Die überarbeiteten Vorschriften des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) für Abschnitt 503 des Rehabilitation Act und des Vietnam Era Veterans Assistance Act (VEVRAA) sind nun in Kraft getreten. Der Stichtag ist gekommen und gegangen, wie geht es nun weiter? Was sollten Auftragnehmer bereitstellen und woran sollten sie arbeiten? Was unternimmt das OFCCP derzeit und was könnte uns in Zukunft erwarten? Lassen Sie uns diese und viele andere wichtige Fragen untersuchen.
Was sollte derzeit bereits vorhanden sein? Die Änderungen für Abschnitt 503 und VEVRAA, die Bundesauftragnehmer umsetzen sollten, sind:
- Aktualisierte Gleichstellungsklausel in den entsprechenden Unterverträgen
- Aktualisierte Erklärung zur Gleichstellungspolitik (EEO/AA)
- Aktualisierter EEO-Slogan für Werbeanzeigen
- Zusätzliche Mitteilung an die staatlichen Arbeitsämter
- Sonstige administrative Änderungen
Die Gleichstellungsklausel (EO-Klausel) ist eine Formulierung, die in jedem Vertrag mit einem Subunternehmer, Lieferanten oder Anbieter enthalten sein muss, wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen bezieht, die zur Erfüllung Ihres Vertrags mit einer Bundesbehörde erforderlich sind. Der Lieferant muss darüber informiert werden, dass er möglicherweise den Vorschriften zur positiven Diskriminierung unterliegt. Diese Klausel war schon immer eine Voraussetzung in Unterverträgen und Bestellungen; die neuen Vorschriften fügten jedoch zwei neue Absätze hinzu, um die Verpflichtungen gemäß Abschnitt 503 und VEVRAA zu betonen. Vor kurzem erklärte die OFCCP, dass sie die Zusammenfassung der beiden neuen zusätzlichen Absätze zu einem einzigen Absatz zulassen werde. Hier ist der von Berkshire vorgeschlagene Mustertext für die EO-Erklärung; beachten Sie, dass der zweite Absatz fett gedruckt ist:
- Hinweis zur positiven Diskriminierung: Lieferanten und Subunternehmer werden darauf hingewiesen, dass sie möglicherweise den Bestimmungen von 41 CFR Abschnitt 60-300.5(a), 41 CFR Abschnitt 60-741.5(a), 41 CFR Abschnitt 60-1.4(a) und (c), 41 CFR Abschnitt 60-1.7(a) 48 CFR Abschnitt 52.222-54(e) und 29 CFR Teil 471, Anhang A zu Unterabschnitt A in Bezug auf das Programm zur Förderung benachteiligter Minderheiten und die Anforderungen an die Bekanntmachung.
Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR §§ 60-300.5(a) und 60-741.5(a) einhalten. Diese Vorschriften verbieten die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund ihres Status als geschützter Veteran oder aufgrund einer Behinderung und verlangen von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern positive Maßnahmen zur Einstellung und Förderung qualifizierter geschützter Veteranen und Menschen mit Behinderungen.
Die Erklärung zur Chancengleichheit/Affirmative Action dient dazu, Mitarbeiter und Bewerber über die Nichtdiskriminierungspolitik des Unternehmens zu informieren. Ihre Erklärung sollte nun die Unterstützung des AAP durch die oberste Führungskraft in den USA zum Ausdruck bringen. Diese Erklärung sollte jährlich bestätigt, datiert und von der obersten Führungskraft des Unternehmens in den USA unterzeichnet werden. Hier sind einige weitere Dinge, die Sie über die EO-Erklärung wissen sollten:
- Es muss physisch an allen Arbeitsorten des Unternehmens angebracht werden, wo Bewerber und Mitarbeiter es einsehen können.
- Sie können es auch auf Ihrer Intranetseite veröffentlichen, damit Mitarbeiter, die remote oder im Homeoffice arbeiten, es einsehen können. Das Unternehmen muss jedoch Computer zur Verfügung stellen oder auf andere Weise sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf die Erklärung zugreifen und sie einsehen können.
- Nehmen Sie es in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf.
- Bewerber müssen die Erklärung ebenfalls einsehen können – wir empfehlen, sie auf Ihrer Karriereseite zu veröffentlichen, damit sie zu den ersten Elementen gehört, die Bewerber sehen.
- Informieren Sie die Gewerkschaftsvertreter über Ihre Richtlinie, wenn Sie einen Tarifvertrag haben, und bitten Sie sie um ihre Mitarbeit.
- Informieren Sie Personalvermittler und Partner über Ihre Richtlinien.
Der EEO-Slogan wird in Stellenanzeigen, Stellenausschreibungen, Broschüren und anderen Rekrutierungsmaterialien verwendet. Dieser Slogan wurde aktualisiert, um sicherzustellen, dass jeder, der ihn sieht, versteht, was er bedeutet. Abkürzungen wie M/F/D/V sind nicht mehr zulässig. Der aktualisierte Slogan zeigt, dass das Unternehmen offen und inklusiv ist. Nachfolgend finden Sie einen Vorschlag für den neuen Slogan:
- [Firmenname] ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Gleichstellung fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behinderung oder geschütztem Veteranenstatus für eine Anstellung berücksichtigt.
Nachdem der 24. März nun vorbei ist, sollten Sie in Ihrem Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Ihr Unternehmen sollte weiterhin Stellenangebote gemäß den Anforderungen des VEVRAA beim State Employment Service Delivery System (ESDS) veröffentlichen. Inzwischen sollten Sie wissen, auf welche Weise die einzelnen ESDS Stellenangebote von Ihrem Unternehmen erhalten möchten. Diese Methode kann von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren. Wenn Sie seit dem 24. März Stellen bei ESDS veröffentlicht haben, sollten Sie jedem ESDS mitgeteilt haben, dass Ihr Unternehmen ein Bundesauftragnehmer ist und Sie eine vorrangige Vermittlung von geschützten Veteranen (PV) wünschen. In dieser Mitteilung müssen Sie Angaben zu jedem Einstellungsort, die Kontaktdaten der für die Einstellung an jedem Standort verantwortlichen Person und die Kontaktdaten aller Drittanbieter, die Sie für die Personalbeschaffung einsetzen, angeben. Stellen Sie sicher, dass ein Verfahren vorhanden ist, um Aktualisierungen vorzunehmen, wenn sich diese Informationen ändern.
- Es gibt eine Reihe weiterer administrativer und prozessualer Aktualisierungen, die hätten vorgenommen werden müssen. Sie sollten Websites und elektronische sowie gedruckte Dokumente, in denen von „versicherten Veteranen“ die Rede ist, aktualisiert haben, sodass dort nun „geschützte Veteranen“ steht. Der Begriff „andere geschützte Veteranen“ wurde zu „Veteranen im aktiven Kriegsdienst oder mit Kampagnenabzeichen“ aktualisiert. Sie sollten den Begriff „Person mit Behinderung“ oder „Arbeitnehmer mit Behinderung“ anstelle von „Behinderter“ verwenden. Es muss ein Verfahren eingerichtet werden, um alle erforderlichen Aufzeichnungen und Dokumente drei Jahre lang statt zwei Jahre lang aufzubewahren. Sie sollten auch Anträge auf angemessene Vorkehrungen prüfen und beantworten. Ihr Online-Bewerbungssystem sollte nun Kontaktinformationen für Arbeitssuchende enthalten, die möglicherweise Vorkehrungen benötigen, um den Bewerbungsprozess abschließen zu können.
- Schließlich sollten Sie diese Änderungen und die bevorstehenden Änderungen den Führungskräften und Managern mitgeteilt haben, die Ihnen in den kommenden Monaten Ressourcen zur Verfügung stellen können. Personalvermittler, Einstellungsmanager und Vorgesetzte sollten nun über den Prozess der Bereitstellung von Anpassungen informiert sein, der zu befolgen ist, wenn ein Bewerber oder Mitarbeiter aufgrund einer Behinderung um Unterstützung oder eine Anpassung bittet.
Noch ein Wort zu dieser Übergangsphase… Die OFCCP hat in einer Reihe von Webinaren deutlich gemacht, dass sie sich der Tatsache bewusst ist, dass dies eine große Veränderung darstellt und einige Auftragnehmer möglicherweise Schwierigkeiten haben werden, die Fristen für die Änderungen einzuhalten. Einige der Änderungen erfordern die Zusammenarbeit von technischen Ressourcen, Lieferanten und anderen Mitarbeitern des Unternehmens außerhalb der Personalabteilung. Dokumentieren Sie Ihre Bemühungen zur Einhaltung der Vorschriften, damit deutlich wird, dass Sie auf dem Weg zur Compliance sind.
Es gibt noch viel zu tun, aber Sie haben die erste Hürde genommen. In den nächsten Monaten sollten Sie die notwendigen Änderungen für Ihren ersten AAP nach dem 24. März planen und einleiten. Berkshire empfiehlt Ihnen, so bald wie möglich mit der Umsetzung der freiwilligen Änderungen zur Selbstidentifizierung zu beginnen. Recherchieren und suchen Sie nach Rekrutierungsquellen, die Ihnen qualifizierte geschützte Veteranen (PV) und Menschen mit Behinderungen (IWD) vermitteln. Beginnen Sie damit, Ihre Aktivitäten zu dokumentieren und diese Bemühungen zu bewerten. Informieren Sie sich regelmäßig auf der Website der OFCCP über Aktualisierungen der häufig gestellten Fragen und zusätzliche Ressourcen. Am Freitag, dem 21. März, kündigte die OFCCP eine neue Datenbank für Öffentlichkeitsarbeit und Rekrutierung an, die Auftragnehmern dabei helfen soll, qualifizierte IWDs und PV zu finden. Das Verzeichnis für Behinderten- und Gemeinschaftsressourcen finden Sie auf der Website der OFCCP hier, zusammen mit anderen Ressourcen, die bei der Umsetzung dieser Regeln helfen, unter „Contractor Resources” (Ressourcen für Auftragnehmer).
Weitere Informationen zu dieser Übergangsphase und den nächsten Schritten erhalten Sie von einem Compliance-Experten von Berkshire Associates unter der Telefonnummer 800.882.8904. Wir verfügen über eine Reihe von Ressourcen und Tools, die Ihnen diese Änderungen etwas erleichtern.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
