L'expérience de l'audit avec la nouvelle lettre d'ordonnancement et la liste détaillée

En parcourant votre courrier, vous voyez une enveloppe portant le cachet de la poste du ministère du travail. Votre cœur s'emballe et vous priez silencieusement pour qu'il s'agisse d'une erreur, car vous n'avez pas reçu de lettre de courtoisie à l'avance de l'OFCCP. Malheureusement, votre entreprise figure sur la liste d'audit de l'OFCCP et vous venez de recevoir votre lettre de planification. Qu'il s'agisse ou non de votre première expérience en matière de contrôle de conformité, les trente prochains jours ne seront pas de tout repos !

Le 30 septembre 2014, l'Office of Management and Budget (OMB) a approuvé la lettre de programmation et la liste détaillée révisées de l'OFCCP qui ont été utilisées pour initier des contrôles de conformité après le 15 octobre 2014. L'un de nos clients a malencontreusement reçu l'une de ces lettres et se trouve actuellement au milieu d'un audit. Peu après avoir soumis son dossier d'audit documentaire par voie électronique, mon client, la société XYZ, a reçu une demande extrêmement onéreuse de données supplémentaires de la part de l'agent de conformité (CO) de la région Mid-Atlantic.

Avant de parler de la demande d'audit post desk de l'OFCCP, je pense qu'il serait utile de comprendre les nouveaux éléments requis par la liste détaillée. Voici un résumé condensé des nouveaux éléments exigés par l'OFCCP.

Section 503 et 4212

1. L'évaluation par le contractant de l'efficacité de ses efforts de sensibilisation et de recrutement.
2. Mesures prises pour se conformer aux systèmes d'audit et d'établissement de rapports.
3. Mesures de collecte de données pour l'année précédente et l'année en cours, si six mois ou plus se sont écoulés depuis le début du PAA en cours.
4. Analyse de l'utilisation pour les employés handicapés afin de montrer que les objectifs ont été atteints et que les objectifs de l'année en cours ont été atteints si plus de six mois se sont écoulés depuis le début de l'année du régime.
5. Identification du critère d'embauche pour les vétérans protégés, réalisation du critère et progrès de l'année en cours si plus de six mois se sont écoulés depuis le début de l'année du plan.
6. Politiques d'aménagement raisonnable et documentation des demandes d'aménagement et de leur résolution.
7. Évaluation récente des processus et des qualifications mentales et physiques du personnel, y compris la date de l'évaluation, les mesures prises et la date de la prochaine évaluation prévue.

Activité du personnel

1. Soumettre par groupe ou titre d'emploi, par sous-groupes raciaux et par sexe.
2. Inclure les informations "inconnues" sur la race et le sexe des candidats.
3. Fournir la définition de la promotion et la manière dont les promotions sont compilées (dans un groupe d'emplois, à partir d'un groupe d'emplois et/à l'intérieur de celui-ci) ; il faut préciser si elles sont différentes pour chaque groupe d'emplois.
4. Si les promotions et/ou les cessations d'emploi sont soumises par titre de poste, vous devez inclure le département et le groupe de postes d'où et vers lequel la promotion a eu lieu et/ou le département et le groupe de postes où la personne a cessé d'exercer ses fonctions.

Compensation

1. Fournir la rémunération de tous les employés (à temps plein, à temps partiel, contractuels, journaliers, temporaires) à la date de l'analyse des effectifs.
2. Les données doivent inclure le sexe, la race, la date d'embauche, l'intitulé du poste, la catégorie EEO-1 et le groupe d'emploi.
3. La rémunération comprend le salaire de base et/ou le taux de salaire, les heures travaillées au cours d'une semaine de travail normale.
4. Les autres rémunérations comprennent les primes, les incitations, les commissions, les augmentations au mérite, les indemnités de localité ou les heures supplémentaires et doivent être identifiées séparément.
5. Documentation et politiques relatives aux pratiques de rémunération. Ces documents sont demandés par l'OFCCP mais ne sont pas obligatoires.
6. Des données supplémentaires peuvent être fournies, par exemple la formation, l'expérience passée, le lieu d'affectation, l'évaluation des performances, le département ou la fonction, le niveau de salaire/la bande/l'échelle/le grade.

N'oubliez pas que ces nouveaux éléments doivent être soumis en plus de votre E.O. 11246, de vos AAP au titre des articles 503 et 4212, de vos rapports EEO-1 pour trois ans, de votre convention collective (le cas échéant), de vos objectifs pour l'année précédente et de vos objectifs pour l'année en cours si vous êtes plus de six mois après le début de l'année de votre plan.

Il est également important de noter que si les dates de votre plan AAP sont antérieures au 24 mars 2014 au moment de la réception de votre lettre de programmation, un grand nombre des nouveaux éléments mentionnés ci-dessus dans la section 503 et la demande 4212 ne s'appliquent pas à votre entreprise jusqu'à la mise à jour de 2015. Il s'agit notamment des points 1, 3 - 5 et d'une partie du point 7 ci-dessus. Pour le numéro 7, avant la nouvelle lettre, vous n'étiez pas tenu d'indiquer la date de l'évaluation, les mesures prises ou la date de la prochaine évaluation prévue.

En outre, l'OFCCP souhaite recevoir toutes ces informations par voie électronique, y compris les données de rémunération au format MS Excel. Pour aider les entrepreneurs avec ces nouveaux éléments, l'OFCCP a publié plusieurs FAQ pour répondre aux questions relatives aux données et analyses d'années partielles et aux données de rémunération.

Une fois que vous avez fourni toutes ces informations et données à l'OFCCP, vous respirez profondément et attendez. Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas à attendre trop longtemps, car de nos jours, la plupart des demandes de suivi sont envoyées dans les quelques semaines qui suivent la réception de votre soumission d'audit documentaire.

L'entreprise XYZ a soumis son dossier d'audit documentaire le 1er décembre et a reçu sa demande de suivi le 10 décembre. Toutefois, le 3 décembre, le contrôleur a contacté l'entreprise pour lui demander le mot de passe des données relatives à la rémunération, alors qu'elle avait fourni ces informations dans le dossier. Cette demande, si peu de temps après la soumission, montre clairement que la priorité de l'OC était la compensation ; cependant, la demande de suivi ne portait pas sur la compensation.

La demande de suivi de l'OFCCP doit être présentée avant la fermeture des bureaux (COB) le 16 décembre :

1. L'entreprise XYZ traite-t-elle les congés de maternité et les congés liés à la grossesse de la même manière que les congés pour invalidité liée à un état pathologique ? Décrivez la politique relative aux congés pour grossesse, accouchement et états pathologiques connexes et la manière dont elle est mise en œuvre. Si cette politique figure dans le manuel de l'employé, vous pouvez en joindre une copie.
2. L'entreprise XYZ dispose-t-elle d'une politique visant à garantir la prise en compte de l'observance et de la pratique religieuses ? Si oui, comment est-elle mise en œuvre ? Si cette politique figure dans le manuel de l'employé, vous pouvez en joindre une copie.
3. XYZ a fixé des objectifs pour l'année AAP. Quels efforts l'entreprise a-t-elle déployés au cours de la période d'examen pour recruter des minorités, des femmes, des personnes handicapées et des anciens combattants ? Quelles sont les sources de recrutement utilisées ? Plus précisément, nous demandons des preuves documentées de ces efforts pour chacun de ces groupes. Veuillez nous fournir des données à l'appui des efforts de recrutement auprès d'organisations ou d'agences spécifiques utilisées comme sources de sensibilisation et de recrutement. Des exemples doivent être soumis.
4. Le PAA indique que l'entreprise XYZ publie des offres d'emploi auprès de l'agence nationale pour l'emploi. Veuillez présenter quelques exemples d'offres d'emploi soumises à l'agence nationale pour l'emploi au cours de la période d'examen.
5. Veuillez soumettre une copie du rapport VETS- 100/VETS- 100A de l'entrepreneur, le cas échéant.
6. Il y a quelques indicateurs dans l'activité du personnel pour la période du 1/1/13 au 12/31/13. Veuillez fournir des données sur l'activité du personnel par titre et par race pour les candidats, les embauches, les promotions et les cessations d'emploi au cours de cette période.

Le point 6 ci-dessus est celui qui nous a le plus préoccupés. Le plan de XYZ compte 12 groupes d'emplois et, au cours de l'année d'objectif précédente, il n'a eu d'impact négatif statistiquement significatif que dans un seul groupe d'emplois en ce qui concerne les promotions. Il est évident que cet indicateur ne devrait pas justifier une demande aussi large portant sur l'ensemble des activités du personnel et sur tous les titres d'emploi. L'OFCCP souhaitait obtenir les données dans les six jours suivant la demande, ce qui ne laissait pas beaucoup de temps à XYZ pour préparer les informations.

Les paragraphes suivants décrivent le dialogue entre XYZ et l'OFCCP à la suite de cette demande.

Premier suivi de XYZ le 10 décembre :Pouvez-vous préciser ce que vous entendez par "il y a quelques indicateurs dans l'activité du personnel pour 2013, faisant référence à la race" ? Notre analyse interne des ratios d'impact indique qu'il n'y a pas d'indicateurs statistiquement significatifs concernant la race dans les activités d'embauche ou de licenciement."

La réponse de l'OFCCP le 15 décembre : Le commandant a répondu en disant que "pour répondre à votre question sur le point 6, notre bureau utilise différents outils d'analyse statistique. Pour tenter de déterminer si et où le problème existe spécifiquement, nous avons besoin d'informations au minimum par race. Il existe des indicateurs globaux pour les hommes, les femmes et les minorités dans plusieurs groupes d'emplois. Ces informations sont nécessaires pour affiner les résultats. Notre analyse porte sur l'ensemble de la main-d'œuvre et, lorsque des problèmes se posent, nous essayons de ventiler les informations en groupes plus restreints. Je peux commencer par la race, mais en ce qui concerne les questions relatives aux hommes et aux femmes, il n'existe pas de groupes plus restreints et les titres de postes sont donc nécessaires. Je dois collecter toutes les informations de cette manière pour que l'unité d'analyse statistique puisse les analyser".

Deuxième suivi de XYZ le 16 décembre :"... vous faites référence à "différents outils statistiques utilisés par votre bureau, et pourtant, quel que soit l'outil utilisé, le calcul devrait donner les mêmes résultats que nos IRA internes....". Il pourrait être utile de programmer une conférence téléphonique entre notre équipe, notre consultant AAP, votre bureau et votre unité d'analyse statistique afin d'examiner conjointement les données récapitulatives sur les activités du personnel et de s'assurer que nous basons notre travail d'analyse sur les mêmes chiffres. En outre, si vous pouvez identifier l'activité spécifique du personnel et les groupes d'emplois spécifiques dans lesquels vous trouvez des indicateurs, nous serions heureux de répondre à votre demande pour ces groupes d'emplois et cette activité spécifiques".

Nous avons également découvert qu'un autre entrepreneur ayant fait l'objet d'un audit auprès du même commandant a reçu la même demande n° 6 et a également demandé des éclaircissements. Au moment de la rédaction de cet article, aucun des deux entrepreneurs n'a reçu de réponse de l'OFCCP.

Dans la dernière réponse du CO, il y a plusieurs points à noter :

• Différents outils statistiques utilisés - combien d'outils doivent être utilisés pour déterminer l'impact négatif ?
• Notre analyse porte sur l'ensemble de la main-d'œuvre - la liste détaillée demande des données par groupe d'emplois et/ou par titre d'emploi. Depuis quand l'OFCCP consolide-t-il les données relatives à l'ensemble de la main-d'œuvre ?
• Unité d'analyse statistique - cela signifie-t-il que l'OFCCP envoie tous les indicateurs d'impact négatif (avec un taux d'écart type supérieur à deux) à cette unité ?

La semaine dernière, j'ai communiqué les informations relatives à cette demande au GIT du Michigan lors d'une téléconférence avec d'autres entrepreneurs et un chef d'exploitation de la région du Midwest. La réaction de ce dernier à la demande a été intéressante. Il a déclaré que son bureau n'enverrait jamais une demande aussi large si elle n'était pas étayée par les résultats de l'analyse du ratio d'impact. Il a suggéré que nous contactions immédiatement le directeur de district au sujet de la demande et que nous n'y répondions pas.

Nous avons décidé d'attendre la réponse du commandant avant de remonter la chaîne de commandement. Nous pensons que la région Mid-Atlantic est en train d'évaluer le bien-fondé de cette demande, mais elle met beaucoup de temps à nous répondre.

Étant donné que la plupart des entrepreneurs viennent de commencer à effectuer des audits en utilisant la nouvelle lettre de programmation, nous devrons tous attendre et voir jusqu'où l'OFCCP ira pour solliciter davantage de données afin d'élargir ses domaines d'investigation. Il est à espérer que les demandes comme celle-ci sont des demandes aléatoires initiées par un CO.

Bonne chance pour vos futures évaluations de conformité !

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.