Estás revisando tu correo y ves un sobre con el sello del Departamento de Trabajo. Tu corazón comienza a latir con fuerza y rezas en silencio para que sea un error, ya que no has recibido ninguna carta de cortesía por adelantado de la OFCCP. Por desgracia, tu empresa está en la lista de auditorías de la OFCCP y acabas de recibir la carta con la programación. Tanto si es tu primera experiencia con una revisión de cumplimiento como si no, ¡los próximos treinta días no serán nada divertidos!
El 30 de septiembre de 2014, la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) aprobó la carta de programación revisada y la lista detallada de la OFCCP, que se utilizaron para iniciar las revisiones de cumplimiento después del 15 de octubre de 2014. Uno de nuestros clientes recibió con descontento una de estas cartas y actualmente se encuentra en medio de una auditoría. Poco después de enviar su paquete de auditoría de escritorio por vía electrónica, mi cliente, la empresa XYZ, recibió una solicitud extremadamente onerosa de datos adicionales por parte del responsable de cumplimiento (CO) de la región del Atlántico Medio.
Antes de hablar sobre la solicitud de auditoría posterior al despacho de la OFCCP, creo que sería útil comprender los nuevos elementos que exige la lista detallada. A continuación se ofrece un resumen condensado de los nuevos elementos exigidos por la OFCCP.
Secciones 503 y 4212
- Evaluación por parte del contratista de la eficacia de sus esfuerzos de divulgación y reclutamiento.
- Medidas adoptadas para cumplir con los sistemas de auditoría y presentación de informes.
- Métricas de recopilación de datos para el año anterior y el año actual, si han transcurrido seis meses o más del AAP actual.
- Análisis de utilización para empleados con discapacidad para mostrar el logro de objetivos y el progreso de los objetivos del año en curso si han transcurrido más de seis meses del año del plan.
- Identificación del punto de referencia de contratación para veteranos protegidos, logro del punto de referencia y progreso del año actual si han transcurrido más de seis meses del año del plan.
- Políticas de adaptaciones razonables y documentación de las solicitudes de adaptaciones y su resolución.
- Evaluación reciente de los procesos de personal y las cualificaciones físicas y mentales, incluyendo la fecha de la evaluación, las medidas adoptadas y la fecha de la próxima evaluación programada.
Actividad del personal
- Enviar por grupo de trabajo o cargo, por subgrupos raciales y género.
- Incluya la información «desconocida» sobre la raza y el género de los solicitantes.
- Proporcione la definición de promoción y cómo se compilan las promociones (en un grupo de puestos, desde y dentro del grupo de puestos); debe aclararse si es diferente para cada grupo de puestos.
- Si las promociones y/o despidos se envían por puesto de trabajo, debe incluir el departamento y el grupo de trabajo desde el que se produjo la promoción y/o el departamento y el grupo de trabajo en el que se produjo el despido.
Compensación
- Proporcionar una compensación a todos los empleados (a tiempo completo, a tiempo parcial, con contrato, por días o jornaleros, temporales) a partir de la fecha del análisis de la plantilla.
- Los datos deben incluir el género, la raza, la fecha de contratación, el cargo, la categoría EEO-1 y el grupo profesional.
- La remuneración incluye el salario base y/o la tasa salarial, las horas trabajadas en una semana laboral típica.
- Otras compensaciones incluyen bonificaciones, incentivos, comisiones, aumentos por méritos, pagos por localidad u horas extras, y deben identificarse por separado.
- Documentación y políticas relacionadas con las prácticas de remuneración. Esto es solicitado por la OFCCP, pero no es obligatorio.
- Se pueden proporcionar datos adicionales, por ejemplo, formación académica, experiencia previa, lugar de trabajo, calificación del rendimiento, departamento o función, nivel salarial/banda/rango/grado.
Tenga en cuenta que estos nuevos elementos deben presentarse además de sus planes de acción afirmativa (AAP) E.O. 11246, Sección 503 y 4212, informes EEO-1 de tres años, convenio colectivo (si procede), progreso de los objetivos del año anterior y progreso del año actual si han transcurrido más de seis meses de su año de planificación.
También es importante señalar que si las fechas de su plan AAP son anteriores al 24 de marzo de 2014 en el momento de recibir su carta de programación, muchos de los nuevos elementos mencionados anteriormente en la solicitud de las secciones 503 y 4212 no se aplicarán a su empresa hasta la actualización de 2015. Estos incluyen los números 1, 3 a 5 y parte del 7 anteriores. En cuanto al punto 7, antes de la nueva carta, no era necesario identificar la fecha de la evaluación, las medidas adoptadas o la fecha de la próxima evaluación prevista.
Además, la OFCCP desea recibir toda esta información por vía electrónica, incluidos los datos sobre remuneración en formato MS Excel. Para ayudar a los contratistas con estos nuevos requisitos, la OFCCP ha publicado varias preguntas frecuentes para responder a las dudas relacionadas con los datos y análisis parciales del año y los datos sobre remuneración.
Una vez que haya proporcionado toda esta información y datos a la OFCCP, respire hondo y espere. En la mayoría de los casos, no tendrá que esperar mucho tiempo, ya que hoy en día la mayoría de las solicitudes de seguimiento se envían a las pocas semanas de recibir su presentación de auditoría documental.
La empresa XYZ presentó su paquete de auditoría documental el 1 de diciembre y recibió su solicitud de seguimiento el 10 de diciembre. Sin embargo, el 3 de diciembre, el CO se puso en contacto con ellos para solicitarles la contraseña de los datos sobre remuneraciones, a pesar de que ya habían facilitado esa información en el paquete. Esta solicitud tan poco tiempo después de la presentación deja claro que la prioridad del CO era la remuneración; sin embargo, la solicitud de seguimiento no se refería a la remuneración.
Solicitud de seguimiento de la OFCCP con fecha límite el 16 de diciembre al cierre de la jornada laboral (COB):
- ¿XYZ trata las bajas por embarazo y afecciones relacionadas con el embarazo de la misma manera que las bajas por discapacidades relacionadas con afecciones médicas? Describa la política relacionada con las bajas por embarazo, parto y afecciones médicas relacionadas, y cómo se aplica. Si tiene una política en el manual del empleado, puede adjuntar una copia de dicha política.
- ¿Tiene XYZ una política para garantizar la adaptación a las prácticas y observancias religiosas? En caso afirmativo, ¿cómo se aplica? Si tiene una política en el manual del empleado, puede adjuntar una copia de dicha política.
- XYZ estableció objetivos para el año del AAP. ¿Qué esfuerzos ha realizado la empresa durante el período de revisión para contratar a minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos? ¿Qué fuentes de contratación utiliza? En concreto, solicitamos pruebas documentadas de esos esfuerzos para cada uno de estos grupos. Por favor, facilítenos algunos datos que respalden los esfuerzos de contratación con organizaciones o agencias específicas utilizadas como fuentes de divulgación y contratación. Se deben presentar ejemplos.
- La AAP indica que XYZ publica ofertas de empleo en el servicio estatal de empleo. Por favor, envíe algunos ejemplos de ofertas de empleo enviadas al servicio estatal de empleo durante el período de revisión.
- Envíe una copia del informe VETS-100/VETS-100A del contratista, si procede.
- Hay algunos indicadores en la actividad del personal para el período comprendido entre el 1/1/13 y el 31/12/13. Proporcione los datos de actividad del personal por cargo y desglosados por raza para los solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos durante este período.
El punto n.º 6 anterior es el que más nos preocupaba. El plan de XYZ tiene 12 grupos de puestos de trabajo y, durante el año anterior al objetivo, solo tuvo un impacto adverso estadísticamente significativo en un grupo de puestos de trabajo en lo que respecta a los ascensos. Sin duda, este indicador no debería justificar una solicitud tan amplia para todas las actividades del personal y todos los puestos de trabajo. La OFCCP quería los datos en un plazo de seis días a partir de la solicitud, lo que no le dio mucho tiempo a XYZ para preparar la información.
A continuación se detalla el diálogo entre XYZ y la OFCCP tras esta solicitud.
Primera respuesta de XYZ el 10 de diciembre:«¿Podría explicar con más detalle a qué se refiere con "hay algunos indicadores en la actividad del personal para 2013 que hacen referencia a la raza"? Nuestro análisis interno del índice de impacto indica que no hay indicadores de importancia estadística para la raza en la actividad de contratación o despido».
Respuesta de la OFCCP el 15 de diciembre: El CO respondió diciendo que«en respuesta a su pregunta sobre el punto n.º 6, nuestra oficina utiliza diferentes herramientas de análisis estadístico. Con el fin de determinar si existe el problema y dónde se encuentra concretamente, necesitamos, como mínimo, la información por raza. Existen indicadores generales para hombres, mujeres y minorías en varios de los grupos laborales. Esta información es necesaria para delimitar los resultados. Nuestro análisis examina a toda la plantilla y, cuando hay problemas, intentamos desglosar la información en grupos más pequeños. Puedo empezar por la raza, pero en cuanto a las cuestiones relacionadas con los hombres y las mujeres, no hay grupos más pequeños, por lo que sería necesario disponer de los títulos de los puestos de trabajo. Tengo que recopilar toda la información de esta manera para que la Unidad de Análisis Estadístico pueda analizarla».
Segunda respuesta de XYZ el 16 de diciembre:«... usted hace referencia a «diferentes herramientas estadísticas utilizadas por su oficina y, sin embargo, independientemente de la herramienta utilizada, el cálculo debería arrojar los mismos resultados que nuestras cuentas IRA internas... Podría ser útil programar una conferencia telefónica entre nuestro equipo, nuestro consultor de AAP, su oficina y su unidad de análisis estadístico para revisar conjuntamente los datos resumidos de la actividad del personal y asegurarnos de que basamos el trabajo de análisis en las mismas cifras. Además, si puede identificar la actividad específica del personal y los grupos de trabajo específicos en los que encuentra indicadores, estaremos encantados de cumplir con su solicitud para esos grupos de trabajo y actividades específicos».
También hemos descubierto que otro contratista con una auditoría con el mismo CO recibió la misma solicitud n.º 6 y también pidió una aclaración. En el momento de redactar este artículo, ninguno de los dos contratistas ha recibido respuesta de la OFCCP.
En la última respuesta del CO, hay varias cosas que cabe destacar en relación con:
- Diferentes herramientas estadísticas utilizadas: ¿cuántas herramientas se necesitan para determinar el impacto adverso?
- Nuestro análisis examina a toda la plantilla: la lista detallada solicita los datos por grupo de puestos y/o cargo. ¿Desde cuándo la OFCCP consolida los datos de toda la plantilla?
- Unidad de Análisis Estadístico: ¿significa esto que la OFCCP envía todos los indicadores de impacto adverso (con una tasa de desviación estándar superior a dos) a esta unidad?
La semana pasada, compartí la información de esta solicitud con el ILG de Michigan en una teleconferencia con otros contratistas y un CO de la región del Medio Oeste. Fue interesante ver cómo reaccionó el CO ante la solicitud. Afirmó que su oficina nunca enviaría una solicitud tan amplia sin el respaldo de los resultados del análisis de la relación de impacto. Sugirió que nos pusiéramos en contacto inmediatamente con el director del distrito en relación con la solicitud y que no respondiéramos a ella.
Hemos decidido esperar la respuesta del comandante antes de recurrir a instancias superiores. Suponemos que la región del Atlántico Medio está evaluando ahora la razonabilidad de esta solicitud; sin embargo, están tardando mucho en respondernos.
Dado que la mayoría de los contratistas acaban de comenzar a realizar actividades de auditoría utilizando la nueva carta de programación, todos tendremos que esperar y ver hasta dónde llegará la OFCCP para solicitar más datos con el fin de ampliar sus áreas de investigación. Esperemos que solicitudes como esta sean solicitudes aleatorias iniciadas por un CO.
¡Buena suerte con tus futuras evaluaciones de cumplimiento!
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
