您正在翻阅邮件，看到一个信封上盖有劳工部的邮戳。 你的心开始狂跳，默默祈祷这是一个错误，因为你没有提前收到 OFCCP 的礼节性信函。 不幸的是，你的公司在 OFCCP 的审核名单上，你刚刚收到了排期信。无论这是否是你第一次经历合规审查，接下来的三十天都不会有趣！
2014 年 9 月 30 日，管理和预算办公室（OMB）批准了 OFCCP 修订后的排期函和分项清单，用于在 2014 年 10 月 15 日之后启动合规审查。我们的一位客户不高兴地收到了其中一封信，目前正在接受审计。 我的客户 XYZ 公司在以电子方式提交其桌面审核包后不久，就收到了中大西洋地区合规官（CO）要求提供额外数据的极其苛刻的要求。
在谈 OFCCP 案后桌面审计要求之前，我认为了解逐项清单所要求的新项目会有所帮助。 以下是以下内容的浓缩摘要 新OFCCP 所要求的新项目。
第 503 条和第 4212 条
- 承包商对其外联和招聘工作成效的评估。
- 为遵守审计和报告制度而采取的行动。
- 上一年度和本年度的数据收集指标（如果当前 AAP 已实施 6 个月或更长时间）。
- 对残疾员工的使用情况进行分析，以显示目标实现情况，如果计划年度已超过六个月，则显示本年度的目标进展情况。
- 确定受保护退伍军人的招聘基准、基准实现情况以及本年度的进展情况（如果计划年度已超过六个月）。
- 合理便利政策以及便利申请和解决方案的记录。
- 最近对人员程序和身心资质进行的评估，包括评估日期、采取的行动和下次预定评估的日期。
人事活动
- 按工作类别或职称、种族分组和性别提交。
- 包括申请人的 "未知 "种族和性别信息。
- 提供晋升的定义和晋升的编制方式（进入职位组、从职位组晋升和/或在职位组内晋升）； 必须说明每个职位组的晋升方式是否不同。
- 如果按职称提交晋升和/或解聘信息，则必须包括晋升和/或解聘的部门和职位组别。
赔偿
- 提供所有员工（全职、临时、合同、按日计酬或日工、临时工）在劳动力分析之日的报酬。
- 数据必须包括性别、种族、雇用日期、职位名称、EEO-1 类别和职位组别。
- 报酬包括基本工资和/或工资率、典型工作周的工作时数。
- 其他报酬包括奖金、奖励、佣金、绩优加薪、当地薪酬或加班费，应单独列出。
- 与薪酬做法有关的文件和政策。 这是 OFCCP 的要求，但不是必须的。
- 可提供其他数据，如学历、以往经验、工作地点、业绩评级、部门或职能、薪级/带/范围/职等。
请记住，除了需要提交 E.O. 11246、503 和 4212 AAP、三年的 EEO-1 报告、集体谈判协议（如适用）、上一年的目标进度和本年度的进度（如果计划年度已超过六个月）之外，还需要提交这些新项目。
还需注意的是，如果贵公司的 AAP 计划日期是在 2014 年 3 月 24 日收到排期函之前，则上述第 503 条和第 4212 条要求中的许多新项目在 2015 年更新之前不适用于贵公司。其中包括上述第 1、3 - 5 项和第 7 项的部分内容。对于 #7，在新信件之前，贵公司无需说明评估日期、采取的行动或下次计划评估的日期。
此外，OFCCP 希望收到所有这些信息的电子版，包括 MS Excel 格式的薪酬数据。 为了帮助承包商处理这些新项目，OFCCP 发布了几个常见问题解答，以回答与部分年度数据和分析以及补偿数据有关的问题。
一旦您向 OFCCP 提供了所有这些信息和数据，您就需要深呼吸并等待。 在大多数情况下，您不需要等待太长时间，因为现在大多数后续请求都会在收到您提交的案头审核材料后几周内发出。
XYZ 公司于 12 月 1 日提交了案头审计材料，并于 12 月 10 日收到了后续要求。 然而，12 月 3 日，尽管 XYZ 公司已在材料中提供了补偿数据的密码，但办公室主任还是与他们取得了联系。 在提交材料后这么短的时间内就提出这一要求，很明显，该公司的优先事项是赔偿问题； 然而，后续要求并没有涉及赔偿问题。
OFCCP 后续申请应于 12 月 16 日营业结束 (COB) 前提交：
- XYZ 是否将怀孕和与怀孕有关的休假与与医疗条件有关的残疾休假同等对待？请描述与怀孕、分娩和相关医疗状况休假有关的政策及其实施方式。如果员工手册中有相关政策，可附上该政策的副本。
- XYZ 是否有确保为宗教信仰和实践提供便利的政策？如果有，是如何实施的？如果员工手册中有相关政策，请附上该政策的副本。
- XYZ 为 AAP 年度制定了目标。在审查期间，公司在招聘少数民族、妇女、残疾人和退伍军人方面做出了哪些努力？你们使用了哪些招聘渠道？具体而言，我们要求提供针对上述每个群体所做努力的书面证据。请向我们提供一些支持数据，说明公司与作为外联和招聘来源的特定组织或机构开展的招聘工作。应提交示例。
- AAP 指出，XYZ 在州就业服务机构列出了职位空缺。请提交一些在审查期间向州就业服务机构提交的职位发布示例。
- 如果适用，请提交承包商的 VETS- 100 报告/VETS- 100A 报告副本。
- 13 年 1 月 1 日至 12 月 31 日期间的人事活动有一些指标。请提供在此期间按职称分列的人事活动数据，以及按种族分列的申请人、聘用者、晋升者和解雇者的数据。
上述第 6 项是最令我们担忧的一项。 XYZ 的计划有 12 个职位组，而在上一个目标年度，只有一个职位组在晋升方面受到了统计上显 著的不利影响。 当然，这一指标不应该要求对所有人事活动和所有职称提出如此广泛的要求。OFCCP 要求在提出要求后六天内提供数据，这使 XYZ 没有太多时间准备信息。
下文详细介绍了 XYZ 与 OFCCP 在收到这一请求后的对话情况。
XYZ 于 12 月 10 日首次跟进："您能否进一步说明'2013 年的人事活动中有一些指标涉及种族'是什么意思？我们的内部影响比率分析表明，在招聘活动或解雇活动中，没有统计意义上的种族指标"。
OFCCP 于 12 月 15 日作出答复：办公室主任在答复中说，"关于你提出的第 6 项问题，我们办公室使用不同的统计分析工具。 为了确定问题是否存在以及具体存在于何处，我们至少需要按种族分列的信息。在几个职位组中，男性、女性和少数民族都有整体指标。这些信息对于缩小结果范围是必要的。 我们的分析着眼于整个劳动力队伍，当出现问题时，我们会尝试将信息细分到更小的组别。我可以从种族入手，但在男性和女性问题上，没有更小的组别，因此需要职称。我必须以这种方式收集所有信息，以便统计分析股对信息进行分析"。
XYZ 于 12 月 16 日第二次跟进："......您提到 "贵办公室使用了不同的统计工具，但无论使用哪种工具，计算结果 都应与我们的内部 IRAs 相同...."。我们的团队、我们的 AAP 顾问、贵办事处和统计分析部门之间安排一次电话会议，共同审 查人事活动汇总数据，确保我们的分析工作以相同的数字为基础，可能会有所帮助。此外，如果您能确定具体的人事活动和您发现指标的具体职位组，那么我们将很乐意满足您对这些具体职位组和活动的要求"。
我们还发现，与同一公司进行审计的另一家承包商也收到了同样的第 6 号请求，并要求予以澄清。截至本文撰写之时，两家承包商均未收到 OFCCP 的回复。
在国家办事处的最后答复中，有几件事值得注意：
- 使用了不同的统计工具--需要使用多少种工具才能确定不利影响？
- 我们的分析着眼于整个劳动力队伍--分项清单要求按职位组和/或职位名称提供数据。 OFCCP 何时开始合并整个员工队伍的数据？
- 统计分析股--这是否意味着 OFCCP 会将所有不利影响指标（标准偏差率大于 2）发送到该股？
上周，我在密歇根州 ILG 的电话会议上与其他承包商和中西部地区的 CO 分享了这一请求的信息。 有意思的是，这位负责人对这一要求的反应。 他说，如果没有影响比率分析结果的支持，他的办公室绝不会发出这样广泛的请求。 他建议我们立即就这一要求与地区主任联系，不要回复。
我们决定等待局长的答复，然后再上报。 我们预计，大西洋中部地区目前正在评估这一要求的合理性，但需要很长时间才能给我们答复。
由于大多数承包商刚刚开始使用新的调度函进行审计活动，我们都将拭目以待，看看 OFCCP 会在多大程度上征求更多数据以扩大调查范围。 希望像这次这样的要求是由一个公司总部发起的随机要求。
祝你在未来的合规性评估中好运！
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
