Warum einen manuellen HR-Prozess digitalisieren? (& wie man es macht!)

Die größte Rendite, die Sie aus Ihrer Investition in die Digitalisierung ziehen können, ist Zeit. Wenn Sie ineffiziente, manuelle Prozesse und Papierformulare durch digitale ersetzen, werden Sie eine erhebliche Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen feststellen, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für das Unternehmen bei Prozessen wie: 

• Verwaltung der Einwanderung
• Verwaltung von Richtlinien und Verfahren
• Onboarding der Mitarbeiter 
• & so viel mehr!

Nehmen wir zum Beispiel Letzteres. Mit automatisierten Workflows können neue Mitarbeiter die erforderlichen Einarbeitungsdokumente - einschließlich Steuerformularen, Arbeitsverträgen, Vertraulichkeits- und Konfliktverzichtserklärungen, Versandinformationen für Hardware usw. - sicher über Online-Orientierungsformulare einreichen, die automatisch den Versand von Einarbeitungsmaterialien an ihren Standort auslösen (sofern die Lösung anpassbare Eskalationen bietet). 

Im Backend werden digitale Onboarding-Anfragen automatisch zur ordnungsgemäßen Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Darüber hinaus bieten die besten HR-Automatisierungssoftwarelösungen Workflows, die auf jede Art von Stelle zugeschnitten sind und automatisch die in jeder Phase des Onboarding-Prozesses erforderlichen Beteiligten festlegen. Lösungen mit Integration der elektronischen Unterschrift können bis zu einer 80 % schnelleren Dokumentenumlauf bieten. Gleichzeitig bieten die zentralisierte Nachverfolgung und Berichterstattung einen Echtzeit-Überblick über alle Onboarding-Workflows für eine bessere End-to-End-Kontrolle.

Das Ergebnis? Ihr HR-Team gewinnt Zeit zurück, die es in strategischere Angelegenheiten investieren kann, während es die Reaktionszeiten bei der Bearbeitung von Neueinstellungen erfolgreich verkürzt und das Wohlwollen der Stakeholder stärkt. (Sie können davon ausgehen, dass sich dies auch im späteren Kampf um Talente auszahlen wird).

Mitarbeiter wollen gehört werden. Wenn es ihnen leicht gemacht wird, Anträge auf Telearbeit, geschäftskritische Reisen, Leistungsfeedback und vieles mehr zu stellen, kann dies zur Verbesserung der Unternehmensmoral beitragen, während ein digitaler Prüfpfad dafür sorgt, dass intern alles auf die Einhaltung der Vorschriften abgestimmt ist. Da die Anträge viel schneller eingereicht und bearbeitet werden, können außerdem automatisch Genehmigungs- oder Ablehnungsbenachrichtigungen erstellt und an die Mitarbeiter gesendet werden, um Fehler, Verzögerungen und Kosten weiter zu minimieren. 

Wie würde einer dieser Arbeitsabläufe aussehen? Nun, Sie haben die Möglichkeit, eine vorgefertigte Vorlage zu nutzen oder sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern erlauben wollen, dienstlich notwendige Reisen zu beantragen, würde die richtige HR-Automatisierungssoftware eine eingebettete Geschäftslogik, Dropdown-Felder und andere Funktionen zur Erfassung der folgenden Informationen enthalten:

• Der Hauptzweck des Treffens oder der Name des Kunden
• Reisedaten.
• Der Standort für Abfahrtsort, Ziel(e), Reiseroute und Methode
• Risiken/Auswirkungen des Nicht-Reisens, einschließlich negativer Auswirkungen auf Kunden-/Branchenbeziehungen usw. 
• Alternative Optionen wie Telekonferenzen und Vertretung vor Ort oder durch Partner

Um das Engagement der Mitarbeiter optimal zu nutzen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die das Vorschlagsmanagement, die interne Kommunikation und Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit mit unkomplizierten digitalen Formularen unterstützen. Ein Bonus ist es, wenn Sie Lösungen mit Integrationen finden, die jeden auf dem Laufenden halten, damit Sie es nicht tun müssen - zum Beispiel eine Lösung, die genehmigte Urlaube in den Kalendern der Mitarbeiter und Abteilungen aufzeichnet, automatisch Warnmeldungen an die Buchhaltung sendet usw.

Apropos anpassbare Vorlagen: Halten Sie Ausschau nach Schnittstellen für die Gestaltung von Formularen und Arbeitsabläufen, mit denen Sie Dokumente und Prozesse an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen können. In unserer sich ständig verändernden Unternehmenslandschaft ist dies für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung. 

Nehmen wir zum Beispiel die COVID-19-Pandemie. Die Erfassung des Gesundheitszustands und des COVID-19-Risikos aller Mitarbeiter, einschließlich der Nachverfolgung von Impfungen und Tests, wäre zeitaufwändig, risikobehaftet und kostspielig, wenn sie manuell erfolgen würde. Durch die Automatisierung von Impf- und Testprogrammen können Personalabteilungen jedoch den Gesundheitszustand ihrer Mitarbeiter über ihre Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme verfolgen, so dass Ihre digitale Informationsdatenbank automatisch aktualisiert wird, sobald ein Mitarbeiter seine Daten aktualisiert oder ein Verfahren abgeschlossen hat. Dies erleichtert nicht nur die Berichterstattung (und verringert den Arbeitsaufwand) für die Mitarbeiter der Personalabteilung, sondern ermöglicht auch Rückmeldungen sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern, so dass Sie neue Prozesse und Richtlinien optimieren können, wenn sich die Vorschriften ändern. Eine No-Code-Lösung, die der Personalabteilung die Möglichkeit gibt, diese Art von Formularen selbst zu erstellen, bedeutet, dass jede unvorhersehbare Änderung der Vorschriften durch die CDC (z. B. ein neuer Booster) schnell in das Formular eingefügt und innerhalb von Minuten, nicht Monaten, umgesetzt werden kann.

Kosten für die Einhaltung von Vorschriften sind im Zuge der Pandemie branchenübergreifend in die Höhe geschnelltund die heutigen Papierformulare I-9 weisen in der Regel eine Fehlerquote von 76 % auf. Die Nichteinhaltung von Vorschriften schadet nicht nur dem Ruf und der Leistung einer Marke, sondern erhöht nachweislich auch das Risiko von Datenschutzverletzungen, Cyberangriffen oder Bedrohungen durch Insider. Da Compliance-Prozesse in der Praxis oft ineffizient und anfällig für menschliche Fehler sind, ist die Digitalisierung des Prozesses mit einer Cloud-basierten Lösung von entscheidender Bedeutung für die Sicherung sensibler Daten und die Gewährleistung der Geschäftskontinuität. Darüber hinaus archiviert die richtige HR-Automatisierungssoftware Workflows automatisch in der Cloud, um sie sicher zu speichern und zugänglich zu machen, was die Durchführung einer erfolgreichen Prüfung im Falle eines Falles erleichtert.

Wenn Ihre HR-Formulare über eine zentrale Lösung laufen - statt über E-Mail und Tabellenkalkulationen -, kann Ihr Team die Einhaltung der Vorschriften beruhigt überprüfen. Alle Dokumente, Vermögenswerte und Vereinbarungen werden in einem einzigen Repository gespeichert. 

Finden Sie heraus, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, was sie am besten motiviert und wo Sie in Ihr Unternehmen investieren sollten, indem Sie eine umfassende digitale Datenbank mit Analysen und Dashboards nutzen. Mit abteilungsübergreifendem Einblick in die Leistungsmetriken gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse über Bonus- und Beförderungsentscheidungen, rationalisieren und automatisieren den Leistungsbewertungszyklus mit Formularvorlagen und sparen Ihrem HR-Team Zeit, während Sie skalieren. Wenn Sie weiter wachsen, ist es wichtig, eine Lösung zu haben, die unbegrenzten Benutzerzugriff ermöglicht, und eine, die das Hinzufügen neuer Workflows einfach macht, um mit Ihnen über Abteilungen oder ganze Organisationen hinweg zu skalieren, ohne dass Sie zu einem neuen Anbieter wechseln müssen, der Ihren wachsenden Anforderungen entspricht.