Las normas revisadas de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) para la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación y la Ley de Asistencia a los Veteranos de la Era de Vietnam (VEVRAA) ya están en vigor. La fecha ha pasado, ¿y ahora qué? ¿Qué deben tener los contratistas y en qué deben trabajar? ¿Qué está haciendo ahora la OFCCP y qué podemos esperar en el futuro? Analicemos estas y otras muchas cuestiones importantes.
En primer lugar, ¿qué debería estar en vigor en este momento? Los cambios que deben aplicar los contratistas federales en virtud de la Sección 503 y la VEVRAA son los siguientes:
- Cláusula de igualdad de oportunidades actualizada en los subcontratos aplicables.
- Declaración actualizada sobre la política de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa
- Eslogan actualizado de EEO para anuncios publicitarios.
- Aviso adicional a las oficinas de empleo estatales
- Otros cambios administrativos
La cláusula de igualdad de oportunidades (cláusula EO) es un texto que debe aparecer en cualquier contrato con un subcontratista, proveedor o vendedor si su empresa compra bienes o servicios de otra empresa que son necesarios para cumplir su contrato con una agencia del gobierno federal. Se debe notificar al proveedor que puede estar sujeto a las normas de acción afirmativa. Esta cláusula siempre ha sido un requisito en los subcontratos y órdenes de compra; sin embargo, las nuevas normas añadieron dos nuevos párrafos para enfatizar las obligaciones de la Sección 503 y la VEVRAA. Recientemente, la OFCCP dijo que permitirá que los dos nuevos párrafos adicionales se combinen en uno solo. A continuación se muestra el texto sugerido por Berkshire para la Declaración de Igualdad de Oportunidades; tenga en cuenta que el segundo párrafo está en negrita:
- Aviso sobre acción afirmativa: Se notifica a los proveedores y subcontratistas que pueden estar sujetos a las disposiciones de: 41 CFR Sección 60-300.5(a); 41 CFR Sección 60-741.5(a); 41 CFR Sección 60-1.4(a) y (c); 41 CFR Sección 60-1.7(a); 48 CFR Sección 52.222-54(e); y 29 CFR Parte 471, Apéndice A de la Subparte A con respecto al programa de acción afirmativa y los requisitos de publicación.
Este contratista y subcontratista deberán cumplir con los requisitos establecidos en 41 CFR §§ 60-300.5(a) y 60-741.5(a). Estas regulaciones prohíben la discriminación contra personas calificadas por motivos de condición de veterano protegido o discapacidad, y exigen que los contratistas principales y subcontratistas cubiertos tomen medidas afirmativas para contratar y promover en el empleo a veteranos protegidos y personas con discapacidades calificados.
La Política de Igualdad de Oportunidades/Declaración de Acción Afirmativa se utiliza para informar a los empleados y solicitantes sobre la política de no discriminación de la empresa. Su declaración debe indicar ahora el apoyo del máximo ejecutivo de EE. UU. al AAP. Esta declaración debe reafirmarse anualmente, fecharse y firmarse por el máximo ejecutivo de EE. UU. de la empresa. Aquí hay algunas otras cosas que debe saber sobre la Declaración de Igualdad de Oportunidades:
- Debe estar físicamente expuesto en todos los lugares de trabajo de la empresa donde los solicitantes y empleados puedan verlo.
- También puede publicarlo en su sitio de Intranet para que los empleados remotos o que teletrabajan puedan verlo; sin embargo, la empresa debe proporcionar ordenadores o garantizar de alguna manera que los empleados puedan acceder y ver el extracto.
- Inclúyalo en el manual del empleado.
- Los solicitantes también deben poder ver la declaración; recomendamos incluirla en la página de Empleo para que sea uno de los primeros elementos que vean los solicitantes.
- Si tienes un convenio colectivo, informa a los representantes sindicales de tu política y solicita su colaboración.
- Notifique su política a las fuentes y socios de reclutamiento.
El eslogan de EEO se utiliza en anuncios de empleo, ofertas de trabajo, folletos y otros materiales de reclutamiento. Este eslogan se ha actualizado para garantizar que todas las personas que lo vean comprendan su significado. Ya no se permiten abreviaturas como: M/F/D/V. El eslogan actualizado muestra que la empresa es acogedora e inclusiva. A continuación se muestra una sugerencia para el nuevo eslogan:
- [Nombre de la empresa] es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y aplica medidas de acción afirmativa. Todos los candidatos cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, nacionalidad, discapacidad o condición de veterano protegido.
Ahora que ya ha pasado el 24 de marzo, aquí hay algunas cosas que su empresa debería estar haciendo:
- Su empresa debe seguir publicando ofertas de empleo en el Sistema Estatal de Prestación de Servicios de Empleo (ESDS) tal y como exige la ley VEVRAA. A estas alturas, ya debería conocer el método por el que cada ESDS desea recibir las ofertas de empleo de su empresa. Este método puede variar de un estado a otro. Si ha publicado ofertas de empleo en el ESDS desde el 24 de marzo, debería haber informado a cada ESDS de que su empresa es un contratista federal y que desea que se le den prioridad las referencias de veteranos protegidos (PV). En esta notificación, debe proporcionar información sobre cada lugar de contratación, la información de contacto de la persona responsable de la contratación en cada lugar y la información de contacto de cualquier proveedor externo que utilice para la contratación. Asegúrese de que existe un proceso para proporcionar actualizaciones cuando esta información cambie.
- Hay una serie de otras actualizaciones administrativas y de procesos que deberían haberse realizado. Debería haber actualizado los sitios web y los documentos electrónicos e impresos que hacen referencia a «veteranos cubiertos» para que digan «veteranos protegidos». El término «otros veteranos protegidos» se ha actualizado a «veteranos en servicio activo en tiempo de guerra o con insignia de campaña». Debe utilizar el término «persona con discapacidad» o «trabajador con discapacidad» en lugar de «persona discapacitada». Es necesario establecer un proceso para conservar todos los registros y documentos requeridos durante tres años en lugar de dos. También debe revisar y responder a las solicitudes de adaptaciones razonables. Su sistema de solicitud en línea debe incluir ahora la información de contacto de los solicitantes de empleo que puedan necesitar una adaptación para poder completar el proceso de solicitud.
- Por último, debería haber comunicado estos cambios, y los que están por venir, a los ejecutivos y gerentes que pueden proporcionarle recursos en los próximos meses. Los reclutadores, los gerentes de contratación y los supervisores ahora deben conocer el proceso de adaptación que se debe seguir cuando un solicitante o empleado solicita asistencia o una adaptación debido a una discapacidad.
Una última observación sobre este período de transición... La OFCCP ha dejado claro en su serie de seminarios web que entiende que se trata de un cambio importante y que algunos contratistas pueden tener dificultades para cumplir los plazos establecidos para los cambios. Algunos de los cambios requieren la cooperación de recursos técnicos, proveedores y otras personas de la empresa ajenas al departamento de RR. HH. Documente sus esfuerzos por cumplir con la normativa para que quede claro que está avanzando hacia el cumplimiento.
Aún queda mucho por hacer, pero ya ha superado el primer obstáculo. Durante los próximos meses, deberá planificar e iniciar los cambios necesarios para su primer AAP después del 24 de marzo. Berkshire le recomienda que comience a implementar los cambios voluntarios de solicitud de autoidentificación lo antes posible. Investigue y busque fuentes de reclutamiento que le proporcionen veteranos protegidos (PV) y personas con discapacidades (IWD) cualificados. Comience a documentar las actividades y a evaluar estos esfuerzos. Y siga consultando el sitio web de la OFCCP para conocer las actualizaciones de las preguntas frecuentes y los recursos adicionales publicados. El viernes 21 de marzo, la OFCCP anunció una nueva base de datos de divulgación y reclutamiento para ayudar a los contratistas a encontrar IWD y PV cualificados. El Directorio de Recursos para la Discapacidad y la Comunidad se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP aquí, junto con otros recursos para ayudar a la implementación de estas normas en Recursos para Contratistas.
Para obtener más información sobre esta fase de transición y lo que cabe esperar a continuación, póngase en contacto con un experto en cumplimiento normativo de Berkshire Associates llamando al 800.882.8904. Disponemos de una serie de recursos y herramientas para facilitar estos cambios.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
