3 Gründe, warum das Outsourcing des Affirmative Action Plans das Richtige für Sie sein könnte

Plus acht zusätzliche Werte, die mit der Auslagerung der Entwicklung und Unterstützung Ihres Plans für positive Maßnahmen einhergehen

Eine der häufigsten Fragen, die von Auftragnehmern gestellt wird, wenn sie sich auf die Einhaltung des Plans zur Förderung positiver Maßnahmen in ihrem Unternehmen vorbereiten, lautet:

"Soll ich eine Software kaufen oder meinen Plan für positive Maßnahmen auslagern?"

Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich auf eine ganze Reihe von Faktoren auswirkt:

• Die Genauigkeit/Qualität/Sinnhaftigkeit der Ergebnisse Ihres Plans
• wie viele Ressourcen Sie einsetzen müssen und wie hoch die Gesamtkosten sind, die der Auftragnehmer unter Berücksichtigung des internen und externen Zeit- und Kostenaufwands tragen muss
• OFCCP-Audit-Bereitschaft

Die Antwort ist erstaunlich einfach und lässt sich in wenigen Sätzen zusammenfassen.

Wenn ein Unternehmen über engagierte und erfahrene EEO-Mitarbeiter verfügt, die wissen, wie man die Daten verwaltet, fundierte Entscheidungen im Programm trifft, die Ergebnisse interpretiert und umsetzt und mit einem OFCCP-Audit umgeht, dann kann Software die richtige Lösung sein. Für alle anderen ist sie eine schlechte Idee.

OutSolve hat drei Gründe identifiziert, warum das Outsourcing des Affirmative Action Plans für Sie eine sinnvolle Option sein kann.

• So etwas wie TurboTax® für AAPs gibt es nicht:
  Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen Software für die Erstellung von Plänen für positive Maßnahmen in Betracht ziehen. Der häufigste Grund ist, dass ein vielbeschäftigter Personalleiter eine kostengünstige Lösung für die Erstellung des jährlichen AAP finden soll. Sie erkundigen sich und suchen im Internet nach einem "Klick-Klick-Plan drucken"-Tool, das den Wunsch der Unternehmensleitung nach einer schnellen und kostengünstigen Lösung erfüllt.

  Tatsache ist jedoch, dass der Plan eine "Garbage-in-Garbage-out"-Lösung sein wird, wenn der Benutzer die Daten und den Entscheidungsbaum nicht versteht, die für eine genaue Entwicklung eines Plans für positive Maßnahmen unerlässlich sind. Es ist leicht, bei der Planentwicklung unhaltbare Ergebnisse zu erzielen. Um einen effektiven, konformen Plan für positive Maßnahmen zu erstellen, sind Kenntnisse über die Branche, die Richtlinien und Verfahren sowie Erfahrung bei der Erstellung von AAPs unerlässlich. Diese Kenntnisse und Erfahrungen fehlen bei einigen Auftragnehmern.

• Die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften sind komplexer geworden, und es besteht ein erhebliches Risiko für Auftragnehmer, die sich für eine schnelle, kostengünstige Methode zur Entwicklung eines Plans entscheiden:
  . Angesichts der Ausweitung der Vorschriften und der aggressiven Prüfungsbemühungen der OFCCP ist es für Auftragnehmer wichtig, die Anfälligkeit für Problembereiche, die bei einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften entdeckt werden können, zu minimieren. Vor den Aktualisierungen der OFCCP-Bestimmungen und -Audits hatten Auftragnehmer immer Schwierigkeiten, Bewerberdaten zu sammeln und zu analysieren. Jetzt, wo neue und vorgeschlagene Vorschriften hinzukommen - insbesondere in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen - und die Häufigkeit von Schlichtungsvereinbarungen und finanziellen Vergleichen mit der OFCCP zunimmt, steht für die Auftragnehmer zu viel auf dem Spiel, um den Weg des geringsten Widerstands zu gehen.
• Der mit dem Outsourcing verbundene Wert übertrifft jeden Kosten-Nutzen-Effekt, der mit dem Kauf von Software erzielt werden kann:
  Die meisten Auftragnehmer wollen mit dem Kauf von Software Geld sparen. Es wird davon ausgegangen, dass das Programm sie bei der richtigen Auswahl unterstützt und eine genaue AAP erstellt, die es den Benutzern ermöglicht, sich anderen Aufgaben zuzuwenden. In der Vergangenheit mag dies eine funktionale Entscheidung gewesen sein. Heute ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Die AAP-Beratung ist ein reifer Markt mit aggressiven, qualifizierten Anbietern, und wie auf jedem anderen Markt treibt der Wettbewerb die Kosten. Mit dem Wachstum der Unternehmen, die AAP-Beratung anbieten, sind die Gebühren für die Inanspruchnahme eines fachkundigen Beraters nur noch ein Bruchteil dessen, was früher üblich war, als Dienstleistungen auf Stundenbasis abgerechnet wurden und à la carte-Optionen die Norm waren. Heute arbeiten die Berater mit Festkosten, Mengenrabatten und wettbewerbsfähigen Angeboten. Nicht nur das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist attraktiver geworden, sondern auch die Ergebnisse (das, was die Vertragspartner für ihr Geld bekommen) übertreffen in der Regel alles, was ein Softwareprogramm bieten könnte.

Zu den zusätzlichen Werten von Affirmative Action Outsourcing gehören häufig:

• Fachwissen - Der offene Zugang zu einem Expertenteam, das Dutzende (oder Hunderte) von Auftragnehmern unterstützt, ist wichtig und wertvoll und oft in einem Festpreis enthalten.
• Auf dem Laufenden bleiben und sich an Veränderungen anpassen - Die Gesetze zur Förderung von Menschen mit Behinderungen ändern sich schnell. Nicht nur die Aufzeichnungen und Analysen für Veteranen und Menschen mit Behinderungen haben sich ausgeweitet, sondern auch die Entschädigung ist zu einem umstrittenen Bereich der Compliance geworden, und weitere Änderungen sind in Vorbereitung. Software kann sich nicht ohne weiteres an diese Schwankungen anpassen.
• Schulung - Software kann keine Schulungen durchführen, und Berater bieten in ihren Beratungspaketen oft Schulungen zu positiven Maßnahmen an. Für diejenigen, die keine AAP-Experten sind, ist es von unschätzbarem Wert, wenn ein Berater zur Verfügung steht, um Berichte zu erklären, Problembereiche zu diagnostizieren und bei der erforderlichen Mitarbeiterschulung zu helfen.
• OFCCP-Audit-Support - Audits sind ein Bereich, in dem Software-Anwender mit roten Fahnen wedeln. Es gibt mehrere offensichtliche Gründe für das fehlende Wissen, um den Plan zu unterstützen und mit der OFCCP zu interagieren. Software-Anwender übermitteln oft das, was die Software ausspuckt, ohne vollständig zu verstehen, was dies bedeutet oder wie viele Informationen sie der OFCCP übermitteln könnten. Unternehmen, die Software verwenden, übermitteln möglicherweise mehr als von der OFCCP verlangt und geben vertrauliche Unternehmensinformationen preis. Es handelt sich um sensible Daten, die unter den Schirm der positiven Maßnahmen fallen, einschließlich der Vergütung und Transaktionen wie Einstellungen, die sich bei genauer Prüfung schnell zu einer Diskriminierungsklage durch die OFCCP auswachsen können.
• Garantien - Die Berater garantieren in der Regel für ihre Methoden. Wenn also die OFCCP oder eine andere Behörde Einwände gegen die Ergebnisse des Plans erhebt, ausgenommen berechtigte Einwände, wird der Berater die Ergebnisse unterstützen und verteidigen. Ein interner Mitarbeiter der Personalabteilung hätte in der Regel Schwierigkeiten, auf eine eingehende Prüfung des Plans zu reagieren.
• Benutzerdefinierte Berichte - Ein wertvoller Bestandteil der Beratung ist die Fähigkeit, sich mit benutzerdefinierten Berichten an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen, die von Zusammenfassungen für Führungskräfte bis zu erweiterten Datenausgaben reichen können. Die meisten Softwareprogramme können nicht über die Grundlagen hinaus angepasst werden.
• Online-Unterstützung - Auf dem heutigen Markt bieten Berater einen Pool von Ressourcen an, die bei der Einhaltung der Vorschriften helfen. Die Entwicklung von Plänen war früher wie die Steuersaison - jedes Jahr erledigte man seine Steuern und zog dann weiter. Heute ist die Einhaltung der Vorschriften eher eine ganzjährige Aktivität, und der Zugang zu kontinuierlicher Unterstützung durch einen Berater ist von großem Vorteil. Die Berater haben erkannt, dass ihre Kunden einen ständigen Zugang zu Informationen und Schulungen zu Rechtsvorschriften benötigen, und haben deshalb Online-Portale entwickelt. Diese Portale oder speziellen Websites dienen der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen wie Berichten, Schulungsmaterialien, Hilfsmitteln für die Öffentlichkeitsarbeit und mehr. Online-Portale bereichern das Beratungsprogramm, und diese Ressourcen gibt es für Software-Anwender oft nicht.
• Bewältigung der Komplexität - Viele Auftragnehmer müssen für Dutzende oder sogar Hunderte von Einrichtungen Maßnahmen zur Förderung der Chancengleichheit unterstützen. Das bedeutet einen Berg von unterschiedlichen Datensätzen, die von vielen Personen innerhalb der Organisation bearbeitet werden. Aufgrund unserer jahrzehntelangen Erfahrung haben wir festgestellt, dass Unternehmen, die externe Berater für die Bewältigung der fünf unten aufgeführten Punkte einsetzen, ihren Schwerpunkt auf die Umsetzung des Plans zur Förderung der Gleichbehandlung verlagern können und sich glücklich schätzen, nie zurückzublicken.

i. Organize and clean multiple data sets from a variety of systems

ii. Create a high-volume of compliant plans

iii. Develop custom reports for goals and transaction monitoring

iv. Prepare OFCCP audit submissions

v. Prepare management summary reports

Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung gedacht. Für rechtliche Unterstützung wenden Sie sich bitte an einen geeigneten Rechtsbeistand. Copyright © OutSolve 2015

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.