Aus der Praxis - Prüfungserfahrungen mit dem neuen Scheduling Letter und Einzelnachweis

Sie gehen Ihre Post durch und sehen einen Umschlag mit dem Poststempel des Arbeitsministeriums. Ihr Herz beginnt zu rasen und Sie beten still, dass es sich um einen Irrtum handelt, da Sie zuvor kein vorläufiges Schreiben von der OFCCP erhalten haben. Leider steht Ihr Unternehmen auf der OFCCP-Prüfliste und Sie haben gerade Ihr Terminschreiben erhalten. Unabhängig davon, ob dies Ihre erste Compliance-Prüfung ist oder nicht, werden die nächsten dreißig Tage kein Vergnügen sein!

Am 30. September 2014 genehmigte das Office of Management and Budget (OMB) das überarbeitete Planungsschreiben und die detaillierte Auflistung der OFCCP, die zur Einleitung von Konformitätsprüfungen nach dem 15. Oktober 2014 verwendet wurden. Einer unserer Kunden erhielt leider eines dieser Schreiben und befindet sich derzeit mitten in einer Prüfung. Kurz nach der elektronischen Einreichung seines Unterlagenpakets für die Prüfung erhielt mein Kunde, die Firma XYZ, eine äußerst aufwändige Anfrage nach zusätzlichen Daten vom Compliance Officer (CO) der Region Mid-Atlantic.

Bevor ich auf die Anfrage der OFCCP nach einer Nachprüfung eingehe, halte ich es für hilfreich, die neuen Anforderungen der detaillierten Auflistung zu verstehen. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der neuen Punkte, die von der OFCCP verlangt werden.

Abschnitt 503 und 4212

1. Bewertung der Wirksamkeit der Outreach- und Rekrutierungsbemühungen durch den Auftragnehmer.
2. Maßnahmen zur Einhaltung von Audit- und Berichtssystemen.
3. Datenerfassungsmetriken für das Vorjahr und das laufende Jahr, wenn das aktuelle AAP bereits seit mindestens sechs Monaten läuft.
4. Nutzungsanalyse für Mitarbeiter mit einer Behinderung, um die Zielerreichung und den aktuellen Zielfortschritt im laufenden Jahr aufzuzeigen, wenn mehr als sechs Monate Ihres Planjahres vergangen sind.
5. Identifizierung der Einstellungsbenchmark für geschützte Veteranen, Erreichung der Benchmark und Fortschritte im laufenden Jahr, wenn mehr als sechs Monate Ihres Planjahres vergangen sind.
6. Richtlinien für angemessene Vorkehrungen und Dokumentation von Anträgen auf Vorkehrungen und deren Lösung.
7. Jüngste Bewertung der Personalprozesse und der geistigen und körperlichen Eignung, einschließlich des Datums der Bewertung, der ergriffenen Maßnahmen und des Datums der nächsten geplanten Bewertung.

Personalaktivität

1. Nach Berufsgruppe oder Berufsbezeichnung, nach ethnischen Untergruppen und Geschlecht einreichen.
2. Geben Sie die „unbekannten“ Angaben zu Rasse und Geschlecht der Bewerber an.
3. Geben Sie die Definition von Beförderung an und wie Beförderungen zusammengestellt werden (in eine Jobgruppe, aus und innerhalb der Jobgruppe); muss klargestellt werden, wenn dies für jede Jobgruppe unterschiedlich ist.
4. Wenn Beförderungen und/oder Kündigungen nach Berufsbezeichnung eingereicht werden, müssen Sie die Abteilung und die Berufsgruppe angeben, aus der und in die die Beförderung erfolgte, und/oder die Abteilung und die Berufsgruppe, in der die Person gekündigt wurde.

Entschädigung

1. Bieten Sie allen Mitarbeitern (Vollzeit, Teilzeit, Vertrags-, Tages- oder Gelegenheitsarbeitern, Zeitarbeitern) zum Zeitpunkt der Personalanalyse eine Vergütung an.
2. Die Daten müssen Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Einstellungsdatum, Berufsbezeichnung, EEO-1-Kategorie und Berufsgruppe enthalten.
3. Die Vergütung umfasst das Grundgehalt und/oder den Lohnsatz sowie die in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden.
4. Sonstige Vergütungen umfassen Boni, Prämien, Provisionen, Leistungszulagen, Ortszulagen oder Überstundenvergütungen und sollten separat ausgewiesen werden.
5. Dokumentation und Richtlinien zu Vergütungspraktiken. Dies wird von der OFCCP verlangt, ist jedoch nicht vorgeschrieben.
6. Zusätzliche Angaben können gemacht werden, z. B. Ausbildung, bisherige Berufserfahrung, Dienstort, Leistungsbewertung, Abteilung oder Funktion, Gehaltsstufe/Bandbreite/Spanne/Besoldungsgruppe.

Beachten Sie, dass diese neuen Unterlagen zusätzlich zu Ihren AAPs gemäß E.O. 11246, Abschnitt 503 und 4212, Ihren EEO-1-Berichten für drei Jahre, Ihrem Tarifvertrag (falls zutreffend), Ihren Zielfortschritten aus dem Vorjahr und Ihren Fortschritten aus dem laufenden Jahr, wenn mehr als sechs Monate Ihres Planjahres vergangen sind, eingereicht werden müssen.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass, wenn die Daten Ihres AAP-Plans vor dem 24. März 2014 liegen, zum Zeitpunkt des Erhalts Ihres Terminbriefes, viele der oben genannten neuen Punkte in den Anforderungen gemäß Abschnitt 503 und 4212 für Ihr Unternehmen erst mit der Aktualisierung für 2015 gelten. Dazu gehören die Punkte 1, 3 bis 5 und ein Teil von Punkt 7 oben. Was Punkt 7 betrifft, so waren Sie vor dem neuen Schreiben nicht verpflichtet, das Datum der Bewertung, die ergriffenen Maßnahmen oder das Datum der nächsten geplanten Bewertung anzugeben.

Darüber hinaus möchte die OFCCP alle diese Informationen in elektronischer Form erhalten, einschließlich der Vergütungsdaten im MS Excel-Format. Um Auftragnehmern bei diesen neuen Anforderungen zu unterstützen, hat die OFCCP mehrere FAQs veröffentlicht, die Fragen zu Teiljahresdaten und -analysen sowie zu Vergütungsdaten beantworten.

Nachdem Sie alle diese Informationen und Daten an die OFCCP übermittelt haben, atmen Sie tief durch und warten. In den meisten Fällen müssen Sie nicht allzu lange warten, da heutzutage die meisten Folgeanfragen innerhalb weniger Wochen nach Eingang Ihrer Unterlagen für die Schreibtischprüfung versandt werden.

Das Unternehmen XYZ reichte sein Unterlagenpaket für die Prüfung am Schreibtisch am 1. Dezember ein und erhielt am 10. Dezember eine Nachfrage. Am 3. Dezember kontaktierte der CO das Unternehmen jedoch und forderte das Passwort für die Vergütungsdaten an, obwohl diese Informationen bereits im Unterlagenpaket enthalten waren. Diese Anfrage so kurz nach der Einreichung macht deutlich, dass die Vergütung für den CO Priorität hatte, obwohl die Nachfrage die Vergütung nicht betraf.

Die OFCCP-Folgeanfrage muss bis zum Geschäftsschluss (COB) am 16. Dezember eingereicht werden:

1. Behandelt XYZ Urlaub aufgrund von Schwangerschaft und schwangerschaftsbedingten Beschwerden genauso wie Urlaub aufgrund von gesundheitlichen Beeinträchtigungen? Beschreiben Sie die Richtlinien zu Urlaub aufgrund von Schwangerschaft, Geburt und damit verbundenen gesundheitlichen Beschwerden und deren Umsetzung. Wenn Sie über entsprechende Richtlinien im Mitarbeiterhandbuch verfügen, können Sie eine Kopie dieser Richtlinien beifügen.
2. Verfügt XYZ über eine Richtlinie zur Gewährleistung der Ausübung religiöser Bräuche und Praktiken? Wenn ja, wie wird diese umgesetzt? Wenn Sie eine Richtlinie im Mitarbeiterhandbuch haben, können Sie eine Kopie dieser Richtlinie beifügen.
3. XYZ hat Ziele für das AAP-Jahr festgelegt. Welche Anstrengungen hat das Unternehmen im Berichtszeitraum unternommen, um Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderung und Veteranen einzustellen? Welche Rekrutierungsquellen nutzen Sie? Konkret bitten wir um dokumentierte Nachweise für diese Bemühungen für jede dieser Gruppen. Bitte legen Sie uns einige Belege für die Rekrutierungsbemühungen mit konkreten Organisationen oder Agenturen vor, die als Kontakt- und Rekrutierungsquellen genutzt wurden. Es sollten Beispiele vorgelegt werden.
4. Die AAP gibt an, dass XYZ offene Stellen bei der staatlichen Arbeitsvermittlung ausschreibt. Bitte reichen Sie einige Beispiele für Stellenanzeigen ein, die während des Prüfungszeitraums bei der staatlichen Arbeitsvermittlung eingereicht wurden.
5. Bitte reichen Sie gegebenenfalls eine Kopie des VETS-100-Berichts/VETS-100A-Berichts des Auftragnehmers ein.
6. Es gibt einige Indikatoren in der Personalaktivität für den Zeitraum vom 1.1.13 bis zum 31.12.13. Bitte geben Sie die Personalaktivitätsdaten nach Titel und Aufschlüsselung nach ethnischer Zugehörigkeit für Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen während dieses Zeitraums an.

Punkt 6 oben war für uns der Punkt, der uns am meisten Sorgen bereitete. Der Plan von XYZ umfasst 12 Berufsgruppen, und im vorangegangenen Zieljahr hatte er nur in einer Berufsgruppe statistisch signifikante negative Auswirkungen auf Beförderungen. Dieser Indikator sollte sicherlich keine so weitreichende Anfrage für alle Personalaktivitäten und alle Berufsbezeichnungen rechtfertigen. Die OFCCP wollte die Daten innerhalb von sechs Tagen nach der Anfrage erhalten, was XYZ nicht viel Zeit für die Vorbereitung der Informationen ließ.

Im Folgenden wird der Dialog zwischen XYZ und der OFCCP nach dieser Anfrage detailliert beschrieben.

Erste Rückmeldung von XYZ am 10. Dezember:„Können Sie näher erläutern, was Sie mit „es gibt einige Indikatoren in der Personalaktivität für 2013, die sich auf die ethnische Zugehörigkeit beziehen” meinen? Unsere interne Wirkungsanalyse zeigt, dass es keine statistisch signifikanten Indikatoren für die ethnische Zugehörigkeit bei Einstellungs- oder Kündigungsaktivitäten gibt.”

Antwort der OFCCP vom 15. Dezember: Der CO antwortete:„Bezugnehmend auf Ihre Frage zu Punkt 6 verwendet unsere Behörde verschiedene statistische Analysewerkzeuge. Um festzustellen, ob und wo genau das Problem liegt, benötigen wir mindestens die Informationen nach ethnischer Zugehörigkeit. Es gibt Gesamtindikatoren für Männer, Frauen und Minderheiten in mehreren Berufsgruppen. Diese Informationen sind notwendig, um die Ergebnisse einzugrenzen. Unsere Analyse betrachtet die gesamte Belegschaft, und wenn es Probleme gibt, versuchen wir, die Informationen in kleinere Gruppen aufzuteilen. Ich kann mit der ethnischen Zugehörigkeit beginnen, aber was die Probleme von Männern und Frauen angeht, gibt es keine kleineren Gruppen, sodass Berufsbezeichnungen erforderlich wären. Ich muss alle Informationen auf diese Weise sammeln, damit die Abteilung für statistische Analyse die Informationen analysieren kann.“

Zweite Rückmeldung von XYZ am 16. Dezember:„… Sie beziehen sich auf „verschiedene statistische Instrumente, die von Ihrer Behörde verwendet werden, doch unabhängig vom verwendeten Instrument sollte die Berechnung zu denselben Ergebnissen führen wie unsere internen IRAs … Es könnte hilfreich sein, eine Telefonkonferenz zwischen unserem Team, unserem AAP-Berater, Ihrer Behörde und Ihrer statistischen Analyseabteilung anzusetzen, um gemeinsam die zusammengefassten Daten zur Personalaktivität zu überprüfen und sicherzustellen, dass wir unsere Analyse auf denselben Zahlen basieren. Wenn Sie darüber hinaus die spezifischen Personalaktivitäten und die spezifischen Berufsgruppen identifizieren können, in denen Sie Indikatoren finden, würden wir Ihrer Anfrage für diese spezifischen Berufsgruppen und Aktivitäten gerne nachkommen.“

Wir haben außerdem festgestellt, dass ein anderer Auftragnehmer, der von derselben CO geprüft wurde, dieselbe Anfrage Nr. 6 erhalten hat und ebenfalls um Klarstellung gebeten hat. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels hat keiner der beiden Auftragnehmer eine Antwort von der OFCCP erhalten.

In der letzten Antwort des CO sind mehrere Punkte zu beachten, die sich auf Folgendes beziehen:

• Verschiedene statistische Instrumente – wie viele Instrumente müssen eingesetzt werden, um nachteilige Auswirkungen zu ermitteln?
• Unsere Analyse betrachtet die gesamte Belegschaft – in der detaillierten Auflistung werden die Daten nach Berufsgruppen und/oder Berufsbezeichnungen abgefragt. Seit wann konsolidiert die OFCCP dann die Daten für die gesamte Belegschaft?
• Statistische Analyseabteilung – bedeutet dies, dass die OFCCP alle Indikatoren für nachteilige Auswirkungen (mit einer Standardabweichung von mehr als zwei) an diese Abteilung weiterleitet?

Letzte Woche habe ich die Informationen zu dieser Anfrage in einer Telefonkonferenz mit anderen Auftragnehmern und einem CO aus dem Mittleren Westen an die Michigan ILG weitergegeben. Es war interessant zu sehen, wie der CO auf die Anfrage reagierte. Er erklärte, dass sein Büro niemals eine so allgemeine Anfrage versenden würde, wenn diese nicht durch die Ergebnisse der Wirkungsquotenanalyse gestützt würde. Er schlug vor, dass wir uns bezüglich der Anfrage umgehend an den Bezirksleiter wenden und nicht darauf antworten sollten.

Wir haben beschlossen, die Antwort des CO abzuwarten, bevor wir uns an die übergeordnete Stelle wenden. Wir gehen davon aus, dass die Region Mid-Atlantic derzeit die Angemessenheit dieser Anfrage prüft, allerdings dauert es sehr lange, bis wir eine Rückmeldung erhalten.

Da die meisten Auftragnehmer gerade erst damit begonnen haben, Prüfungen anhand des neuen Terminierungsschreibens durchzuführen, müssen wir alle abwarten, inwieweit die OFCCP weitere Daten einholen wird, um ihre Untersuchungsbereiche zu erweitern. Hoffentlich handelt es sich bei Anfragen wie dieser um zufällige Anfragen, die von einem CO initiiert wurden.

Viel Erfolg bei Ihren zukünftigen Compliance-Bewertungen!

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.