Descubra por qué y cómo algunos de los mejores departamentos de RR. HH. actuales están mejorando los procesos manuales mediante la transformación digital.
Mientras la batalla por el talento continúa en medio la gran renuncia y las regulaciones cambian bajo nuestros pies, los departamentos de Recursos Humanos (RR. HH.) están llamados a defender la continuidad del negocio. Ahora, asumiendo un papel más proactivo y estratégico en la optimización de la productividad, la creación de una cultura ética, la minimización de riesgos y mucho más, los profesionales de RR. HH. están recurriendo a la tecnología, concretamente, a la automatización de los flujos de trabajo de RR. HH.— para transformar los procesos manuales en operaciones organizativas más eficientes.
Pero si eres nuevo en el juego de la transformación digital, es posible que no estés 100 % seguro de sustituir tu software o procesos actuales y, aunque lo estuvieras, ¿por dónde empezar? Lo primero es lo primero: descubramos las cinco ventajas principales de digitalizar un proceso manual de RR. HH. (¡con ejemplos de cómo se hace!).
Gestione los procesos más rápidamente y utilice menos recursos.
El mayor rendimiento que obtendrá de su inversión en digitalización es tiempo. Cuando sustituya los procesos manuales ineficientes y los formularios en papel por otros digitales, observará una reducción significativa de los errores y los retrasos, lo que supondrá un ahorro considerable de tiempo y costes para la empresa en procesos como:
- Gestión de la inmigración
- Gestión de políticas y procedimientos
- Incorporación de empleados
- y mucho más.
Tomemos como ejemplo este último caso. Con los flujos de trabajo automatizados, los nuevos empleados pueden enviar de forma segura los documentos necesarios para su incorporación, incluidos formularios fiscales, contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y renuncia a conflictos, información de envío de hardware, etc., a través de formularios de orientación en línea, lo que activará automáticamente el envío de materiales de orientación a su ubicación (si la solución ofrece escalamientos personalizables, claro está).
En la parte administrativa, las solicitudes de incorporación digital se envían automáticamente para su revisión y aprobación adecuadas. Además, las mejores soluciones de software de automatización de RR. HH. ofrecen flujos de trabajo adaptados a cualquier tipo de puesto, especificando automáticamente las partes interesadas necesarias en cada etapa del proceso de incorporación. Soluciones con integración de firma electrónica pueden ofrecer hasta un 80 % más rápido en la tramitación de documentos. Al mismo tiempo, el seguimiento y la generación de informes centralizados proporcionan una visión general en tiempo real de todos los flujos de trabajo de incorporación para un mejor control de principio a fin.
¿El resultado? Tu equipo de RR. HH. recupera tiempo para dedicarlo a asuntos más estratégicos, al tiempo que acelera con éxito los tiempos de respuesta en la tramitación de nuevas contrataciones, lo que genera buena voluntad entre las partes interesadas. (¡También puedes esperar que esto dé sus frutos en la batalla por el talento en el futuro!)
Aumente la moral de los empleados con solicitudes y respuestas más rápidas y precisas.
A los empleados les gusta que se les escuche. Facilitarles la solicitud de requisitos de teletrabajo, viajes críticos para el negocio, comentarios sobre el rendimiento y mucho más puede ayudar a mejorar la moral de la empresa, mientras que un registro de auditoría digital mantiene todo alineado para el cumplimiento interno. Además, dado que las solicitudes se envían y procesan con mucha mayor rapidez, las notificaciones de aprobación o denegación se pueden generar automáticamente y enviar a los empleados para minimizar aún más los errores, los retrasos y los costes.
¿Cómo sería uno de estos flujos de trabajo? Bueno, tendrías la oportunidad de aprovechar una plantilla prediseñada o personalizarla para adaptarla a tus necesidades específicas. Si, por ejemplo, quisieras permitir a los empleados solicitar artículos necesarios para viajes de negocios, el software de automatización de RR. HH. adecuado contendría lógica empresarial integrada, campos desplegables y otras funciones para recopilar la siguiente información:
- El objetivo principal de la reunión o el nombre del cliente.
- Fechas del viaje.
- La ubicación para el lugar de salida, destino(s), ruta de viaje y método.
- Riesgos/impactos de no viajar, incluyendo un impacto negativo en las relaciones con los clientes/la industria, etc.
- Opciones alternativas, como teleconferencias y representación local o de socios.
Para sacar el máximo partido al compromiso de los empleados, busque soluciones que faciliten la gestión de sugerencias, la comunicación interna y las encuestas de satisfacción de los empleados mediante formularios digitales sencillos. Sería una ventaja encontrar soluciones con integraciones que mantengan a todos informados, para que usted no tenga que hacerlo; por ejemplo, una que registre las vacaciones aprobadas en los calendarios de los empleados y los departamentos, envíe automáticamente alertas al departamento de contabilidad, etc.
Manténgase al tanto de los cambios normativos
Y hablando de plantillas personalizables, esté atento a las interfaces de diseño de formularios y flujos de trabajo que le permitan personalizar documentos y procesos según las necesidades específicas de su empresa. En nuestro panorama corporativo en constante cambio, esto es fundamental para la continuidad del negocio.
Tomemos como ejemplo la pandemia de COVID-19. Registrar el estado de salud y los niveles de riesgo de COVID-19 de todos los empleados, incluido el seguimiento de las vacunas y las pruebas, sería una tarea laboriosa, arriesgada y costosa si se hiciera manualmente. Sin embargo, al automatizar los programas de vacunación y pruebas, los departamentos de RR. HH. pueden realizar un seguimiento del estado de los empleados a través de sus sistemas de RR. HH. y nóminas, de modo que cada vez que un empleado actualiza la información o completa un procedimiento, la base de datos digital se actualiza automáticamente. Esto no solo facilita la elaboración de informes (además de reducir el trabajo) para el personal de recursos humanos, sino que también permite recibir comentarios tanto de los empleadores como de los empleados, lo que le permite optimizar los nuevos procesos y políticas a medida que cambian las normativas. Contar con una solución sin código que permite a RR. HH. crear este tipo de formularios por sí mismo significa que cualquier cambio impredecible en las normas de los CDC (como una nueva dosis de refuerzo) se puede añadir rápidamente al formulario e implementar en cuestión de minutos, en lugar de meses.
Almacenamiento seguro y accesibilidad para el cumplimiento normativo
Los costes de cumplimiento normativo se dispararon en todos los sectores durante la pandemia, y los formularios I-9 en papel actuales suelen presentar una tasa de error del 76 %. Además de dañar la reputación y el rendimiento de la marca, se ha demostrado que el incumplimiento aumenta el riesgo de una organización de sufrir violaciones de datos, ciberataques o amenazas internas. Por lo tanto, sabiendo que los procesos manuales de cumplimiento normativo suelen ser ineficaces y propensos a errores humanos, la digitalización del proceso con una solución basada en la nube es fundamental para proteger la información confidencial y garantizar la continuidad del negocio. Además, el software de automatización de RR. HH. adecuado archivará automáticamente los flujos de trabajo en la nube para garantizar un almacenamiento seguro y la accesibilidad, lo que facilitará la realización de una auditoría satisfactoria en caso de que se produzca.
El hecho de gestionar los formularios de RR. HH. a través de una solución centralizada, en lugar de mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, proporciona a su equipo tranquilidad en cuanto a la verificación del cumplimiento normativo. Todos los documentos, activos y acuerdos se almacenan en un único repositorio.
Plan de crecimiento
Descubra el rendimiento de sus empleados, qué es lo que más les motiva y dónde invertir en su organización aprovechando una completa base de datos digital de análisis y paneles de control. Con una visibilidad interdepartamental de las métricas de rendimiento, obtenga información útil para tomar decisiones sobre bonificaciones y ascensos, optimice y automatice el ciclo de evaluación del rendimiento con formularios plantillas y ahorre tiempo a su equipo de RR. HH. a medida que crece. A medida que siga creciendo, es fundamental contar con una solución que permita un acceso ilimitado a los usuarios y que facilite la incorporación de nuevos flujos de trabajo a medida que crece, tanto en los departamentos como en toda la organización, sin tener que cambiar a un nuevo proveedor que se adapte a sus necesidades crecientes.
Una nota final: Recomendamos buscar una plataforma que admita la integración con un conjunto completo de funciones legales, incluyendo la gestión de asuntos, la gestión de contratos y mucho más. Según la Encuesta sobre tecnología de RR. HH. de PwC de 2022, uno de los principales retos que plantean los responsables de RR. HH. en los proyectos tecnológicos es la integración con otras soluciones tecnológicas. A medida que más departamentos de RR. HH. avanzan hacia un ecosistema tecnológico integral, recomendamos buscar un enfoque de plataforma consolidada que pueda adaptarse a su crecimiento para mantener una ventaja competitiva.
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