Pourquoi numériser un processus RH manuel ? (et comment le faire !)

Le meilleur retour sur investissement de la numérisation est le temps. Lorsque vous remplacez des processus manuels inefficaces et des formulaires papier par des processus numériques, vous constatez une réduction significative des erreurs et des retards, ce qui permet à l'entreprise de réaliser des économies substantielles en termes de temps et de coûts dans des processus tels que.. : 

• Gestion de l'immigration
• Gestion des politiques et des procédures
• Embarquement des employés 
• & bien plus encore !

Prenons ce dernier exemple. Grâce à des flux de travail automatisés, les nouveaux employés peuvent soumettre en toute sécurité les documents nécessaires à l'intégration - y compris les formulaires fiscaux, les contrats de travail, les renonciations à la divulgation et aux conflits, les informations relatives à l'expédition du matériel, etc. 

En fin de processus, les demandes d'intégration numérique sont automatiquement acheminées pour être examinées et approuvées. En outre, les meilleures solutions logicielles d'automatisation des RH proposent des flux de travail adaptés à tout type de poste, spécifiant automatiquement les parties prenantes nécessaires à chaque étape du processus d'onboarding. Solutions avec intégration de la signature électronique peuvent offrir jusqu'à Les solutions intégrant la signature électronique permettent d'accélérer de 80 % le traitement des documents. Dans le même temps, le suivi et le reporting centralisés offrent une vue d'ensemble en temps réel de tous les flux de travail d'onboarding pour un meilleur contrôle de bout en bout.

Le résultat ? Votre équipe RH retrouve du temps à investir dans des questions plus stratégiques tout en accélérant avec succès les temps de réponse dans le traitement des nouvelles embauches, ce qui renforce la bonne volonté des parties prenantes. (Vous pouvez également vous attendre à ce que cela soit payant dans la lutte pour les talents à l'avenir).

Les employés aiment être entendus. Leur faciliter la tâche en leur permettant de demander des conditions de télétravail, des voyages d'affaires, un retour d'information sur leurs performances, etc. peut contribuer à améliorer le moral de l'entreprise, tandis qu'une piste d'audit numérique permet d'assurer la conformité en interne. En outre, comme les demandes sont soumises et traitées beaucoup plus rapidement, des notifications d'approbation ou de refus peuvent être automatiquement générées et envoyées aux employés afin de minimiser les erreurs, les retards et les coûts. 

À quoi ressemblerait l'un de ces flux de travail ? Vous avez la possibilité d'utiliser un modèle prédéfini ou de le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques. Si vous souhaitez permettre aux employés de demander des déplacements professionnels, par exemple, le bon logiciel d'automatisation des RH contiendra une logique métier intégrée, des champs déroulants et d'autres fonctionnalités permettant de capturer les informations suivantes :

• L'objectif principal de la réunion ou le nom du client
• Dates de voyage.
• Le lieu de départ, la (les) destination(s), l'itinéraire et la méthode de voyage
• Risque/impact de ne pas voyager, y compris un impact négatif sur les relations avec les clients/le secteur d'activité, etc. 
• Des options alternatives telles que la téléconférence et la représentation locale ou de partenaires

Pour tirer le meilleur parti de l'engagement des salariés, recherchez des solutions qui prennent en charge la gestion des suggestions, la communication interne et les enquêtes de satisfaction des salariés au moyen de formulaires numériques simples. C'est un plus si vous trouvez des solutions avec des intégrations qui tiennent tout le monde au courant, sans que vous ayez à le faire - par exemple, une solution qui enregistre les vacances approuvées sur les calendriers des employés et des services, envoie automatiquement des alertes à la comptabilité, etc.

En ce qui concerne les modèles personnalisables, soyez à l'affût des interfaces de conception de formulaires et de flux de travail qui peuvent vous permettre de personnaliser les documents et les processus en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Dans notre paysage d'entreprise en constante évolution, cela est essentiel pour la continuité de l'activité. 

Prenons l'exemple de la pandémie de COVID-19. La saisie de l'état de santé de tous les employés et des niveaux de risque de COVID-19, y compris le suivi des vaccinations et des tests, prendrait beaucoup de temps, serait sujette à des risques et coûterait cher si elle était effectuée manuellement. En revanche, en automatisant les programmes de vaccination et de dépistage, les services des ressources humaines peuvent suivre le statut des employés par l'intermédiaire de leurs systèmes de ressources humaines et de paie, de sorte que chaque fois qu'un employé met à jour des informations ou effectue une procédure, votre base de données numérique est automatiquement mise à jour. Cela permet non seulement de faciliter l'établissement de rapports (et de réduire la charge de travail) pour le personnel des ressources humaines, mais aussi d'obtenir un retour d'information de la part des employeurs et des employés, ce qui permet d'optimiser les nouveaux processus et les nouvelles politiques en fonction de l'évolution de la réglementation. Une solution sans code qui donne aux RH le pouvoir de bricoler ces types de formulaires signifie que chaque changement imprévisible des règles du CDC (comme un nouveau booster) peut être rapidement ajouté au formulaire et déployé en quelques minutes, et non en quelques mois.

Les coûts de mise en conformité ont grimpé en flèche dans tous les secteurs d'activité en raison de la pandémie.Aujourd'hui, les formulaires I-9 sur papier affichent un taux d'erreur de 76 %. En plus de nuire à la réputation et aux performances de la marque, il est également prouvé que la non-conformité augmente le risque de violation de données, de cyberattaque ou de menaces internes pour une organisation. Sachant que les processus de conformité aux risques pratiques sont souvent inefficaces et sujets à l'erreur humaine, la numérisation du processus à l'aide d'une solution basée sur le cloud est essentielle pour sécuriser les informations sensibles et assurer la continuité de l'activité. En outre, le bon logiciel d'automatisation des RH archivera automatiquement les flux de travail dans le Cloud pour un stockage et une accessibilité sécurisés, ce qui facilitera la réalisation d'un audit réussi s'il devait avoir lieu.

Le fait que vos formulaires RH soient gérés par une solution centralisée - au lieu du courrier électronique et des feuilles de calcul - permet à votre équipe d'avoir l'esprit tranquille en ce qui concerne la vérification de la conformité. Tous les documents, actifs et accords sont stockés dans un référentiel unique. 

Découvrez les performances de vos employés, ce qui les motive le plus et où investir dans votre organisation en tirant parti d'une base de données numérique complète d'analyses et de tableaux de bord. Grâce à une visibilité transversale sur les indicateurs de performance, obtenez des informations exploitables sur les décisions relatives aux primes et aux promotions, rationalisez et automatisez le cycle d'évaluation des performances à l'aide de formulaires types et faites gagner du temps à votre équipe RH au fur et à mesure que vous vous développez. Au fur et à mesure de votre croissance, il est essentiel de disposer d'une solution qui permette un accès illimité aux utilisateurs et qui facilite l'ajout de nouveaux flux de travail pour évoluer avec vous dans les départements ou les organisations entières, sans avoir à changer de fournisseur pour répondre à vos besoins croissants.