFCCP desea saber si está de acuerdo con:
- «Certificación» del plan anual sin necesidad de subir archivos (Opción 1)
- Certificación del plan anual Y SUBIDA DE ARCHIVOS (Opción 2)
- Certificación cada dos años sin necesidad de subir documentos (Opción 3)
Antes de «votar», deberías tener en cuenta las posibles consecuencias de cada opción. Por ejemplo, si es necesario realizar una carga de datos (opción 2), una vez que la OFCCP disponga de toda esa información, ¿qué va a hacer con ella? El Gobierno ya ha sufrido ataques informáticos anteriormente, por lo que es posible que tus datos no estén seguros (a pesar de las garantías de la Agencia; véase la nota al pie 1).
Una vez subido, tu plan queda «fijado de forma definitiva» para siempre. Tu plan anual tiene carácter diagnóstico; el plan que presentes en respuesta a una solicitud de auditoría debe ser de carácter defensivo. Es perfectamente legítimo ajustar tu presentación para la auditoría documental. Por lo tanto, sobre todo si eres responsable de un programa de gran envergadura con múltiples centros, ¿quieres subir tu plan anual, que quizá esté un poco sin pulir?
No basta con elaborar los planes y pulsar «verificar». Necesitarás aportaciones de todos los departamentos de RR. HH., así como la aprobación del departamento jurídico y de la alta dirección antes de pulsar ese botón. Seamos realistas: la verificación va a ser un proceso arduo y lleno de detalles. ¿Quieres hacerlo cada año o cada dos años?
La nota explicativa indica que la OFCCP espera que los contratistas realicen la verificación en un plazo de 90 días a partir de la entrada en vigor del requisito. Continúa diciendo: «Tras el primer año de certificación, la OFCCP fijará una fecha en la que todos los contratistas existentes deberán renovar su certificación anual». ¿Cuál será esa fecha? ¿Esperará la OFCCP que se realice la verificación en un plazo de 90 días a partir del inicio de su año de planificación? ¿Son 90 días tiempo suficiente para recopilar datos fiables, depurar los datos, actualizar los datos de la organización, revisar los códigos censales, los cargos, las áreas de contratación, etc., y obtener todas las autorizaciones necesarias? ¿Cuánto tiempo es suficiente? Haga saber a la Agencia lo que opina.
Cuando dejes un comentario, puedes decidir si quieres identificarte a ti mismo o a tu empresa, o si prefieres permanecer en el anonimato. Pero ejerce tu derecho: «vota» sobre la verificación; haz clic aquí.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
