3 raisons pour lesquelles l'externalisation du plan d'action positive peut vous convenir

En outre, huit valeurs supplémentaires sont associées à l'externalisation de l'élaboration et du soutien de votre plan d'action positive

L'une des questions les plus fréquemment posées par les entrepreneurs lorsqu'ils se préparent à gérer la conformité du plan d'action positive au sein de leur entreprise est la suivante :

"Devrais-je acheter un logiciel ou externaliser mon plan d'action positive ?

Il s'agit d'une question cruciale car elle aura un impact sur toute une série de facteurs, notamment :

• L'exactitude, la qualité et la pertinence des résultats de votre plan
• Le nombre de ressources nécessaires et les coûts totaux que le contractant doit absorber en tenant compte du temps et des dépenses internes et externes.
• Préparation à l'audit de l'OFCCP

La réponse est étonnamment simple et peut se résumer en quelques phrases.

Si une entreprise dispose d'un personnel EEO dévoué et expérimenté qui sait comment gérer les données, prendre des décisions éclairées dans le cadre du programme, interpréter et mettre en œuvre les résultats, et gérer un audit de l'OFCCP, alors le logiciel peut être la bonne solution. Pour les autres, c'est une mauvaise idée.

OutSolve a identifié trois raisons pour lesquelles l'externalisation d'un plan d'action positive peut être une option viable pour vous.

• Il n'existe pas de TurboTax® pour les PAA :
  Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises envisagent d'utiliser un logiciel pour élaborer des plans d'action positive. La plus courante est qu'un responsable des ressources humaines débordé est chargé de trouver une solution peu coûteuse pour élaborer le PAA annuel. Il se renseigne et cherche sur Internet un outil "cliquer-cliquer-imprimer un plan" qui satisfera le désir de la direction d'obtenir une réponse rapide et peu coûteuse.

  Toutefois, si l'utilisateur ne comprend pas les données et l'arbre de décision qui font partie intégrante de l'élaboration d'un plan d'action positive, ce dernier ne sera qu'une solution "sans intérêt". Il est facile de produire des résultats indéfendables lors de l'élaboration d'un plan. Pour produire un plan d'action positive efficace et conforme, la connaissance du secteur, des politiques et des procédures est essentielle, de même que l'expérience de la préparation des plans d'action positive. Ces connaissances et cette expérience font défaut à certains entrepreneurs.

• Les exigences en matière de conformité sont devenues plus complexes et les entrepreneurs qui choisissent une méthode d'élaboration de plan rapide et peu coûteuse courent un risque important :
  Avec l'expansion des réglementations et les efforts d'audit agressifs de l'OFCCP, il est important pour les entrepreneurs de minimiser l'exposition aux domaines problématiques qui peuvent être découverts lors d'un examen de la conformité. Avant les mises à jour des réglementations et des audits de l'OFCCP, les entrepreneurs ont toujours eu du mal à collecter et à analyser les données relatives aux candidats. Aujourd'hui, avec l'ajout de nouvelles réglementations et de propositions de réglementations - en particulier concernant les anciens combattants et les personnes handicapées, combinées à la fréquence accrue des accords de conciliation et des règlements financiers avec l'OFCCP - les enjeux sont trop importants pour que les entrepreneurs empruntent la voie de la moindre résistance.
• La valeur associée à l'externalisation a dépassé tous les coûts et avantages liés à l'achat de logiciels :
  Pour la plupart des entrepreneurs, l'objectif de l'achat de logiciels est d'économiser de l'argent. On suppose que le programme les aidera à faire les bonnes sélections, à créer un PAA précis qui permettra aux utilisateurs de passer à d'autres tâches. Cette décision a pu être fonctionnelle par le passé. Aujourd'hui, ce n'est plus le cas. Le conseil en PAA est un marché mature avec des prétendants agressifs et compétents et, comme pour tout marché, la concurrence fait grimper les coûts. Avec la croissance des entreprises qui offrent des services de conseil en PAA, les frais liés à l'utilisation d'un consultant expert ne représentent qu'une fraction de ce qu'ils étaient lorsque les services étaient facturés à l'heure et que les options à la carte étaient la norme. Aujourd'hui, les consultants utilisent des coûts fixes, des remises sur volume et des appels d'offres concurrentiels. Non seulement la valeur des coûts est devenue plus attrayante, mais les produits livrables (ce que les entrepreneurs obtiennent pour leur argent) dépassent généralement tout ce qu'un logiciel pourrait fournir.

Les valeurs complémentaires de l'externalisation de la discrimination positive sont souvent les suivantes :

• Expertise - L'accès libre à une équipe d'experts qui soutient des dizaines (ou des centaines) d'entrepreneurs est important et précieux et est souvent inclus dans un tarif fixe.
• Se tenir au courant et s'adapter aux changements - Les lois relatives à l'action positive évoluent rapidement. Non seulement la tenue et l'analyse des dossiers des anciens combattants et des personnes handicapées se sont développées, mais l'indemnisation est devenue un domaine litigieux de la conformité et d'autres changements sont en cours de préparation. Les logiciels ne peuvent pas s'adapter facilement à ces fluctuations.
• Formation - Les logiciels ne peuvent pas dispenser de formation et les consultants fournissent souvent une formation à l'action positive dans le cadre de leurs services de conseil. Pour ceux qui ne sont pas des experts en PAA, la présence d'un consultant pour expliquer les rapports, diagnostiquer les problèmes et aider à la formation du personnel est inestimable.
• Soutien aux audits de l'OFCCP - Les audits sont une source d'inquiétude pour les utilisateurs de logiciels. Plusieurs raisons évidentes expliquent ce manque de connaissances pour soutenir le plan et interagir avec l'OFCCP. Les utilisateurs de logiciels soumettent souvent ce que le logiciel crache, sans comprendre pleinement ce que cela signifie ou la quantité d'informations qu'ils peuvent transmettre à l'OFCCP. Les entreprises - qui utilisent des logiciels - peuvent soumettre plus que ce que l'OFCCP exige, révélant ainsi des informations confidentielles sur l'entreprise. Des données sensibles sont impliquées dans le cadre de l'action positive, notamment la rémunération et les transactions telles que les embauches qui, lorsqu'elles sont examinées de près, peuvent rapidement se transformer en une plainte pour discrimination de la part de l'OFCCP.
• Garanties - Les consultants garantissent généralement leurs méthodes. Ainsi, si l'OFCCP ou toute autre autorité conteste les résultats du plan, à l'exception des questions légitimes, le consultant soutiendra et défendra les résultats. Un membre du personnel RH interne aurait généralement du mal à répondre à un examen approfondi du plan.
• Rapports personnalisés - La capacité à s'adapter aux besoins du client grâce à des rapports personnalisés, allant de résumés exécutifs à des sorties de données avancées, est un élément précieux du conseil. La plupart des logiciels ne peuvent pas s'adapter au-delà de l'essentiel.
• Assistance en ligne - Sur le marché actuel, les consultants offrent un ensemble de ressources pour les aider dans leurs efforts de mise en conformité. Auparavant, l'élaboration d'un plan était comparable à la saison des impôts : chaque année, vous remplissiez votre déclaration d'impôts et vous passiez à autre chose. Aujourd'hui, la mise en conformité étant une activité qui s'étend sur toute l'année, l'accès à un soutien continu de la part d'un consultant est extrêmement bénéfique. Les consultants, reconnaissant que les clients ont besoin d'un accès continu aux informations réglementaires et à la formation, ont réagi en développant des portails en ligne. Ces portails, ou sites web dédiés, servent à partager des ressources telles que des rapports, du matériel de formation, des outils de sensibilisation, etc. Les portails en ligne améliorent le programme de conseil et ces ressources n'existent souvent pas pour les utilisateurs de logiciels.
• Gestion de la complexité - De nombreux entrepreneurs sont tenus de soutenir la discrimination positive pour des dizaines, voire des centaines d'établissements. Cela signifie une montagne d'ensembles de données variés qui sont touchés par un grand nombre de personnes au sein de l'organisation. Forts de plusieurs décennies d'expérience, nous avons constaté que les organisations qui font appel à des consultants externes pour gérer les cinq éléments ci-dessous peuvent se concentrer sur la mise en œuvre d'un plan d'action positive et, heureusement, ne jamais revenir en arrière.

i. Organize and clean multiple data sets from a variety of systems

ii. Create a high-volume of compliant plans

iii. Develop custom reports for goals and transaction monitoring

iv. Prepare OFCCP audit submissions

v. Prepare management summary reports

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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.