3 razones por las que la externalización del plan de acción positiva puede ser adecuada para usted

Además, ocho valores añadidos que se obtienen al externalizar el desarrollo y el apoyo de su plan de acción afirmativa.

Una de las preguntas más frecuentes que se hacen los contratistas cuando se preparan para gestionar el cumplimiento del plan de acción afirmativa dentro de su empresa es:

«¿Debería comprar software o externalizar mi plan de acción afirmativa?»

Esta es una pregunta fundamental, ya que afectará a una gran cantidad de factores, entre los que se incluyen:

• La precisión/calidad/relevancia de los resultados de su plan.
• Cuántos recursos necesitas para presentar la solicitud y los costes totales que debe asumir el contratista, teniendo en cuenta tanto el tiempo como los gastos internos y externos.
• Preparación para la auditoría de la OFCCP

La respuesta es sorprendentemente sencilla y se puede resumir en un par de frases.

Si una empresa cuenta con personal dedicado y experimentado en materia de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) que sabe cómo gestionar los datos, tomar decisiones informadas en el programa, interpretar y aplicar los resultados, y gestionar una auditoría de la OFCCP, entonces el software puede ser la solución adecuada. Para todos los demás, es una mala idea.

OutSolve ha identificado tres razones por las que la externalización del plan de acción afirmativa puede ser una opción viable para usted.

• No existe nada parecido a TurboTax® para los AAP:
  Hay muchas razones por las que las empresas consideran el uso de software para completar los planes de acción afirmativa. La más común: un gestor de recursos humanos muy ocupado tiene la tarea de encontrar una solución de bajo coste para desarrollar el AAP anual. Pregunta a su alrededor y busca en Internet una herramienta del tipo «haz clic e imprime un plan» que satisfaga el deseo de los directivos de obtener una respuesta rápida y de bajo coste.

  Sin embargo, lo cierto es que, a menos que el usuario comprenda los datos y el árbol de decisiones que son fundamentales para el desarrollo preciso de un plan de acción afirmativa, el plan será una solución «basura entra, basura sale». Es fácil producir resultados indefendibles durante el desarrollo del plan. Para elaborar un plan de acción afirmativa eficaz y conforme a la normativa, es fundamental conocer el sector, las políticas y los procedimientos, y es crucial tener experiencia en la preparación de planes de acción afirmativa. Algunos contratistas carecen de esos conocimientos y experiencia.

• Los requisitos para cumplir con la normativa se han vuelto más complejos y existe un riesgo significativo para los contratistas que optan por un método de desarrollo de planes rápido y de bajo coste:
  Con la ampliación de la normativa y los agresivos esfuerzos de auditoría de la OFCCP, es importante que los contratistas minimicen la exposición a las áreas problemáticas que pueden descubrirse durante una revisión de cumplimiento. Antes de las actualizaciones de la normativa y las auditorías de la OFCCP, los contratistas siempre han tenido dificultades para recopilar y analizar los datos de los solicitantes. Ahora, con la incorporación de nuevas regulaciones y propuestas, especialmente en lo que respecta a los veteranos y las personas con discapacidad, junto con el aumento de la frecuencia de los acuerdos de conciliación y los acuerdos financieros con la OFCCP, hay demasiado en juego como para que los contratistas opten por el camino más fácil.
• El valor asociado con la externalización ha superado cualquier beneficio económico obtenido por la compra de software:
  La intención detrás de la compra de software para la mayoría de los contratistas es ahorrar dinero. Se supone que el programa les ayudará a tomar las decisiones correctas y a crear un AAP preciso que permita a los usuarios pasar a otras tareas. Puede que esto haya sido una decisión funcional en el pasado. Sin embargo, ahora ya no es así. La consultoría de AAP es un mercado maduro con competidores agresivos y cualificados y, como en cualquier mercado, la competencia impulsa los costes. Con el crecimiento de las empresas que ofrecen consultoría de AAP, los honorarios por utilizar los servicios de un consultor experto son una fracción de lo que solían ser cuando los servicios se facturaban por horas y las opciones a la carta eran la norma. Ahora, los consultores utilizan costes fijos, descuentos por volumen y licitaciones competitivas. No solo el valor del coste se ha vuelto más atractivo, sino que los resultados (lo que los contratistas obtienen por su dinero) suelen superar cualquier cosa que pueda ofrecer un programa de software.

Los valores añadidos de la externalización de la acción afirmativa suelen incluir:

• Experiencia: tener acceso libre a un equipo de expertos que presta apoyo a docenas (o cientos) de contratistas es importante y valioso, y a menudo se incluye en una tarifa fija.
• Mantenerse al día y adaptarse a los cambios: las leyes sobre la acción afirmativa están cambiando rápidamente. No solo se ha ampliado el mantenimiento y el análisis de registros de veteranos y personas con discapacidad, sino que la compensación se ha convertido en un área controvertida de cumplimiento y se prevén más cambios. El software no puede adaptarse fácilmente a estas fluctuaciones.
• Formación: el software no puede impartir formación, y los consultores suelen ofrecer formación sobre acción afirmativa con sus paquetes de consultoría. Para quienes no son expertos en AAP, contar con un consultor que explique los informes, diagnostique las áreas problemáticas y ayude con la formación necesaria del personal es muy valioso.
• Asistencia en auditorías de la OFCCP: las auditorías son un área crítica para los usuarios de software. Existen varias razones obvias relacionadas con la falta de conocimientos para respaldar el plan e interactuar con la OFCCP. Los usuarios de software suelen enviar lo que el software genera, sin comprender completamente lo que significa o cuánta información pueden estar entregando a la OFCCP. Las empresas que utilizan software pueden enviar información que va más allá de lo que exige la OFCCP, revelando información confidencial de la empresa. Hay datos sensibles involucrados bajo el paraguas de la acción afirmativa, incluyendo compensaciones y transacciones tales como contrataciones que, cuando son objeto de escrutinio, pueden convertirse rápidamente en una denuncia de discriminación por parte de la OFCCP.
• Garantías: los consultores suelen garantizar sus métodos. Por lo tanto, si la OFCCP o cualquier otra autoridad cuestiona los resultados del plan, salvo en casos legítimos, el consultor respaldará y defenderá los resultados. Un miembro del personal interno de RR. HH. normalmente tendría dificultades para responder a un examen minucioso del plan.
• Informes personalizados: un componente valioso de la consultoría es la capacidad de adaptarse a las necesidades del cliente con informes personalizados que pueden abarcar desde resúmenes ejecutivos hasta resultados de datos avanzados. La mayoría de los programas de software no pueden adaptarse más allá de lo básico.
• Asistencia en línea: en el mercado actual, los consultores ofrecen un conjunto de recursos para ayudar con los esfuerzos continuos de cumplimiento normativo. El desarrollo de planes solía ser como la temporada de impuestos: cada año, se completaban los impuestos y se seguía adelante. Ahora, dado que el cumplimiento normativo es más bien una actividad que se realiza durante todo el año, el acceso a la asistencia continua de un consultor resulta enormemente beneficioso. Los consultores, conscientes de que los clientes necesitan un acceso continuo a la información y la formación sobre normativa, han respondido desarrollando portales en línea. Estos portales, o sitios web especializados, sirven para compartir recursos como informes, materiales de formación, herramientas de divulgación y mucho más. Los portales en línea mejoran el programa de consultoría y, a menudo, estos recursos no existen para los usuarios de software.
• Gestión de la complejidad: muchos contratistas deben apoyar la acción afirmativa en docenas e incluso cientos de establecimientos. Esto supone una montaña de conjuntos de datos variados que manejan muchas personas dentro de la organización. Con décadas de experiencia, hemos descubierto que las organizaciones que recurren a consultores externos para gestionar los cinco elementos que se indican a continuación pueden centrarse en la implementación del plan de acción afirmativa y mirar hacia adelante con satisfacción.

i. Organize and clean multiple data sets from a variety of systems

ii. Create a high-volume of compliant plans

iii. Develop custom reports for goals and transaction monitoring

iv. Prepare OFCCP audit submissions

v. Prepare management summary reports

Este artículo no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asistencia jurídica, consulte a un abogado adecuado. Copyright © OutSolve 2015

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.