Les réglementations révisées de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) relatives à la section 503 du Rehabilitation Act et au Vietnam Era Veterans Assistance Act (VEVRAA) sont désormais en vigueur. La date est passée, alors que faire maintenant ? Que doivent mettre en place les entrepreneurs et sur quoi doivent-ils travailler ? Que fait actuellement l'OFCCP et à quoi pouvons-nous nous attendre à l'avenir ? Explorons ces questions et bien d'autres tout aussi importantes.
Tout d'abord, que devrait-il être mis en place dès maintenant ? Les changements que les entrepreneurs fédéraux concernés par la section 503 et la VEVRAA devraient mettre en place sont les suivants :
- Mise à jour de la clause d'égalité des chances dans les contrats de sous-traitance applicables
- Déclaration mise à jour relative à la politique d'égalité professionnelle et d'action positive
- Mise à jour du slogan EEO pour les publicités
- Avis supplémentaire aux agences pour l'emploi publiques
- Autres changements administratifs
La clause d'égalité des chances (clause EO) est une clause qui doit figurer dans tout contrat conclu avec un sous-traitant, un fournisseur ou un vendeur si votre entreprise achète à une autre entreprise des biens ou des services nécessaires à l'exécution de votre contrat avec un organisme fédéral. Le fournisseur doit être informé qu'il peut être soumis à la réglementation sur la discrimination positive. Cette clause a toujours été une exigence dans les contrats de sous-traitance et les bons de commande ; cependant, la nouvelle réglementation a ajouté deux nouveaux paragraphes pour souligner les obligations de la section 503 et de la VEVRAA. Récemment, l'OFCCP a déclaré qu'il autoriserait la fusion des deux nouveaux paragraphes supplémentaires en un seul. Voici l'exemple de formulation suggéré par Berkshire pour la déclaration EO ; veuillez noter que le deuxième paragraphe est en gras :
- Avis relatif à la discrimination positive : Les fournisseurs et sous-traitants sont informés qu'ils peuvent être soumis aux dispositions suivantes : 41 CFR Section 60-300.5(a) ; 41 CFR Section 60-741.5(a) ; 41 CFR Section 60-1.4(a) et (c) ; 41 CFR Section 60-1.7(a) ; 48 CFR Section 52.222-54(e) ; et 29 CFR Partie 471, Annexe A à la Sous-partie A en ce qui concerne le programme d'action positive et les exigences en matière d'affichage.
Cet entrepreneur et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences des articles 41 CFR §§ 60-300.5(a) et 60-741.5(a). Ces réglementations interdisent toute discrimination à l'encontre de personnes qualifiées en raison de leur statut de vétéran protégé ou de leur handicap, et exigent des mesures positives de la part des entrepreneurs principaux et sous-traitants concernés afin d'employer et de promouvoir dans leur emploi des vétérans protégés et des personnes handicapées qualifiés.
La politique d'égalité des chances/déclaration d'action positive sert à informer les employés et les candidats de la politique de non-discrimination de l'entreprise. Votre déclaration doit désormais indiquer le soutien du directeur général américain à l'AAP. Cette déclaration doit être réaffirmée chaque année, datée et signée par le directeur général américain de l'entreprise. Voici quelques autres informations à connaître concernant la déclaration d'égalité des chances :
- Il doit être affiché physiquement dans tous les lieux de travail de l'entreprise où les candidats et les employés peuvent le consulter.
- Vous pouvez également le publier sur votre site Intranet afin que les employés travaillant à distance ou en télétravail puissent le consulter ; toutefois, l'entreprise doit fournir des ordinateurs ou s'assurer d'une manière ou d'une autre que les employés peuvent accéder au relevé et le consulter.
- Incluez-le dans votre manuel de l'employé.
- Les candidats doivent également pouvoir consulter cette déclaration. Nous vous recommandons de l'inclure dans votre page Carrières afin qu'elle soit l'un des premiers éléments que les candidats voient.
- Si vous avez conclu une convention collective, informez les responsables syndicaux de votre politique et demandez leur coopération.
- Informez vos sources de recrutement et vos partenaires de votre politique.
Le slogan EEO est utilisé dans les annonces d'emploi, les offres d'emploi, les brochures et autres supports de recrutement. Ce slogan a été mis à jour afin que tous ceux qui le voient comprennent sa signification. Les abréviations telles que M/F/D/V ne sont plus autorisées. Le slogan mis à jour montre que l'entreprise est accueillante et inclusive. Voici une suggestion pour le nouveau slogan :
- [Nom de l'entreprise] est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et de la discrimination positive. Toutes les candidatures qualifiées seront prises en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, de handicap ou de statut de vétéran protégé.
Maintenant que le 24 mars est passé, voici quelques mesures que votre entreprise devrait prendre :
- Votre entreprise doit continuer à publier ses offres d'emploi auprès du State Employment Service Delivery System (ESDS) conformément à la loi VEVRAA. À ce jour, vous devriez connaître la méthode utilisée par chaque ESDS pour recevoir les offres d'emploi de votre entreprise. Cette méthode peut varier d'un État à l'autre. Si vous avez publié des offres d'emploi auprès de l'ESDS depuis le 24 mars, vous devez avoir informé chaque ESDS que votre entreprise est un entrepreneur fédéral et que vous souhaitez bénéficier d'une priorité dans le placement des vétérans protégés (PV). Dans cette notification, vous devez fournir des informations sur chaque site d'embauche, les coordonnées de la personne responsable du recrutement sur chaque site et les coordonnées de tout fournisseur tiers auquel vous faites appel pour le recrutement. Assurez-vous qu'un processus est en place pour fournir des mises à jour lorsque ces informations changent.
- Il y a plein d'autres changements administratifs et de processus qui auraient dû être faits. Tu aurais dû mettre à jour les sites web et les documents électroniques et imprimés qui font référence aux « anciens combattants couverts » pour qu'ils disent « anciens combattants protégés ». Le terme « autres anciens combattants protégés » a été remplacé par « anciens combattants en service actif en temps de guerre ou ayant reçu une médaille de campagne ». Vous devriez utiliser le terme « personne handicapée » ou « travailleur handicapé » à la place de « personne invalide ». Un processus doit être mis en place pour conserver tous les dossiers et documents requis pendant trois ans au lieu de deux. Vous devriez également examiner et répondre aux demandes d'aménagements raisonnables. Votre système de candidature en ligne devrait désormais inclure les coordonnées des demandeurs d'emploi qui pourraient avoir besoin d'un aménagement pour pouvoir mener à bien le processus de candidature.
- Enfin, vous devriez avoir communiqué ces changements, ainsi que ceux à venir, aux cadres et aux gestionnaires qui peuvent vous fournir des ressources au cours des prochains mois. Les recruteurs, les responsables du recrutement et les superviseurs devraient désormais connaître la procédure à suivre lorsqu'un candidat ou un employé demande une aide ou un aménagement en raison d'un handicap.
Un dernier mot au sujet de cette période de transition… L'OFCCP a clairement indiqué dans sa série de webinaires qu'il comprenait que ces changements étaient importants et que certains entrepreneurs pourraient avoir des difficultés à respecter les délais fixés pour les mettre en œuvre. Certains changements nécessitent la coopération des ressources techniques, des fournisseurs et d'autres personnes au sein de l'entreprise en dehors des RH. Documentez vos efforts de mise en conformité afin de montrer clairement que vous vous engagez dans cette voie.
Il reste encore beaucoup à faire, mais vous avez franchi la première étape. Au cours des prochains mois, vous devriez planifier et mettre en œuvre les changements nécessaires pour votre premier AAP après le 24 mars. Berkshire vous recommande de commencer à mettre en œuvre les changements volontaires en matière d'auto-identification dès que possible. Recherchez et trouvez des sources de recrutement qui vous fourniront des vétérans protégés (PV) et des personnes handicapées (IWD) qualifiés. Commencez à documenter vos activités et à évaluer ces efforts. Et continuez à consulter le site web de l'OFCCP pour connaître les mises à jour de la foire aux questions et les ressources supplémentaires publiées. Le vendredi 21 mars, l'OFCCP a annoncé la création d'une nouvelle base de données de sensibilisation et de recrutement afin d'aider les entrepreneurs à trouver des IWD et des PV qualifiés. Le répertoire des ressources communautaires et pour les personnes handicapées est disponible sur le site web de l'OFCCP ici, ainsi que d'autres ressources pour aider à la mise en œuvre de ces règles dans la section Ressources pour les entrepreneurs.
Pour plus d'informations sur cette phase de transition et sur ce à quoi vous pouvez vous attendre ensuite, veuillez contacter un expert en conformité de Berkshire Associates au 800.882.8904. Nous disposons d'un certain nombre de ressources et d'outils pour faciliter ces changements.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
