Die Verwendung eines papierlosen Workflows anstelle eines papierbasierten Prozesses bietet enorme Vorteile. Es sei denn, Sie mögen Papierschnitte, Unfälle mit Heftklammern und verzweifelte Dokumentensuchen in staubigen Schubladen?
Laut einer Studie von Gartner aus dem Jahr 2020 sind sage und schreibe 91 % der Unternehmen in irgendeiner Form an digitalen Initiativen beteiligt. Warum? Weil es einfach Sinn macht. Schon bevor die Pandemie uns hybride Arbeitsumgebungen bescherte, stellten papierlastige Prozesse Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen.
Das Wichtigste zuerst? Sich auf Papier zu verlassen, ist teuer. Da sind zum einen die Kosten für das Papier selbst (ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Umwelt) und zum anderen die Anforderungen an die physische Lagerung dieses Papiers.
Sie müssen auch berücksichtigen, dass Ihre Mitarbeiter dadurch weniger effizient arbeiten und die Produktivität sinkt. Dies verlangsamt nicht nur ihre Arbeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit, was wiederum zu einem höheren Risiko führt.
Schauen wir uns einmal genauer an, warum Ihr Unternehmen die Umstellung auf papierloses Arbeiten in Betracht ziehen sollte, falls dies noch nicht geschehen ist.
Die Vorteile der papierlosen Arbeitsweise
Kostensenkung
Platz ist für jedes Unternehmen immer eine Herausforderung – physische Lagerkosten sind für die meisten ein großer Kostenfaktor. Von Papierkosten über Drucker, Hardware und Büromaterial bis hin zu Versand- und Portokosten: Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten können Sie überraschend viel Geld sparen, das Sie bei der Aufstellung Ihres Budgets gar nicht berücksichtigt haben.
Die Lösung ist die elektronische Speicherung. Sie sparen Speicherplatz und Geld für all das oben Genannte sowie Betriebskosten und Zeit, die sonst für die Suche nach einem bestimmten Dokument in einem unübersichtlichen Papierberg verschwendet würden.
Gerade jetzt, wo die COVID-19-Pandemie zu Veränderungen am physischen Arbeitsplatz führt, kann die Aufbewahrung von Dateien in physischer Form zu unnötiger Komplexität führen. Da Ihre Mitarbeiter möglicherweise von zu Hause aus arbeiten oder ihre Zeit zwischen Büro und Remote-Arbeit aufteilen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie alle gleichen Zugang zu den erforderlichen Ressourcen und Dokumenten haben.
Wie ein Artikel von Forbes hervorhebt:
„Seit Jahrzehnten sprechen wir vom papierlosen Büro, aber der durchschnittliche Büroangestellte verbraucht immer noch etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Laut The Paperless Project (via Medium) geben amerikanische Unternehmen „über 120 Milliarden Dollar für gedruckte Formulare aus, von denen die meisten innerhalb von drei Monaten veraltet sind”.
Bessere Zusammenarbeit und Fehlerreduzierung
Je weniger Menschen Ihre Arbeitsabläufe bearbeiten, desto geringer ist natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass menschliche Fehler auftreten. Insbesondere bei papierbasierten Prozessen ist die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler recht hoch; dies kann alles Mögliche umfassen, von unvollständigen Formularen bis hin zu unleserlicher Handschrift.
So trivial sie im Moment auch erscheinen mögen (und die Fehler können leicht und unschuldig gemacht werden), können diese Fehler Ihre Arbeitsabläufe stören. Das kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig die Schuld geben, was zu Ressentiments führt oder einfach nur unzufriedene Mitarbeiter verursacht.
Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten werden Sie eher Fehler im Arbeitsablauf selbst als bei den Teammitgliedern finden und sich darauf konzentrieren, wie Sie den Prozess verbessern können, um in Zukunft eine bessere Leistung zu erzielen. Dies führt zu weniger menschlichen Fehlern , einer besseren Zusammenarbeit und einer höheren Arbeitsmoral unter den Mitarbeitern und Teams.
Verbesserte Sicherheit und Compliance
Wie bei der Digitalisierung jedes Arbeitsablaufs oder Prozesses verbessern Sie auch bei der Umstellung Ihrer Dokumente auf ein cloudbasiertes papierloses System die Sicherheitsmaßnahmen gegen physische Bedrohungen. Von Diebstahl bis hin zu Naturkatastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen – wichtige Daten, die in Papierform gespeichert sind, können leicht verloren gehen. Sobald Sie diese Daten gesichert haben, sind Sie mit Datenwiederherstellungsoptionen weitaus besser auf Bedrohungen vorbereitet.
Sobald Sie von Bergen unvollständiger oder fehlender Unterlagen auf digitale Papierdokumente umgestellt haben, wird die Prüfung Ihrer Prozesse wesentlich einfacher und schneller. Eine digitale Aufzeichnung von Dokumenten bedeutet mehr Transparenz und Übersichtlichkeit, sodass Sie leichter sicherstellen können, dass Sie alle erforderlichen Branchen- und behördlichen Vorschriften einhalten.
Schritte zur Umsetzung eines papierlosen Workflow-Modells
Hier sind die Grundlagen, wie man sich – und das ist wirklich das richtige Wort dafür – von papierbasierten Prozessen zu papierlosen Büroabläufen weiterentwickelt:
- Legen Sie Verfahren für die Dokumentenverwaltung fest: Dies ist von grundlegender Bedeutung und sollte unter Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen erfolgen, bevor Sie mit der Digitalisierung beginnen.
- Entscheiden Sie, wo die Daten gespeichert werden sollen: In der Cloud? Auf lokalen Servern? Nicht auf den Geräten der Mitarbeiter oder in anderen Silos, wo sie möglicherweise unzugänglich und unsicher sind.
- Nutzen Sie die Automatisierung: Es ist selbstverständlich, dass Sie diese Prozesse digitalisieren, aber ohne eine automatisierte Dokumenten-Workflow-Lösung werden Sie feststellen, dass ein digitaler Prozess genauso zeitaufwändig und problematisch sein kann wie ein papierbasierter.
- Sichern Sie alle digitalisierten Dokumente: Suchen Sie einen sicheren zentralen Speicherort für diese Dokumente und befolgen Sie eine digitale Taxonomie, die für das Unternehmen sinnvoll ist.
- Kunden über Richtlinien zur Vernichtung von Dokumenten informieren: Weisen Sie sie darauf hin, dass Papierdokumente zunehmend der Vergangenheit angehören, und informieren Sie sie über Ihre Richtlinien für die Umstellung und Speicherung dieser Dateien oder Dokumente.
Verwenden Sie erstklassige Tools, um papierlose Arbeitsabläufe zu ermöglichen.
Wie sieht ein papierloser Arbeitsablauf aus? Es gibt keine allgemeingültige Antwort darauf. Denn der erste Schritt zur Schaffung eines papierlosen Arbeitsablaufs besteht darin, zu entscheiden, welchen Arbeitsablauf Sie digitalisieren möchten.
Versuchen Sie, mit einem weit verbreiteten Workflow zu beginnen, der denselben Prozessablauf folgt und häufig wiederholt wird. Ein Beispiel hierfür könnte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sein. Durch die Optimierung dieses Prozesses kann Ihre Personalabteilung unzählige Stunden wertvoller Zeit sparen, und Ihre neuen Mitarbeiter können sich auf möglichst effiziente Weise auf ihre Aufgaben vorbereiten.
Durch die Automatisierung eines häufig verwendeten Workflows können Sie schnell einen ROI erzielen. Gleichzeitig können Sie anderen Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens frühzeitig die Vorteile eines papierlosen Workflows demonstrieren.
Ein weiterer guter Ansatzpunkt, den Sie bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten in Betracht ziehen sollten, ist die Einbindung elektronischer Signaturen in Ihre Prozesse. Damit können Sie auf einfache Weise Ihre Zustimmung oder Genehmigung zu digitalen Dokumenten bekunden, und das ist auch rechtlich zulässig. Es handelt sich um eine sichere und bequeme Methode, mit der Sie Dokumente von überall aus online unterzeichnen können. E-Signatur-Software kann Vertragsprozesse beschleunigen und die Produktivität in Ihrem gesamten Unternehmen maximieren.
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