El uso de un flujo de trabajo sin papel en lugar de un proceso basado en papel ofrece enormes ventajas. A menos, claro está, que le gusten los cortes con papel, los accidentes con grapadoras y las búsquedas desesperadas de documentos en cajones polvorientos.
Según un estudio realizado en 2020 por Gartner, un abrumador 91 % de las organizaciones están llevando a cabo algún tipo de iniciativa digital. ¿Por qué? Porque es lo más lógico. Incluso antes de que la pandemia nos introdujera en los entornos de trabajo híbridos, los procesos con gran cantidad de papel planteaban innumerables retos a las empresas.
¿Lo primero y más importante? Depender del papel es caro. En primer lugar, está el coste del papel en sí (por no mencionar el impacto medioambiental que tiene), y luego están los requisitos de almacenamiento físico de ese papel.
También hay que tener en cuenta que reduce la eficiencia de los empleados y disminuye la productividad. No solo les ralentiza, sino que aumenta el margen de error, lo que conlleva un mayor riesgo.
Analicemos más detenidamente por qué su organización debería plantearse dejar de usar papel, si aún no lo ha hecho.
Las ventajas de prescindir del papel
Reducción de costes
El espacio siempre es un reto para cualquier organización: los costes de almacenamiento físico son un gasto importante para la mayoría. Desde los costes de papel hasta las impresoras, el hardware, los suministros de oficina y los gastos de envío y correo, la eliminación del papel puede suponer un ahorro sorprendente que ni siquiera había tenido en cuenta al elaborar su presupuesto.
El almacenamiento electrónico es la solución. Ahorras espacio de almacenamiento y dinero en todo lo anterior, así como en costes operativos y tiempo que, de otro modo, se perdería buscando un documento concreto entre un montón de papeles.
Especialmente ahora, con la pandemia de COVID-19 provocando cambios en el lugar de trabajo físico, almacenar archivos en formato físico puede añadir una complejidad innecesaria. Dado que es posible que sus empleados trabajen desde casa o dividan su tiempo entre la oficina y el trabajo a distancia, es fundamental que todos tengan el mismo acceso a los recursos y documentos necesarios que requieran.
Como señala un artículo de Forbes:
«Llevamos décadas hablando de la oficina sin papel, pero el empleado de oficina medio sigue utilizando unas 10 000 hojas de papel al año. Según The Paperless Project (a través de Medium), las empresas estadounidenses «gastan más de 120 000 millones de dólares en formularios impresos, la mayoría de los cuales quedan obsoletos en tres meses».
Mejor colaboración y reducción de errores
Cuanto menos intervengan las personas en tus flujos de trabajo, menos probable será que se produzcan errores humanos, como es lógico . En los procesos basados en papel, concretamente, la posibilidad de que se produzcan errores humanos es bastante alta; esto puede incluir desde formularios incompletos hasta una letra ilegible.
Por triviales que puedan parecer en ese momento (y los errores pueden cometerse de forma fácil e inocente), estos errores pueden interrumpir sus flujos de trabajo. Esto puede provocar que los empleados se culpen entre sí, alimentando el resentimiento o simplemente causando descontento entre el personal.
Al prescindir del papel, es más probable que encuentres fallos en el propio flujo de trabajo, en lugar de en los miembros del equipo, y te centres en cómo mejorar el proceso para obtener un mejor rendimiento en el futuro. Esto se traduce en menos errores humanos , una mejor colaboración y una mejora de la moral entre los empleados y los equipos.
Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Al igual que con la digitalización de cualquier flujo de trabajo o proceso, cuando traslada sus documentos a un sistema sin papel basado en la nube, mejora las medidas de seguridad contra amenazas físicas. Desde robos hasta desastres naturales como incendios o inundaciones, es fácil perder datos cruciales que se almacenan en papel; una vez que tiene una copia de seguridad de esos datos, estará mucho mejor preparado para las amenazas con opciones de recuperación de datos.
Una vez que se pasa de montañas de papeleo incompleto o perdido a registros digitales, la auditoría de los procesos se vuelve mucho más fácil y rápida. Un registro digital de documentos significa mayor transparencia y visibilidad, lo que facilita asegurarse de que se cumplen todas las normativas industriales y gubernamentales necesarias.
Pasos para implementar un modelo de flujo de trabajo sin papel
A continuación se describen los aspectos básicos para evolucionar —y realmente esa es la palabra adecuada— de los procesos basados en papel a los flujos de trabajo de oficina sin papel:
- Establecer procedimientos para la gestión de documentos: esto es fundamental, debe involucrar a las partes interesadas clave en su desarrollo y debe llevarse a cabo antes de digitalizar nada.
- Decida dónde se almacenarán los datos: ¿En la nube? ¿En servidores locales? No en los dispositivos de los empleados ni en otros silos donde puedan ser inaccesibles e inseguros.
- Aprovecha la automatización: es obvio que vas a digitalizar estos procesos, pero sin una solución automatizada para el flujo de trabajo documental, verás que un proceso digital puede ser tan lento y problemático como uno en papel.
- Haga una copia de seguridad de todos los documentos digitalizados: asegúrese de encontrar un repositorio centralizado y seguro para ellos, y siga una taxonomía digital que tenga sentido para la organización.
- Notifique a los clientes las políticas de destrucción de documentos: infórmeles de que las copias impresas están pasando a ser cosa del pasado y comuníqueles su política para la transición y el almacenamiento de estos archivos o documentos.
Utilice las mejores herramientas de su clase para facilitar los flujos de trabajo sin papel.
¿Cómo es un flujo de trabajo sin papel? No hay una respuesta única que sirva para todos los casos. Porque el primer paso para crear un flujo de trabajo sin papel es decidir qué flujo de trabajo se quiere digitalizar.
Intenta empezar con un flujo de trabajo ampliamente utilizado que siga el mismo conjunto de procesos y se repita con frecuencia. Un ejemplo podría ser la incorporación de nuevos empleados. La optimización de este proceso puede ahorrarle a tu departamento de RR. HH. innumerables horas de valioso tiempo y ayuda a tus nuevos empleados a prepararse para sus funciones de la manera más eficiente posible.
Al automatizar un flujo de trabajo que se utiliza con frecuencia, se puede obtener un rápido retorno de la inversión. Al mismo tiempo, también se pueden demostrar rápidamente las ventajas de un flujo de trabajo sin papel al resto de la organización.
Otro buen punto de partida que puede considerar al pasar al formato digital es incorporar firmas electrónicas a sus procesos. Es una forma sencilla de indicar el consentimiento o la aprobación en sus documentos digitales, y es legalmente aceptable. Es una forma segura y cómoda de firmar documentos en línea desde cualquier lugar. El software de firma electrónica tiene el poder de acelerar los procesos de acuerdo y maximizar la productividad en toda su organización.
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